戰略性地規劃時間，所有領導都需要看看

湯姆·詹泰爾曾任通用電氣（GE）高管達20年之久，之後他加入市值70億美元的航空零部件供應商勢必銳航空系統，擔任CEO一職。詹泰爾參與了哈佛商學院的CEO時間研究，他和助理用13周追蹤他自己的時間規劃，並和領導本研究的邁克爾·波特和尼丁·諾利亞討論了結果。

詹泰爾近期向《哈佛商業評論》英文版的丹尼爾·麥克金（Daniel McGinn）和哈佛商學院研究助理薩拉·希金斯講述了他的發現，以及他試圖改變的行為。以下為本次對話節選：

你在職業生涯早期如何學習管理時間？

詹泰爾：記得20世紀90年代時，我還是麥肯錫的顧問，當時我試著使用手動操作、特別繁瑣的FranklinPlanner日曆系統。這個系統太笨重了，裝不進我的公文包。後來我開始用PalmPilot，再之後是黑莓，現在我用的是Outlook。在我的職業生涯中，時間管理工具的效率大幅提升了。

但我更多是從導師身上，特別是在GE時學到了如何管理時間。我觀察在這方面遊刃有餘的領導者並效仿他們。我還記得當年在GE金融部門全球消費者金融的老闆戴夫·尼森（DaveNissen）。他的時間很緊張，有太多工作，但他明確優先項目，大刀闊斧地砍掉不重要的任務。他每晚按時回家，而且休完所有年假。他太高效了。我一直都希望有和他一樣的工作模式。

成為CEO後，上述方法對你來說有用嗎？

一開始作用不大，因為我的職責範圍要大得多。我領導GE的業務部門時，面前也有大量需求，但和上市公司CEO的工作量相比根本不是一個數量級。突然間你背負上了應付董事會、投資者和更多媒體的責任。他們耗費的時間太多了。新要求源源不斷，你的日程表瞬間就被排得滿滿當當。

通過連續13周密切追蹤自己的時間安排，你從中了解到了什麼？

我詳細記錄了自己的時間規劃，還和其他CEO做了比較，這非常有用。這次獲得的有些洞見讓我頗為驚訝。比如我和直接下屬一對一交流的時間遠比所有CEO的平均值低，而我之前對此完全沒有概念。我跟本次研究負責人哈佛商學院教授邁克爾·波特和尼丁·諾利亞討論我的結果時，就像在做一次非常緊張的績效評估。他們很友善，但給我反饋時並沒有客氣。

為什麼你和直接下屬交流時間較少？

我傾向和更多人一起規劃會議議程——我們有來自不同事業部和地點的與會者。所以我的確和直接下屬有交流，只不過不是一對一談話。我本計劃每月都和所有直接下屬開一對一會議，但他們和我都太忙了，所以我的助理經常因為更重要的事取消了這些會議。波特和諾利亞覺得，如果我和直接下屬有更多一對一交流時間，就能委派更多任務，讓他們負起更大責任。我們對此展開了積極的討論，最終我決定不再取消一對一會議。接下來我們看看有沒有效果吧。他們還建議，商務差旅是進行這些談話的好機會。我們的總部位於威奇托，這個地方的航線有限，所以我們多數情況下都乘私人飛機出差——這段時間很適合進行一對一談話。

研究數據還說明了什麼？

我們發現，我的會議基本在一或兩個小時內結束。好消息是，我沒有很多長達六或七個小時的會，而且我開長會的次數也少於CEO的平均值。但波特和諾利亞問了個好問題：為什麼你要花一小時？難道不能在45分鐘或更短時間內開完會嗎？於是我們開始安排時長45分鐘的會，比如從下午1:15到2:00。我們還繼續要求我的助理在會議結束時間的前五分鐘，進會議室告訴我們準備散會，避免拖延時間。我發現，CEO開會開太久的話，會影響到組織中所有人的時間安排。

數據表明，你花大量時間在電子郵件上。這是個問題嗎？

波特、諾利亞和我談了很多電子郵件的問題。我的確在這方面花了太多時間。電子郵件缺乏人情味，而且比較被動。CEO必須有親和力和本真性，而電子郵件反映不出來這兩點。波特教授和諾利亞院長在我就讀哈佛商學院時教過我組織行為學，他們鼓勵我和員工有更多一對一交流時間，並且多進行走動管理。這是我參與本研究的最大收穫之一。我還必須有更多獨處時間，思維和行動要更積極主動。我沒有被安排工作的時間段太短了，不能對重大議題進行深度反思，所以一般我也就是看看收件箱。擺脫收件箱太困難了，但我還在努力，而且我在總部走動管理的時間變多了。

CEO真的需要大量獨處時間嗎？你在空閑的時候，比如開車、健身或等飛機，不會考慮公司事務嗎？

我在開車或乘坐沒有Wi-Fi的飛機時的確有反思的時間。專門用于思考的時間有重要價值。我在這些時間裡確實想到很多新點子。更廣泛地說，波特和諾利亞不只強調了反思時間，還建議預留時間發揮自發性，不要將日程安排過滿。

你的助理不能幫你避免把日程排太滿嗎？

我從規劃日程的流程中學到的一件事是，你的助理必須是戰略合作夥伴。現在我試著定期和她坐在一起談話，確保她知道我的優先項目有哪些。她還做了不少對我有幫助的小事。比如她屏蔽了我的日程安排，所以沒人能在Outlook中看到我的時間表，發現我有半個小時的空閑，然後要求跟我開會。她將會議定在其他人的辦公室，所以我必須走出自己的辦公室。她還規定了我每天半個小時的午飯時間。這是個健康的習慣，所以我每頓飯都不會錯過，還能找到人邊吃飯邊輕鬆地聊天。

說到健康習慣，波特和諾利亞責備你不健身了嗎？

他們確實讓我有些為難。我需要找時間健身，但之前從來沒試過。我的鍛煉時間只佔個人時間的4%，比平均值低，而且老實說，有健身時間就很幸運了。他們還指出，我在個人愛好上花的時間不夠。我現在唯一的愛好就是高爾夫球，多數情況下都和客戶一起或在行業活動中玩。當然，我不反對花更多時間啦。

你和客戶相處的時間比CEO平均值多。這意味著你做出了什麼犧牲？

我對客戶的重視源於早年在GE工作的經歷——GE的領導者花大量時間和客戶溝通。在這方面，傑夫·伊梅爾特（Jeff Immelt）是個榜樣，我從沒見過做得比他更好的人。我們的行業有大量活動，比如協會例會、飛行表演等，每個人都在場，所以是社交的好機會。參加這些活動意味著你在總部的時間會比較少，必須將更多工作委派給團隊，但這可能是件好事。

你對未來領導者有什麼和時間管理有關的建議嗎？

戰略性地規劃時間，因為這就是你的戰略之一。你不能把這件事變成自下而上的被動過程。你必須自上而下地管理時間，而且絕不能委託他人。即便現在流行使用電子郵件，你也必須要求自己堅持面對面溝通，讓別人看到你真實親切的一面。

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！