團隊管理中最大的時間「浪費者」
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時間「浪費者」No.1：
會議
一項對2000名英國員工的調查顯示，一名普通英國員工在其職業生涯中要參加6239次會議1。這僅僅只是英國的情況嗎？根據我那些來自60多個國家70多個行業的客戶們的時間記錄表來看，當然不是。
每一家公司每天舉行的會議數量都是驚人的。而且，因為高層領導者們被邀請參加大量會議——通常他們也覺得有義務去參加——此時受害者心態就跑了出來。「但是我不得不去參加那些會議。我沒有選擇的。」我聽到很多領導者這樣說——儘管在同一英國調查中有60%的人認為會議「毫無意義」。
如果參加會議也是你時間浪費最多的地方，不要害怕。這裡有一些你可以做的事情。還記得我問過你：「如果你認為自己的每一分鐘都值1000美元，那麼你看待自己時間的方式是不是會大有不同？」那麼在會議上花費的時間更要如此。作為一名高管教練，我經常被要求「跟蹤」工作中的客戶，尤其是定期會議。我靜靜地坐在那裡觀察，以便整理我看到的、聽到的內容，並在隨後反饋給客戶。當我環顧那些會議室時，有時候我會思考將這麼多人組織到一起進行會議花費的工資總額。你能想像得出來嗎？
如果會議是你浪費時間最多的地方，或者你發現自己身處一個並不真正需要你在場的會議中，請暫停並反思一下：參加這些會議，會給你的組織造成哪些傷害？想一想：工作時間內的每一分鐘都是公司資產。就像你不會濫用公司汽車，或者浪費辦公設備、材料一樣，你也不應該浪費你有限的時間去參加那些並不真正需要你才能和注意力的會議。你的責任是儘可能以最有效的方式利用你的時間——也就是公司的資產。
解決問題的關鍵是，真正了解哪些會議需要你的參加，哪些則不需要。這意味著你只對哪些絕對需要你出席的會議邀請說「好的」。那麼，你怎麼才能分辨出一場會議是必要的，還是會浪費你的時間呢？
首先，你要事先索取一份會議議程，明確會議目的、目標。一旦你得到了議程，這裡有一些提示，可以幫助你確定是否有必要出席這個會議，對不出席的會議如何說「不」，以及如何有效地計劃自己的會議。
* 你的出席是否會讓公司收益？如果是，以何種方式？
* 如果你出席，是否會讓身為領導者的你有所收益？也許這次會議要講述一個你知之甚少的話題，但是你想要提高你的理解力。或許這次會議有很多更高級別領導者參加，你想要觀察他們如何行事。要小心，不要僅僅因為會議信息是「有趣的」而不是有用的，就決定參加某場會議。還有，請記住：如果你參加會議，就要計劃為會議做出貢獻。
* 參加會議是否可以成為一種加強重要關係（對某人或某一特定團體、人群）的手段？
* 你是否有必要親自出席會議，還是可以讓他人代替你參加？例如，這次會議能否為你的直接下屬提供學習和發展的機會？是否有其他人比你更有資格出席會議，能更好地為會議做出貢獻？如果是這樣，請提前與該人分享你的想法。
* 你是否需要出席整個會議，還是說只有會議的某一部分與你真正相關？這是我許多客戶一再提出的問題。雖然會議真正與他們相關的只有30分鐘，打他們卻要整整坐滿3個小時。他們可能會在會議中使用手機檢查電子郵件，這意味著對他們時間的浪費。實際上，在我提到的對英國僱員的調查中，五分之一的人承認會在工作會議上睡覺，70%的人承認會在會議中「神遊」。無論你是否睡著，如果你的肢體語言聲嘶力竭地表示你不想繼續待在那裡，繼續參加會議可能會為你的個人品牌造成更多損失。所以，如果需要的話，你要與會議策劃者溝通，告知你只會參加會議的特定主題部分。
* 你可以通過視頻或電話參與會議嗎？請小心：在這種情況下，你很容易被其他事情分心，比如檢查電子郵件。一會兒我會跟你分享有關「你的大腦為何不能進行真正多任務」的知識。現在我要說的是，研究表明，還是親身參加會議效果比較好，哪怕很短的一段時間也好。
* 假設你已經審議過會議議程，並且確定不管是從公司層面還是從個人層面上來說，你都沒有參加的必要性。那麼，你要如何優雅地避開出席會議，同時保持與會議組織者的積極關係呢？有時候，你只需要冷靜自信地說「不」。讓會議組織者知道，你很感激他們的邀請但是感覺自己並沒有出席的必要。然後，請他們提供會議摘要進行閱讀並跟進你的評論。
