如何使PPT成為你的職場利器？
2018.07.16
如何使PPT成為你的職場利器？
對於出入職場的人而言，做PPT真的是一件十分鬧心的事情：查資料、提重點、配插圖、動畫效果製作......整套下來，至少得花兩天時間。
然而，最可氣的就是，你精心製作的PPT，被別人說是菜鳥水平。
有人可能會問：「PPT做的好有啥用？又不靠這個賺錢！」
其實，小編在大學裡賺到的第一桶金，就是靠著幫別人做PPT賺來的。
今天，小編就來跟大家談談，如何使PPT成為你的職場利器？
PPT的重要性
1、PPT無處不在
從大學起，PPT便成了我們非學不可的一項技能。
專業課的學習交流，學生會主席的競選演講、畢業時的論文答辯......
步入工作之後，需要做的PPT類型只增不減，而且一個PPT的重要性也越來越強，不僅能達成競爭目的，還能收穫客戶成交、吸引投資人，決定一個項目是紙上談兵還是落地實行。
總而言之，Presentation，社會人的第一實用技能！
2、PPT可以提高職場溝通效率
由於各種表達方式的缺陷，導致創意和思路是無法用一種方式表達清楚的，從而使得職場溝通變得十分複雜。
而PPT則可以用圖文的方式將思路的框架、重點，清晰明了地呈現給客戶，外加演講者的說解，大大提高了整個合作談判的溝通效率，為整個項目的確立節約了不少時間成本。
俗話說字不如表，表不如圖，PPT就像一個容器，既可以容納字，也可以容納表格和圖片，我們藉助PPT可以更快速傳達情緒，讓觀眾更快地理解我們所要表達的內容。
3、PPT可以鍛煉人的思考能力
為什麼企業要求員工掌握製作PPT的技能？
因為它能從側面展現一個人的能力，尤其是思考總結能力。
不止是標題的提煉，正文也要理清邏輯關係，才能更有效傳達我們的觀點。
PPT常見錯誤
1、內容缺乏邏輯性
很多新手做PPT的時候，總是不注重前期策劃，想到什麼就往上寫什麼，完全不考慮前後內容是否相輔相成、邏輯是否合理、結構是否清晰，導致觀眾跟不上演講者的思緒過程，從而感到疲憊、厭煩。
2、大段文字的敘述
全是文字的PPT視覺效果還不如WORD展示好，目前以文字為主的PPT製作基本以高校學術及新手製作為多。
很多人會說：「文字太少，觀眾不明白我所講的是什麼意思。」或者說：「我講的時候沒有依據，不太好講。」
其實，這正是犯了PPT製作的大忌。
PPT製作是鋪助溝通的工具，而不是讓你拿來做演講用來念的稿子，我們需要針對每頁PPT所展示的觀點，形成自己的語言，而非對著PPT上的文字去念。
因此，要想製作一篇好的PPT應該以圖表為主，文字需要高度概括及精鍊才行。
3、顏色搭配無規律
顏色搭配猶如我們身上所穿的衣服，是襯托整個PFT視覺效果的關鍵。
有些初學者在PPT的色彩搭配上完全按照自己的喜好，甚至直接把PPT做成大紅或大綠的顏色（我最初也犯過這樣的錯誤）。
要知道，我們做的PPT是給別人看或欣賞的，我們的顏色搭配必須適合大部分的人的視覺偏好的，從人的視覺程度上來看，有些顏色是不適合放在一起的，如深紅與深綠。
4、圖片與文字不符
大多數新手在給PPT中的文字配圖時，通常會直接百度搜索關鍵詞的圖片，隨便找兩張就直接往上貼，完全不考慮圖片是否能夠幫助觀眾理解你的文字內容。
在PPT中，圖片的重要程度完全不亞於文字。
一個好的配圖不僅能提高整篇PPT的檔次，帶來一場豐富的視覺體驗，還能便於觀眾理解你所要表達的內容的精髓。
5、過多使用動畫及特效
初學者都有一種好奇心，喜歡把自己的做PPT搞成動畫、音效俱全的，這樣才能顯示出專業性，其實不然。
很多情況下，PPT的動畫和音效在較多商務場合下應用是不恰當的，因為動畫與音效是具有較大吸引力的，把聽眾更多注意力轉移到看動畫與聽聲音主了，而無法專註於你所講內容上，這就使得PPT在整個演講中成了一個多餘的、干擾性的存在。
因此，現在很多商業PPT製作基本部不做動畫與音效，簡潔大方的PPT配合生動的演講能夠達到溝通更好的效果。
PPT製作原則
1、「10/20/30原則」
一次PowerPoint演講，應該只有10頁幻燈片，演講時間不超過20分鐘，字體不小於30磅。
「10」是PowerPoint演講中最理想的幻燈片頁數，因為一個普通人在一次會議里不可能理解10個以上概念。
你必須在20分鐘里介紹這10頁幻燈片。
你可能有一個小時的演講時間，但是你要使用一個Windows筆記本，這可能會花去四十分鐘讓它和投影儀正常工作。即使安裝非常順利，人們也可能會遲到，或者不得不早退。在一個完美的情況下，你在20分鐘內完成你的介紹，就可以留下40分鐘時間進行討論。
使用不小於30磅的字體。這會讓你的演講更好，因為這迫使你去挑選最重要的部分，並且知道如何解釋好它們。如果你覺得「30磅」太死板了，那我再提供一個演算法：找出你的聽眾里年齡最大的人，把他的歲數除以2，那就是你最理想的字體大小了。
2、使用質量高的圖片
照片是獨自就能令你的演示出彩的最佳手段之一，同時也是孤身就能把你的演示搞砸的最佳手段之一。
「白色背景下的商業人士」看起來不錯，但有點誇張了，顯得有點呆板老套。
還有，在白色背景下光溜溜地放一張照片並不意味著它就是好照片。不要為了放照片而把難看和不合適的照片放上去。
記住，沒有照片好過糟糕照片。
作為例子，我們把上面的片子和下面的片子比較一下。
看出不同了嗎？
下面片子的圖片很獨特、很誘人，不落俗套。不要掉進使用蹩腳呆板的藝術這種模式的泥潭，你可以抓住既免費又具有高品質的照片來做出更強有力的、更直觀的聲明。
3、無招勝有招，越簡單越好
對於非設計人員來說這是一個主要的絆腳石。
這個問題源於對PPT應該是什麼樣子的一個誤解。大部分情況下，幻燈片不應該成為內容和信息的最終來源。相反，演講者才是體現PPT價值之所在。應當由演講者來提供絕大部分的內容、信息、觀察，以及冷笑話等等。
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