分享幾款專業級的任務管理工具
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如果覺得頁面很長
那是因為留言很多
L先生說：
許多朋友希望，能分享一些好用的APP
所以，今天聊一聊，我用過的任務管理工具
可能會有一點點硬核
後面會再寫一些更大眾的內容
常看我文章的朋友，也許還會記得，我曾經提到過：我會不斷去探索各種新的工具，對比它們的優劣點，嘗試組合、搭配它們的功能，來滿足自己的需求。最終，再留下一兩款最順手的。
比如，任務管理方面，我測試過三十多款工具，最終留下的就是滴答清單。
包括我自己歸納總結的 AFD 時間管理法，也是基於滴答清單（以及相似的 Todo List 工具）開發出來的。
但這並不意味著其他工具就不好 —— 實際上，滴答清單在這個領域裡面，並不是功能最強大的，也並不是最方便、簡潔的，只是它恰好在各個維度，都達到了一種「還不錯」的平衡感。
輕便，簡潔，靈活，沒有短板，這就是我用它的理由。
這陣時間，也不斷有讀者在後台問：針對我的情況，能否推薦一些更有針對性的工具，來幫助我管理好生活和工作？
所以，今天不談太複雜的內容，也沒有什麼乾貨，純粹跟大家聊一聊：那些我測評過、覺得還不錯的任務管理工具。
希望能幫助你，找到最適合自己的情景和方式，來更好地管理自己的生活。
1. MyLifeOrganized
對這款工具，我蠻有感情。因為，這是我三四年前，還在上班時，主力使用的工具。
那陣子，手頭上常常有好幾個項目，有的進度跨越好幾個月，千頭萬緒，需要各種跟進和盯緊，滴答清單就有些不夠用了。
於是，就換用了這款工具，MLO。
可以說，它是 Windows 平台上，功能最強大的管理工具，也是完全按照 GTD 的理念設計的工具。
用 Mac 的朋友，對 OmniFocus 可能不會陌生 —— MLO 就是對標 OF，功能上非常相似，只不過是兩個不同的系統平台。
話不多說：MLO（以及OF）最強大的地方，在於完全100%靈活的情景過濾箱設置。
什麼意思呢？
簡單來說：在 MLO 中，我可以給每一項任務，設置緊急性、重要性、情景、標籤、負責人、星標、完成程度……等諸多參數，然後，再用一個函數功能，把符合要求的所有項目列出來，呈現在我面前。
舉個例子：
我手頭上有三個項目（Project），每個項目都有十來項工作，有的進展到階段1，有的進展到階段2、階段3……我每天上班時，需要知道：有哪些工作還處於階段1，需要我去跟進和催促，該怎麼辦呢？
我新建一個視圖面板，用函數功能，要求羅列出「三個項目下所有處於階段1的工作」，保存，就行了。
這樣，以後每次到公司，直接點擊這個面板，我就能看到所有處於階段1的工作，可以立刻有條不紊地去把控。
這就是一種「過濾」用法。這個面板就是「過濾箱」。
類似的用法還有非常多，只要你能想到，基本都可以實現。
比如：為「電腦」「手機」「外出」等情景設置過濾箱。這樣，當你在通勤路上時，打開對應的「手機」過濾箱，就可以看到適合在「手機」情境下處理的事情。
當你拜訪客戶時，打開「外出」過濾箱，就能夠看到需要一併在外面處理的事情。
諸如此類。
當然，這個功能，現在滴答清單也有了，只是還沒有 MLO 這麼智能和全面。
話說回來，MLO 也有很明顯的缺點。
1）價格高昂。
MLO是按年收費。每年的授權費是200多塊人民幣，而且，網路同步功能需要另外付費，否則就只能在一台電腦上使用。
另外，每次 MLO 更新大版本，都需要重新付費購買，當然有一定的折扣。
最近剛好更新到了 5.0，官網的政策是2017年1月後購買的用戶，可以免費升級，其他用戶需要付費。中國地區有優惠。
2）網路連接有問題。
由於眾所周知的原因，MLO 的網路同步並不通暢，必須時刻掛著代理，這又是一筆費用和麻煩。
3）移動端體驗一般。
這是絕大多數 GTD 工具的通病：移動端操作非常繁瑣，不近人情。MLO 也不例外。這也是令我最終放棄它的最大原因。
適合：主力用電腦工作，事務繁多的管理人員。
2. Nozbe
很少有工具，能令我剛上手時，就直觀地感受到「這是一個專業團隊做出來的」 —— 但 Nozbe 做到了。
測試這款工具的時候，各種熨帖的設計、細節、功能，不斷令我感覺到：作者一定也是一個，對時間管理和任務管理頗有心得的專家，因為他的設計太「跟手」了。
舉個最簡單的例子：
絕大多數任務管理工具的視圖面板，都嚴格按照時間來設置：今天，明天，以後（someday）等等 —— 這其實不怎麼科學。
比如：我現在手上有個重要的任務，下周一要交，但是它特別重要，那麼，我應該為它分配到哪一天呢？
今天？下周一？還是今天到下周一之間的每一天？
傳統的工具很難處理這種問題，但 Nozbe 做得很好：它的默認視圖是「優先」（也就是星標）：任何任務，不管它隸屬於哪個項目、哪一天，只要你覺得它是重要的，需要處理，點一下星標，它就會在這裡出現。
