為什麼許多人熱衷時間管理，卻沒有效果？

清晨，走進辦公室，打開電腦開始一天的工作，面對一封封的郵件，無所適從；定好的計劃一再推遲，老闆吩咐的任務，也一拖再拖，直到下班還有很多工作沒有完成；

下班回到家，吃完晚飯、洗完澡，看著堆積如山的事務，完全提不起精神，只想躺在沙發上刷刷手機、看看電視、聽聽音樂；

說好周末要學習、讀書、陪家人逛街……一到周末，先是一覺睡到中午，又看了幾集連續劇，打了幾局王者榮耀，告訴自己：今天太晚了，下周再說吧；

好不容易擠出一點時間，可以干點有價值的事，卻總對自己說：今天先休息，改天再說...

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制約成長的並不是時間

而是我們的狀態

有沒有發現，很多時候，制約我們成長和生產力的，並不是時間，而是我們的狀態。

想一想，因為「累」「倦」「不想干」，我們錯過了多少有效的時間？

據美國一項針對 2000 名員工的調查顯示：

一個員工，一個工作日里，能夠集中精力高效工作的時間，平均只有 2 小時 53 分鐘，不到 3 小時。

其他的時間呢？大多消耗在各種無意義的邊邊角角，以及狀態低落、分心、走神的區間。

這說明什麼呢？無論我們如何去規劃時間、壓榨時間，如果我們無法改善自己的狀態，即使能夠省下大量時間，也未必能夠有效利用。

不妨看看下面這張示意圖：

橫軸代表我們能夠利用的時間，縱軸代表在每一個時間段內，我們的工作狀態。這條「時間 — 狀態曲線」跟坐標軸圍成的面積，就是我們最終的工作產出。

對於大多數人來說，每天的日程，基本是差不多的；每天能夠節省出來的時間，也不會相差太多。

相比之下，狀態的提升和維持，帶來的效益更大。

所以，我一直說，做好時間管理，不僅僅是要管理「時間」，更重要的，是管理好「精力」。

這才是時間管理的本質。

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要管理的不僅是時間

更重要的是精力

很多人在高強度的工作之後，喜歡躺在床上，一動也不想動，認為自己在休息。

其實這是錯的。

除非是從事高強度的體力勞動，否則，躺在床上，哪怕睡一覺，對消除疲勞也起不到太大作用。

因為，休息只能消除肌肉疲勞，無法消除大腦的疲勞。

導致大腦疲勞的因素很多，比如壓力、焦慮、緊張、不良情緒......但歸根結底，它們都和同一個因素掛鉤：認知資源。

我們感覺到「累」，是因為認知資源被耗盡了。

那麼，什麼是認知資源？

舉個例子。

1+ 1 等於多少？

我相信你不用思考，就能立刻算出答案。這時，我們使用的是自動加工。你甚至意識不到「計算」的過程，因為它早已印刻在我們的記憶里。

但如果問你 673 + 482 呢？

你就必須計算了，3+2 =5, 7+8=5進1, 6+4+1=11，再排列一下，得到 1155。

在這個過程中，你的前額葉皮層被激活，神經元變得興奮，突觸電位改變，神經遞質產生並被接收，信息不斷在神經元之間傳遞 —— 在那麼幾秒鐘里，這些部位協同活動，完成了一次三位數的計算。

