學會給工作做減法
我們在工作場合，大家普遍覺得越來越忙，工作越來越多，回不完的郵件、寫不完的報告、做不完的數據表格、抱怨也隨之而來。可是，忙碌不就是常態么？忙完一件接著一件，也才有你存在的價值和意義呀。如果整天遊手好閒，沒事幹，那要那麼多人幹嘛呢？是吧。我們應該感謝忙碌，讓我們過得充實有意義。我們也應該要明白，工作是做不完的，做完了一件做下一件，才是我們每位職員存在的理由。擺正好心態，端正好態度，就會從心底里開始正向地接納該做的工作了。
我們每天的工作都似乎時刻埋沒在電子郵件和各種會議中，各種各樣的事情太多，想做的事也太多，就容易急急忙忙完成每一件事，求的是更快地「交差」。問題的是這樣的態度完成的工作，通常返工的很多，這樣加陷入了工作越做越多的惡性循壞。還不用提家庭、個人、孩子、生活......方方面面的事情，事情一多，難免覺得煩心，總覺得千頭萬緒，卻無從下手。長而久之，就容易厭倦工作，造成嚴重的心理負擔，容易焦慮。
其實，不妨讓自己靜下來，用筆將這些待辦事項一條一條寫下來，進行思緒整理。整理的過程，也是大腦梳理的過程，整理後，根據事情的輕重緩急程度，集中精力一件一件地去處理。完成一項，劃掉一項，這樣一天下來，也是滿滿的成就感。我之前每學期開始的時候，喜歡給每一位小同事發一本空的to do list （待辦事項列表），每天下班前寫下第二天要做的事情，這樣第二天一早來上班，就可以直接開始投入工作中，養成好的習慣，總是事半功倍的。
做減法的方法之二是，及時整理電腦文件，也整理自己的辦公桌和辦公室。凌亂的電腦桌面或是辦公桌面，通常讓你找東西、找材料也無從下手，給每個文件都按照時間、事件有序命名，整理歸檔，這樣找起來也很方便。辦公桌上更是要及時清理，亂七八糟的桌面，通常會反應出職員的工作沒有頭緒。據研究發現一個有趣的現象：幸福感強的成功人士，往往居家環境十分乾淨整潔；而不幸的人，大部分通常生活在凌亂骯髒中。此言引起輿論嘩然，仔細想想，也不無道理。我們中國人古語也說「一屋不掃何以掃天下」，自己的一畝三分地都整理不好，怎麼能被委以重任呢。整理的過程，就是你與環境互動的過程，整潔的環境能夠顯示出一個人的邏輯性和條理性，也反映出一個人的生命狀態。
做減法的方法之三，熟練掌握辦公軟體和技能，如Word, Excel, Publisher, Visio等等，比如給很多人發邀請函，或是在學校里給學生髮郵件，我們都可以用郵件合併功能(mail merge)。如果不熟悉，就要花很多倍的時間，一個一個去輸入，還很容易出錯。我們雖知皮毛，但其實學無止境，很多軟體的功能很強大，都需要去摸索學習。
做減法的方法之四，是學會正確精準地完成工作，工作會做完一件少一件；但是，如果只是應付式地、交差式地做工作，沒有做好，事情往往會越做越多，因為需要花更大的時間和精力去彌補缺陷，甚至是錯誤。
我曾經要同事寄幾份材料給我們的兩家合作機構。結果她匆匆忙忙，也沒有很仔細檢查，她把信件裝錯了，材料寄反了，不得不向對方道歉，重新寄，時間上也耽誤了。後來，也得花至少兩倍的時間來彌補。事後，我們反省怎麼會發生這樣的錯誤？緣由就是她太忙了，每天堆積如山的工作，讓她喘不過氣來，她只能匆匆忙忙地處理，可是每件事情以「差不多」的心態去做，換來的結果就是「差很多」。精益求精，把每件事情都做到最好，才是工作的減法原則，也就產生了良性循環。
縱觀市場上那些名牌企業，為什麼他們的牌子百年屹立不倒？因為他們不但在產品品質上精益求精，對於人的管理也更加精益求精，他們絕不會允許自己的員工做事時總是一副「差不多」的心態，在這個競爭激烈的社會，要想得到認可和肯定，就得要嚴格要求自己，把事情做好。
現代的企業管理制度，也是講究標準化流程（SOP），要求精準地完成每一個步驟，把每項工作做到最好、講究質量，這個標準作業程序一定是要做到細化和量化。
放慢腳步，把每件事情做好，學會給工作做減法，才會有更多的時間享受生活。整個工作和生活才會趨近平衡狀態，也才會更持續地把工作做得更有成就感，生活得更快樂。
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