然後，只需打開 Nozbe，在默認的視圖裡，你就會看到所有這些你標了「優先」的任務，可以完全專註去處理它們。
這是一種非常適合聚焦的做法。手頭上有許多重要任務的人，一定會理解這個痛點。
不止如此，Nozbe 也提供了項目、團隊的設置 —— 你完全可以用它兼任一部分的項目管理工作。這對於小團隊來說，尤其高效。
另一個很贊的點，在於：Nozbe 是基於網頁的，無論你用電腦訪問，還是用手機，本質上都是訪問同一個東西，只是做了適配。這就很適合多平台。
這裡要吐槽一點：
很多工具標榜自己是「高效任務管理」，但只提供移動端APP，連網頁端都沒有 —— 這算什麼高效任務管理呢？有多少人會用手機完成100%的生產力工作？還是說工作時，電腦邊同步放一個手機，做完一項，再到手機上勾掉一項？
至少，在手機能取代電腦之前，不能跨平台的工具（尤其是只有APP的工具），基本都是玩具。
當然，Nozbe 的缺點也是一樣的：價格昂貴，以及連接上稍微不是那麼流暢。
它最便宜的模式是每月48元，比起 MLO 還要貴一些。
適合：自由職業者，個人小型工作室。
3. ToodleDo
這是一款很有意思的工具。
它想做一個很有野心的事情：集成了五合一的功能，完全成為你生活的管家。
哪五合一呢？任務管理，筆記，大綱，清單，習慣和目標管理。
這就使得「一站式」工作管理成為可能。試想：
工作時，打開 TodoList，處理任務。
一邊做著，一邊把任務過程中的要點、Tips，記錄到筆記欄裡面。
突然，需要草擬一個方案（或報告），打開大綱欄，直接寫起來。
寫完報告，需要收集一些素材，打開清單欄，新建一個項目，把收集到的資料一條條記錄上去。
最後，下班回到家了，打開目標管理，發現今天還有100頁書沒看，趕緊行動起來。
……
這就是一個典型的使用場景。也是 ToodleDo 希望幫助你做到的事情。
不得不說，ToodleDo 的功能是非常強大的：
時間管理方面，各種參數、設置、文件夾，該有的基本都有；
筆記系統，用起來很順手，搜索功能也很強；
清單系統，自定義非常靈活，可以設置星級、打分等各種格式的單元格，還支撐篩選和搜索功能……
但是，用起來，總會有一種樣樣俱全，但每一樣都缺了點東西的感覺。
記錄靈感和備忘錄吧，它沒法貼圖；
收集素材吧，操作又太繁瑣，不夠自然；
大綱功能是不錯，可又沒辦法跟筆記和清單聯動；
……
所以，用了一陣子，最終還是棄掉了。
當然，它的優點也很明顯：完全免費；全網頁訪問；連接速度還可以……
適合：喜歡一站式平台、大而全功能的人。
4. Notion
我不止一次推薦過這款工具。這絕對是我這幾年以來，見過的，最具震撼力和突破性的軟體。
它已經不是單純的筆記工具或時間管理工具了 —— 你很難用一個標籤去定義它，因為它的模式非常新穎。
簡單來說，它的思路是這樣的：事先定義了各種「部件」，比如單選框、標題、子標題、注釋、鏈接、文件、引用……
這些不同的內容格式，在 Notion 看來，就是一個個「部件」。你可以用它們來承載相對應的內容。
然後，再通過把不同的部件進行組合，像搭積木一樣，搭建出自己的一整個頁面和系統。
想做一個讀書筆記模板？想收集影評和打分？想記錄自己的願望和財務儲蓄？想管理好時間、任務和團隊協作？統統沒問題。
基本上，只要你想到的東西，都可以用這些積木「堆」起來，讓它成為你專屬的模板。
比起 Excel，它的自定義更靈活，多媒體功能更強 —— 你可以把不同部件，拼接成更大的部件，再拼接成更大一級的部件、頁面模板……在不同的場合應用。並且，附加鏈接和附件，都不是問題。
可以說，在靈活性和自定義方面，它幾乎做到了極致。
因此，它剛出來的時候，我就感覺，這個模式將會大放異彩。
不過，缺點也很明顯：它對新人不太友好，不適合喜歡簡潔、輕便的用戶。你必須先去折騰它，打造出自己的一套模式，用起來才會更高效。
另外，稍稍有點略顯臃腫了。國內的連接也不方便，需要掛代理。
適合：喜歡鼓搗新事物，需要高度靈活性的用戶。
5. 其他
最後，再推薦幾款體驗還不錯的工具，作為補充吧。
Todoist：整體非常接近滴答清單，輕便簡潔，顏值高。操作非常便捷，樹形視圖很贊，但UI的信息密度有些低。
Remember The Milk：非常老牌的工具，跟滴答清單、Todoist是一類的，操作上只有細節的區別。可以試試。
Trello：高度自定義的協作工具，更適合用來做團隊溝通協作，個人用也未嘗不可，但不是特別方便。
印象筆記：這是我的主力知識庫。用來做時間管理也可以，但任務一多起來，就不是很方便了。
最後，如果你是純蘋果用戶，輕便的選擇也可以考慮用Bear，重度的方案則用OmniFocus。
當然，工具始終只是工具，關於如何應用的方法論、技巧，後面也會繼續分享。
希望能給你一些啟發。: )
如果你有關於生活、學習、思維的困惑
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