這些進行計算的能力，就是認知資源。這就是一次對認知資源的佔用。

在日常生活中，只要我們有意識，上述過程就在不間斷地進行著。

甚至很多時候，當我們聚焦在某項工作時，大腦還在處理著別的信息。這時，這部分認知資源，就被佔用了 —— 儘管我們可能沒注意到。

在日常生活中，我們會不斷切換手上的事情，做一會表格，查一會資料，收一下郵件，刷一下微信，聊一會電話，神遊一會，思考今晚去哪吃飯...等等，諸如此類。

每一次切換時，我們的大腦都會切換一次思考的內容，從上一項工作過度到下一項，在這個過程中，大腦不會清除掉所有內容，而是將一部分放在後台，繼續思考。

這種機制的本意是好的——它可以使我們在複雜的環境里，提高大腦處理信息的能力，一次可以同步處理更多信息。

但是，在這個信息爆炸的時代，它很容易帶來一個後果：我們的認知資源被佔用的越來越多，直到最後完全被擠壓、被佔用。

這就像用電腦時，我們打開一個Word使用了一會將其最小化，又打開一個新程序，Word所佔用的內存並不會完全釋放，而是繼續保留著幾個線程，留在後台。當你打開的程序多了，電腦就會運行得越來越慢，這個時候如果你打開任務管理器就會發現，內存的資源被後台程序耗盡了。

大腦也是一樣的。

想一想，當你感到特別疲勞時，是不是有一種感覺：你覺得大腦里裝滿了東西，導致思維轉得很慢，卻又說不出是什麼東西。

這就是因為，認知資源被佔用殆盡，不足以進行運作了。

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堅持記錄和寫作

釋放大腦內存

那麼，怎樣才能釋放這些被佔用的認知資源呢？

有一個非常簡單的辦法：把腦子裡想的東西，寫下來。

我們的大腦，之所以會把信息保留在「後台」，是因為：大腦認為這些信息是重要的。

它會想：我一定要記住它們，免得它們被遺忘了。

尤其是對於什麼呢？未解決的問題。

因為，未解決的問題，意味著不確定性，也意味著不穩定的狀態。而我們大腦，本質上是不喜歡「不確定」的，它會傾向於把這個問題弄清楚。

你一定有過這種感覺：當大量問題懸而未決時，哪怕你強迫自己專心下來，也做不到。你會不由自主地想起這些問題，渴望著立刻解決它們，或是得到一個確定的結果。

這種狀態，表現在外部，就形成了壓力。

這就叫做「契可尼效應」。

而將這些信息記下來，就相當於給大腦釋放一個信號：

這些信息已經被記住了，它們不可能被遺忘，你就放心吧。

這是引導大腦釋放認知資源最好的方法。

心理學家 Pennebaker 和 Beall 做過一個實驗。研究人員找到一群壓力過大、正在接受心理諮詢的學生，把他們分成三組。

第一組：讓他們每天花 15 — 20 分鐘，寫下「最令你感到焦慮、給你壓力最大的事情」，持續 4 天，要求它們一五一十地把細節寫出來；

第二組：同樣的寫作要求，但是題目換成了別的。比如描述一場聚會、寫一個小故事，等等。

第三組：接受正常的心理輔導，不作任何改變。

在隨後 4 個月的跟蹤調查中，第一組普遍反映，他們感到壓力變小了，狀態有所好轉。

對三組的體檢也顯示，第一組的身體指標（血壓、肝肺功能等）恢復水平，普遍優於其他兩組。

Pennebaker 和 Beall 解釋道：

把壓力源寫下來，會給大腦一種「這些信息已經記住了」的感覺。這時，替代效應就起作用了。大腦就會自動清空這部分資源，騰出空間，去思考別的問題。

怎麼做呢？用紙和筆寫下來，通過這種方式理清大腦的想法，將思維重新清零。

許多人有寫日記的習慣，將自己的所見、所聞、所感、所想一一記錄在內，日記是對自己一天的總結，是記錄自己內心世界的一本書，是記錄自己思想的一本書，是記錄自己人生歷程的一本書。

最關鍵的，是通過寫日記，可以帶來將思維複位、大腦清空的那種「神清氣爽」的感覺。

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四招教你減輕負擔

快速恢復精力

那麼，我們可以採用哪些方法，來釋放認知資源呢？

第一.壓力記錄

如同前文所說，把擔憂的問題，造成壓力的原因寫下來，能非常有效地幫助你緩解壓力。

例如：

我非常擔心，今天的工作搞砸了，會不會影響整個項目？老闆會不會怪罪我？

當發生這個問題的時候，我們可以這樣問自己：

工作真的搞砸了嗎？搞砸的程度有多嚴重？是我太過緊張了，還是已經造成實際損害？等等...