* 如果你參加的會議進展不佳，要怎麼辦呢？你要冷靜、堅定地提出建議：「會議似乎已經跑題了，我們能回到正軌上嗎？」
* 如果你身處一個嚴重超時的會議，要怎麼辦呢？你要對會議組織者說：「我必須嚴守工作日程並且離開，請給我發送一份會議總結。謝謝。」
* 如果你決定參加會議，請在會議前後設置10~15分鐘的緩衝區。利用會議前的時間詢問自己：這次會議的目的是什麼？我為什麼要參加？我個人的會議目標是什麼？對我來說，會議成功是什麼樣子的？在會議後，詢問自己：這次會議的關鍵焦點是什麼？這對我的團隊或部門有何影響？我承諾的下一步行動是什麼？如果有的話，誰需要了解？
* 如果輪到你組織會議，你要怎麼辦呢？停下來，問問自己：這次會議如何為我、我的團隊、我邀請的與會者以及公司帶來真正的價值？你要尊重他人時間，儘可能通過精簡、整合話題來減少會議的次數。
* 這裡還有一種非常重要的另類會議，但往往被人們忽視：自己與自己的定期會議。每周，你都要划出特定的時間來完成你自己的工作。你要認真守護這些時間，並向你的同事們表明，在這些時間內你不會接電話也不會出席會議。你可以讓你的助手幫助你進行聲明，讓其他人知道除非有真正緊急事件發生，否則你不希望被打攪。你無須為此「感到抱歉」，照直說就好。這樣可以幫助你不受外界打攪，擁有足夠的時間去完成你最重要的任務。如果你能夠聲明並利用「自我時間」，那麼你將成為一名更優秀的自我領導者。
使用上述提示，為了騰出寶貴的時間，你可以從日程中刪除掉多少會議呢？
時間「浪費者」No.2：
電子郵件——不停地打斷
我們的手機和電腦在收到電子郵件時會發出聲音或震動，這會打斷我們正在做的事情。除非你正在等待一封重要郵件，否則這將造成巨大分心和時間上的浪費。每當你的注意力被打斷，你都要花費幾秒鐘甚至幾分鐘的時間重回正軌。
人類可以進行「多任務」這一說法，是徹徹底底的謠傳。實際上，研究人員已經證明，我們的大腦根本不能同時做兩件事。我們能做到的，就是所謂的「快速重新聚焦」——從一個焦點快速地切換到另一個焦點——這樣做不僅浪費時間，而且還會讓大腦更加疲勞。其結果是什麼呢？我們更有可能犯錯，並且疲憊不堪地結束一天的工作。
這裡有兩個提示，可以防止電子郵件分散你的注意力、劫持你的時間：
給你自己設定一份具體的電子郵件管理指南，並且嚴格遵守。例如，讓你的員工們知道，你會在每天早晨8:30~9:15以及下午3:00~4:00兩個時段，心無旁騖地處理電子郵件。如果你堅持並養成這種習慣，你會驚訝於你的工作成績的。
安裝語音輸入軟體，通過語音編寫電子郵件，而不是通過鍵盤輸入。儘管我使用鍵盤輸入的速度超過每分鐘100個單詞，但是通過語音輸入足足讓我的效率提高了一倍。
創建「時間節省計劃」的幾個提示
現在，你已經對自己在哪裡浪費時間有了更好的認識，現在讓我們來看一看一些能夠幫助你節省時間的方法：
1. 確定優先事項並強烈捍衛。當有人請你幫忙時，你要花些時間思考一下，「如果我這樣做，是否會佔用我今天最優事項上的時間？」如果是，詢問對方你是否可以稍後提供幫助。
2. 了解你自己的生物鐘節奏。每當你感到自己能量很高或很低時，記錄下時間。這樣進行一兩個星期，你可能會開始看出一些規律，這就是你的生物鐘節奏。你可以根據生物鐘節奏的高峰與低谷計劃工作，例如將重要會議安排在你能量最高峰時。同樣，當你的能量處於低谷時，你可以安排自己休息。避免在身體抵抗時強行工作，這也將有助於減輕你一天的疲勞。
3. 委託、委託、委託。經過仔細審查後，我的大部分客戶發現他們可以將許多任務委託給他人進行，這將會節省你更多的時間。
4. 在牆上裝個大鐘表。當你工作時，一不注意，時間就會悄悄溜走。所以你要留意時鐘，確保自己不會在低優先順序事務上耗費太多時間。
5. 每天結束時，寫下第二天要完成的三個最高優先順序事項。這一個小小的習慣，就改變了幾十位領導者的工作效率，幫助他們大幅提高了生產力。
6. 充分利用空閑時間。
7. 創建待辦事項列表，按重要性順序排列。如果你首先完成最重要的任務，那麼在剩下的時間裡你就不必再背負巨大壓力。另外不要忘了，如果你推遲完成最重要的任務，那麼到你開始著手進行時，你的精力很可能已經被其他事項耗盡。
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