人人都會犯的五種簡報錯誤

來源：《家族企業》雜誌

（微信公眾號ID:jiazuqiyezazhi）

作者： 南希·杜爾特

我們都知道，聽一場糟糕的簡報有多痛苦。聽別人簡報時，很容易就能挑出缺點：太冗長、太無聊、太難懂等等。但等到我們自己上台報告，很多人都會犯下同樣的錯誤。

以下是五種最常見的錯誤，以及一些避免錯誤的訣竅。

1

沒有放感情

只是「陳述事實」，可能抓不住聽眾的注意力，即使在商務情境下也不例外。不論主題或聽眾多麼理性，簡報都應放進感情。不僅要叫醒聽眾的腦，也要打動他們的心。要設法給簡報的呈現、資料、證據、邏輯推演和其他分析內容，加入情感成分。

舉例來說，開場時可以講個聽眾心有戚戚的故事，或是運用比喻，讓你的資料更有意義。

想挖掘出你想法當中的情感吸引力，可以問自己一系列的「為什麼？」例如，想讓人付錢購買雲端儲存服務時，可以先問「我們為什麼需要雲端儲存？」而答案可能是「方便與異地同事分享資料」。接著再問，為什麼需要做到這一點，一步一步，最後總能找出會受到你這個想法影響的人。假設你最後的答案是「協助遠方同事協調賑災行動、拯救生命。」這就是你可以用來抓住情感的關鍵了。找到這個關鍵，就更容易找出適當的字眼和圖像，來激發同理心和支持。

2

對幻燈片要求太多

PowerPoint可以是很好的工具，但你應想清楚你想用它來做什麼。只要做到那件事就好，別再要求更多。要是在一份幻燈片里放進太多內容，就會出現問題。如果你把所有重點塞進幻燈片，以免漏講，最後導致簡報時根本等於播放整份文件——這種多頭怪獸般的幻燈片常被稱為「投影文件」（slideument）。

沒有人想聽這種照本宣科的簡報。這很無趣，不如讓聽眾自己看還更有效率。

所以，千萬別把所有內容全部放上去，羅列所有重點。用來給自己提詞用的內容，就該放在「備忘稿」那一欄，別讓聽眾看到；只讓能夠加強你想法的畫面投影出來。如果你必須在簡報後發送相關文件呢？把你從幻燈片里抽掉、放到「備忘稿」里的所有內容，彙整成為會後分發的參考文件。

3

使用老掉牙的視覺呈現方式

最讓人兩眼無神的，就是很老套的視覺呈現方式。想讓自己的簡報不同於你的聽眾之前曾看過的簡報嗎（而且是好的那一種）？先想出許多視覺概念；然後，把最早想到的全部排除。你最早想到的，別人也都會想到，正因如此，你才會在別人的簡報里已看過多次了。為你想講的每個概念，想出幾種視覺呈現，就能逐漸想出原創的做法。

談到夥伴關係時總會出現的握手圖片。

4

太多專業術語

你有沒有聽過一種簡報，聽起來好像超級厲害，但你根本聽不懂？這種簡報可能就是充斥了專業術語。每個領域都有自己的專用辭彙，行內專家很熟悉，但其他人聽不懂。除非你的聽眾是這份簡報相關主題的專家，否則就該避免太過技術性和只有業內使用的語言。

簡報要用的語言，必須能打動那些你希望得到他們支持及協助的聽眾。如果他們聽不懂你的構想，就不可能接受它們。檢視你的簡報是否能通過「老年人測試」：如果你家裡的長輩不可能聽懂這份簡報，你就該修改。

5

超出預計時間

最糟的一種簡報，就是好像永遠不會結束的簡報。演講如果講得好，會覺得時光飛逝。聽眾對演講提前結束絕不會有怨言，但演講拖太久超過時間，他們一定會不高興。所以，務必要嚴格遵守你分配到的時間。

要記得，一般人能忍受的簡報時間約三十到四十分鐘（這是受到電視節目的影響，電視台有意地規劃這種休息間隔，才能播廣告）。要是超過那段時間，聽眾一定會開始不耐煩。

（作者是杜爾特公司（Duarte, Inc.）創辦人，該公司已為客戶製作超過25萬次簡報，也為大眾及企業推出簡報工作坊課程，著有《跟誰簡報都成功》、《視覺溝通的法則》。）

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