或者

這份工作在項目里佔多大比重？它的結果對項目有多大影響？我對結果的擔憂合理嗎？別人是不是根本就不在意？等等。

諸如此類。

把這些思考過程，全部寫下來。

寫完之後，可以撕下來扔掉，也可以藏起來，作為記錄。

你會發現，一頁紙寫下來，思路已經變得開闊了許多，大腦彷彿也更加清晰了。

第二，靈感記錄

另一種需要記錄下來的東西，是腦子裡盤旋的念頭、想法和靈感。

我想，許多人應該都有過這種經歷：閱讀、休息、漫步時，突然靈光一閃，產生了某個碎片的、不成型的想法。

這個時候，會發生什麼情況呢？要麼，你毫不在意，那麼它倏忽而過，立刻消失，不留下痕迹；要麼，你覺得有點意思，想把它記住。那麼，它就會一直留在「隱性認知」里，佔用著這部分資源。

最好的方法，是立刻把它記下來。既保留下了這個想法，又減輕了大腦的負擔。

我是這樣做的：平時在碎片時間裡，我會讓思維進入發散狀態，無邊無際地蔓延。突然發現有趣的點，就立刻把它記下來，到晚上再整理、歸檔。日積月累，就成了我的選題庫。

寫作的時候，再隨機在選題庫里挑一個。加以思考、推演和完善，就是一篇文章。

第三，自由記錄

這種方式，有兩種適用場景。

1. 起床之後

在整晚的睡眠中，我們會由深度睡眠，慢慢過渡到快速眼動期（REM）。在後者的階段中，我們的部分大腦細胞是活躍的，它們會產生大量信息（亦即做夢）。

所以，有時起來之後，會感到大腦還沒有徹底清醒，思維轉得很慢。這就是因為，這部分信息佔用了太多的資源。

這時，可以鋪開紙筆，把腦子裡能想到的東西全部寫出來，不用受到任何規則、字體、邏輯的約束。

只需寫上幾行，就能逐漸恢復思維，調適到工作狀態。

2.在犯懶的時候

比如下班回到家和周末，經常會什麼事都不想做。這時，隨手拿起紙筆，把大腦里的想法寫下來，記錄今天工作的心情、描述上班途中看到的事物......諸如此類。

也可以給自己一個既定的主題，比如：刷手機隨便看到的一個話題，把它寫下來，以它為中心，進行發散思考，將腦子裡的想法串起來。

不需要很長，也不需要邏輯通順，只需要如實記錄下想法，寫上幾百字即可。

這樣，就能快速讓自己恢復精力，從而重拾起既定的計劃。

第四，日誌記錄

我們為什麼會失眠？

很大的原因，是因為，在我們準備睡覺時，腦子裡還有太多的想法，沒有得到安定。當「顯性認知」空置時，它們就從後台切換到前台，充斥在意識中，讓你久久無法入睡。

一個有效的方法，就是做睡前日記。

把這些想法寫出來，把一整天的困惑、心得、經歷，以及第二天的計劃，全部寫下來，將它們外部化。

你會發現，雖然很多問題仍然沒有得到解決，但單單只是把它們寫下來，放在一邊，告訴自己「明天再說」，也會心安很多。

延申閱讀

7種高效的時間管理法則

時間管理——是指用最短的時間或在預定的時間內，把事情做好。時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。

美國管理學者彼得·德魯克認為，

有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什麼地方；

管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間；

集中自己的時間，由零星而集中，成為連續性的時間段。

有效的時間管理就是要把所有可利用的時間儘可能地投放到最需要的地方，其關鍵在於制定合適的時間計劃和設置事情的先後順序。

有效的時間管理可以讓企業提高工作效率，減少管理成本，在規定時間內完成超額的任務。有效的時間管理可以讓員工自己掌握正確的時間管理技巧，制定適合自己的時間管理計劃，擁有充分的個人休閑時間。下面，給大家介紹幾個有效管理時間的法則：

