「壞」組織的六大癥狀

哪些「癥狀」表明確實存在組織問題呢？

一旦出現問題，就有人會歸咎於組織或結構，並立馬要求進行組織變革。管理者不應該聽風就是雨。當然，每個組織每天都會有各種困難、問題和衝突，但只有少數是由組織結構引起的。

常識君|有話說

經過仔細分析，人們常常會發現問題更可能是由管理不當造成的。評判組織時，所要關注的與其說是組織產生的問題，不如說是組織所避免的問題。

的確，當今的組織模式出現了問題，但是，換成另一種組織結構，就不會產生其他什麼問題了嗎？

如果組織問題就是問題的真正源頭，那麼一定會有一些癥狀強烈地反映出來。當這些癥狀出現時，我們就應該認真考慮組織變革和以下幾個因素了。

01

管理層級的增加

這是一個「壞組織」及其需要變革的最明顯、最嚴重的癥狀。

這一觀點在20世紀90年代就得到了廣泛的認可，到如今更是被普遍接受。只是，這其中經過了一段漫長的過程。要不然，怎麼會有那麼多人大聲疾呼，要求解除等級制度，並且要求一次性取消三四個甚至五個管理層級呢？

這些層級在過去某些時候一定是得到認可才被創建出來的，不然，現在也不必清除它們。但是，當初就不應該允許它們出現。

這方面的原則是：管理層級越少，溝通路徑就越短。必須堅決抵制任何增設管理層級的想法。很可能發生這樣的情況：在認真考慮目前掌握的所有情況後，得出「的確需要再增加一個層級」的結論。但是，這是最後的手段。

每新增一個層級，都會進一步阻礙相互理解，會在溝通中製造「雜訊」，使信息失真，目標走樣，並把員工的注意力引向錯誤的方向。每個層級的增加意味著又多出一重壓力，同時也會引發惰性，產生摩擦，耗費成本。

02

不斷有人談論「跨部門工作」

「跨部門」工作聽起來很時髦，擁護者經常呼籲人們要有「互聯思維或網路思維」。可悲的是，因為世界變得越來越複雜，所以我們才越來越需要這種思維。但這並不是令人開心的事。互聯思維的難度極大，只有極少數人能精通此道。即使進行高強度的訓練，也不能讓人快速掌握。對於大多數人來說，跨部門工作和網路思維都是難以克服的挑戰。

因此，基本原則必定是截然不同的：只需極少量跨部門工作的組織，才是正常的組織。

我知道做到這點並不容易，有時甚至是不可能的。需要反覆思考斟酌，才能設計出與這一原則相符的組織解決方案。這應該成為基準原則，任何妥協（因為妥協是不可避免的）的做出都應該參照該原則。流程導向型組織在這方面就做得很好，此外，巧妙運用信息技術，會有助於設計出切實可行的解決方案。

03

過多的人參加過多的會議

煩瑣冗長的會議在許多組織中屢見不鮮，這也是組織出現問題的又一個明顯的徵兆，對此應加以重視。

組織需要的會議越來越多，這幾乎成了一種自然法則。然而，這不是我們喜聞樂見的，甚至是完全沒有必要的。只有在極少數情況下，人們才會真正在會議中處理工作。實際工作都是在會前會後完成的。除此之外，每一次會議（尤其是富有成效的會議）都需要再舉行三次會議才行。

這裡也有一條明確的原則，它經常被誤解，不過也正好說明其重要性。這條原則就是：要想取得成果，就需要盡量把人際交流的必要性降至最低。

請注意，我說的是降低必要性，而不是減少「機會」。顯然，員工應該有足夠的甚至大量的機會來彼此交流，與自己的同事和上司交流。因此，製造交流機會是合理的，而且通常都是必要的。通過對工作間、咖啡廳、食堂或員工活動進行合理安排，或者偶爾來一次「巧遇」，都可以創造出這種交流的機會。但是，如果總是讓八個或十個人聚在一起開會來溝通協調、達成一致後才能完成每項任務，那麼很明顯，這種組織形式是有問題的。

04

人浮於事

有能力、能勝任且能夠不受阻礙放手工作的員工，永遠是組織中最富有生產力的資源。

在當前這個大談任務小組和團隊合作的時代，這句話可能聽起來不那麼時髦，但我建議對這個問題加以思考，畢竟正確比時髦更重要。如果一項任務總是讓幾個人忙碌，那麼這個組織形式顯然不是最適合組織需要的。有可能出現的情況包括：之後需要裁員，使優秀員工消極怠工，以及工作緩慢、效率低下，他們充其量也只能取得平庸的結果。

05

協調人員與助理存在的必要性

現在，每個組織（尤其是大型組織）都需要協調人員，當然，有些管理者確實需要助手來幫忙（並非只是作為地位的象徵）。但是，類似職位的數量必須始終控制在最小程度。協調人員和助理應當是例外的情況。其他無關的任何東西，都標誌著組織具有不合理性。

人們總是迅速開始關注身份、職位、學位和頭銜之類的東西，而不是結果。人們傾向於關心自己感興趣的事而不是真正重要的事，這將導致成本上升。其原因倒不在於助手和協調人員導致勞動力成本增加，而在於他們浪費了別人的時間，使其他員工無法高效工作。更多的是只見空談，不見行動。

06

太多「雜七雜八」的工作

「雜七雜八」可不是一句好話，即使對於準備美味佳肴來說也是如此。這會對人們的工作產生災難性的影響，同時也是一種嚴重的組織問題。前面多次提到，理想的方式是使個人專註於某一項任務，而且是一項重大的任務。設計周到、組織合理的安排可以指引員工投入全身心的精力去完成目標，而其他事情只會浪費時間、分散精力。

我知道這種觀點不受歡迎，但它是正確的。這也是幫助人們在工作中獲得真實可見的、像樣的、令人信服的成就的唯一途徑。

通常我們不必擔心工作多樣化的問題。即使是需要多個方面高度集中的工作，也會留有足夠的餘地，每天都帶來足夠的驚喜，使員工不覺得枯燥無聊。

相比之下，「雜七雜八」的工作使員工逃避績效和責任，使他們無法完成最重要的事情—他們最需要從中獲得激勵和尊重，甚至還有滿足感和快樂的事情：他們對這些看得見的結果引以為傲，並以此來獲得同事和管理者的尊重。

總結：

如果組織出現一個或多個以上的癥狀，就需要開始對組織結構進行認真的反思了。你會發現組織需要進行重組，必須提前對組織所必需的變革進行認真策劃，然後迅速嚴格地予以實施。執行的速度十分重要，以便確保在重組後，每個人都可以不受多少影響地繼續工作，使在重組過程中受到影響的生產率恢復到以前的水平，最終使人們正常工作所需的人性化環境也儘快恢復。

本文為「管理的常識」（ID:Guanlidechangshi）原創，摘自《管理成就生活》，原書作者：弗雷德蒙德·馬利克，整編：常識君。

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