PPT高手都有這8個習慣，趕緊學起來

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「會word的不如會Excel的，會Excel的不如會PPT的」。職場人能夠製作一份高質量的PPT已然成為必備技能。

可是，對於普通人而言，如何短時間內做出高質量的PPT呢？本文將分享PPT高手常用的操作習慣，學會它們的你也將向高手靠近哦~

習慣一：批量替換字體

在PPT製作中，我們通常會使用一些字體。而如果我們想更換字體，通常的做法就是選擇文字，然後選擇目標字體即可。少量情況下，這種方法尚可，但當PPT的頁數及文字較多時，這種方法效率就有些低下了。

而PPT高手的習慣就是批量替換字體，操作步驟：開始——替換——替換字體。

具體操作如下：

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習慣二：定時保存

對於許多製作過PPT的朋友而言，最痛快的事情往往並非製作PPT本身，而是花了很多時間和心思，辛辛苦苦製作一份PPT，眼看就要大功告成，結果因為一些意外事件的發生（如電腦死機、沒電等等）導致最終成果不翼而飛。相信，對於有過這種經歷的朋友來說，那一刻內心深處的痛苦和憤懣簡直無法用語言來形容。

對於許多PPT高手而言，有一個非常重要的習慣——就是定時保存。

這裡所說的定時保存有兩種方法：

方法一：定時手動快捷保存，也就是我們通常說的「Ctrl+S」，製作完一頁PPT或一個動作後，習慣性地手動保存一下。

方法二：調整自動保存時間，PPT本身是有自動保存功能的，只是默認時間過長，因此我們需要縮短自動保存時間。設置步驟：文件——選項——保存——保存自動恢複信息時間間隔——調整時間為1分鐘。

具體操作如下：

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習慣三：增加後悔葯

人生是一個在不斷選擇中前行的過程，每一步選擇，都決定了我們未來一段時間甚至一生的路。而每一次選擇都是獨一無二，也都將無後悔可言。

而在PPT的設計中，我們卻有多重選擇的路徑，許多不完美的結果我們可以推倒重來，重新開始。對於一個不滿意的操作，我們通常的做法就是撤銷，PPT的默認撤銷只有十幾次。而PPT高手通常的做法有兩步：

一是增加自動撤銷次數，設置步驟：文件——選項——高級——編輯次數，最多可以增加到150次

二是使用快捷操作鍵——Ctrl+Z

習慣四：對齊設置

PPT設計中有一個排版原則叫作「對齊」原則。指的是頁面中的元素無論多還是少，只要將元素進行對其處理，頁面排版瞬間提升一個檔次。

PPT高手作為擅長使用的排版方法往往也是對齊。舉個例子，如下面這頁PPT：

PPT頁面中的文字很多，且文字排列參差不齊。我們只需進行「左右或居中對齊」處理，PPT頁面看起來會立刻美觀許多。如下：

習慣五：默認設置

許多朋友在製作PPT過程中，通常的習慣是：插入文本框或色塊，然後在進行相應的文字、色塊處理。

而PPT高手的處理之道是「默認設置」。何為「默認設置」？顧名思義，就是設置為默認的格式。

這裡所說的默認設置通常有兩種類型：文本框的默認設置、色塊的默認設置：

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習慣六：兩把刷子的使用

PPT高手還有一個非常重要的習慣，就是善於使用兩把刷子。所謂兩把刷子，指的就是格式刷和動畫刷。

用好這兩把刷子可以大大提升我們製作PPT的效率。

舉個例子，如下面的這些操作——

第一個格式刷操作：

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第二個動畫刷操作

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習慣七：組合設置

在PPT中有時頁面元素過多時，想整體調整元素的位置顯得有些力不從心。而高手的處理方法就是利用組合功能，快速實現組合後，再進行調整。通常操作如下：

快捷鍵的使用：高手常用組合快捷鍵Ctrl+G

組合後的調整與拆分處理：具體處理方法如下——

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習慣八：文件備份

很多時候，我們製作完一份PPT後，由於種種原因而一時間無法找到或丟失。對於很多人而言，那一刻或許用「欲哭無淚」形容再適合不過了。

PPT高手設計完PPT後還有一個非常重要的習慣，就是對文件進行備份，具體操作如下：

不同格式備份：PPT製作完畢後，保存為PPTX、PDF格式兩種類型。因為有時候你所製作的PPT在你的電腦上播放或許沒問題，但換一個電腦可能就無法播放，PDF格式的儲存就避免這一情況的發生，在萬不得已的情況下，PDF格式也能起到救場的作用。

不同路徑存儲：製作完畢後，記得將PPT存儲到U盤、雲盤，甚至手機等各一份。請記住，即便再好的電腦、再好的U盤、再好的記性都會有出現紕漏的時候，特別是對於一些重要場合的PPT，尤為關鍵。

用好快捷搜索：有時一份製作好的PPT在電腦上找不到，很大一種原因是你的電腦資料存放太雜亂。因此，燕歸來推薦一款非常不錯的文件查找神器「Everything」，關於這個神器究竟有多強大，燕歸來在這裡不過多講解，您不妨親自動手嘗試一下。

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