1.細微邊界法則

細微邊界法則是指時間上的細微差別可能導致最終結果上的巨大差異，即所謂「失之毫釐，差之千里」。

細微邊界法則在生活中無處不在，

如因一分之差錯過了列車，可能要再花幾個小時或更長時間等待下一列；

搶救危重病人延誤一分鐘，可能會奪去病人的生命；

而在比賽中慢了一秒鐘，就可能與獎牌擦肩而過……

細微邊界法則在經濟領域表現得更為突出，現代市場競爭已經由「大魚吃小魚」轉變為「快魚吃慢魚」，企業間在對市場反應速度上的細微差距，可能導致利潤率上的天壤之別。

英特爾公司就是因為總能比競爭對手快一步推出性能更高的處理器，成功攫取了CPU市場80%的利潤。而那些動作總比別人慢半拍的企業，均難以擺脫最終覆滅的命運。

細微邊界法則告訴我們，決定一個人能否成功，有時不在於其是否比別人付出了更多的辛苦，而在於其是否比別人先行一步。先行一步天地寬，搶先一步，就會領略到別樣的風景，就會佔儘先機，而辦事拖拉、沒有時間觀念，就可能因一步趕不上，而步步趕不上。

為此我們必須增強時間觀念，無論做什麼事情，都要有時不我待的緊迫感，早謀劃、早準備、早著手，這樣才會在工作和生活中爭取主動；凡事都要打好時間提前量，這樣才會避免因一步之差而與成功失之交臂的遺憾。

2.帕累托法則

帕累托法則又稱80/20法則，是由英國經濟學家和社會學家帕累托發現的，最初只限定於經濟學領域，後來這一法則也被推廣到社會生活的各個領域，且深為人們所認同。

帕累托法則是指在任何大系統中，約80%的結果是由該系統中約20%的變數產生的。

例如，

在企業中，通常80%的利潤來自於20%的項目或重要客戶；

經濟學家認為，20%的人掌握著80%的財富；

心理學家認為，20%的人身上集中了80%的智慧等。

具體到時間管理領域是指大約20%的重要項目能帶來整個工作成果的80%。並且在很多情況下，工作的頭20%時間會帶來所有效益的80%。

帕累托法則對我們的啟示是：大智有所不慮，大巧有所不為。

工作中應避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效，出色地完成無關緊要的工作是最浪費時間的。

你應該將時間花於重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。

工作中我們要學會「不釣小魚釣鯨魚」，如果你抓了100條小魚，你所擁有的不過是滿滿一桶魚，但如果你抓住了一條鯨魚，你就不枉此行了。

3.黃金三小時法則

黃金三小時法則認為，早晨5～8點是人一天中效率最高的三小時。

一天之計在於晨，早晨頭腦最清醒、精力最充沛、思維最活躍、環境最安寧、注意力最集中、心情最愉悅，而且由於剛剛醒來，收集睡眠中的潛意識也最全，在這一時段工作一小時相當於其他時段工作三個小時。

當你早早起床開始工作時，你甚至能在正常的工作時間來臨前完成一天的工作，這樣即將開始的一天就是你多賺出來的。

黃金三小時法則告訴我們，應該利用一天中效率最高的時段去完成一天中最重要的工作，以達到事半功倍的效果。當然，由於生物鐘的不同，黃金三小時的具體時段可能因人而異，但這並不影響此法則作用的發揮。我們應該在生活中多體會，以便找出自己的黃金三小時並利用好它，達到一天等於兩天的效果。

黃金三小時法則還可以進一步擴展，我們可以把每星期的第一天作為黃金時段，處理完一星期最重要的工作，把每個月的第一星期作為黃金時段，處理完一個月最重要的工作。如果你做到了這一點，你就搶佔了時間爭奪戰中的每一個制高點，並獲得了一支強大的時間預備隊，無論將其使用到哪一個方向，都會在那裡取得壓倒性的優勢。

4.帕金森法則

帕金森法則認為，工作在最終期限到來前是不可能被完成的。

這一法則實際上是依賴人與生俱來的惰性和對最後期限的潛意識發揮作用。人們會下意識地根據完成時限的遠近把工作分為三六九等，完成時限越近，人們對某項工作的關注度越高、投入的精力越大。迫近最後期限的工作，會促使人們挖掘自身的潛能，調動一切資源保證任務按期完成；而那些完成時限較遠或可以被無限期推遲的工作往往被束之高閣。

帕金森法則對我們的啟示是，為避免拖拉、克服惰性，應該為工作設置儘可能短的完成時限，通過時間的壓力保持工作的動力，使每一項工作都能在第一時間完成，以便爭取主動；對於那些對未來起重要作用的長遠目標和長遠規劃，則應進行合理分解，細化為在每一階段可完成的小目標，並設定嚴格的時限，以避免這些重要而不緊急的任務在日常工作中被忽視，出現平時不燒香、臨時抱佛腳的被動局面。

5.學習曲線法則

學習曲線法則是指在一個合理的時間段內，連續進行有固定模式的重複工作，工作效率會按照一定的比率遞增，從而使單位任務量耗時呈現一條向下的曲線。

學習曲線效應是在以下兩種因素的共同作用下產生的：

一是熟能生巧，連續進行有固定套路的工作，操作會越來越熟練，完成單位任務量的工作時間會越來越短；

二是規模效應，生產10件產品與100件產品所需要的生產準備時間、各生產環節間的轉換時間是一樣的，因此一次生產的產品越多，分攤到每件產品上的準備時間和轉換時間越少，單位生產效率越高。

學習曲線法則告訴我們，應盡量集中處理性質相同的事務性工作，如一次性處理具有相同性質的所有文件，一次性打完所有的溝通電話，一次購齊所需的生活用品，一次性做完所有家務等。這樣既有利於提高工作的熟練程度，又能通過批量作業減少準備工作和中間環節佔用的時間，從而達到節約時間、提高效率的目的。

6.反效法則

反效法則是報酬遞減法則的進一步發展和極端化，是指當超負荷工作過長的時間後，由於注意力不集中、頭腦不清醒導致失誤發生，造成難以彌補的損失或工作的延誤，出現得不償失的結果。

反效法則最典型的例子是疲勞駕駛導致車禍的發生，最普遍的例子是在電腦前工作時間過長後發生的誤操作，導致重要文件被刪除或重要數據丟失。

反效法則告誡我們，必須掌控好工作與生活的節奏，做到有張有弛，高負荷工作一段時間以後，必須強迫自己休息一段時間。

為避免反效法則的發生，應該養成一些良好的工作習慣，如及時備份電腦中重要的數據與文件，設置應急處理系統等。但避免反效法則發生的最好辦法還是做好時間計劃，對於有時間壓力的任務、重要的任務，要未雨綢繆，早做打算、提前入手，爭取主動，這樣才會避免因趕工造成長時間、超負荷工作的情況發生，從而避免負面效用的出現。

7.聚光法則

只有把陽光聚集到一點，才能產生足夠的熱量把火炬點燃。同樣，聚光法則認為，只有把有限的時間聚焦到重要的目標上，才能保證事業上的成功。

目標過於分散等於沒有目標，把有限的時間分散到眾多的目標上，就像把有限的資金在眾多的項目上撒胡椒面，最終只能導致每一個項目都虎頭蛇尾、半途而廢。如果把寶貴的時間投資都用來建設爛尾樓和半截子工程，最終將使你的時間賬戶徹底破產，導致你一事無成。

聚光法則對我們的啟示是：專註與執著是成功的關鍵。

我們在工作中應該養成聚精會神的習慣，避免過多目標的誘惑，一次應只瞄準一個目標。

一旦開始某項工作，就應堅持不懈地做下去，直接獲得令人滿意的結果，不幹則已，干則一次把事情做到最好，否則返工將會使你所花費的時間成倍增長。行百里者半九十時，能否完成最後10%的工作，是決定一件事情最終成功還是失敗的關鍵。許多人之所以沒有成功，就是因為在完成90%的工作後以為大功告成而轉移了視線，最終導致工作的半途而廢，也使寶貴的時間被白白浪費。

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