職場高效能人士的8條行動指南
Sept.
28
灼見（微信號：penetratingview)
高效工作的最終目的是：把工作做到最好、樂在其中、享受工作中和工作之外的生活。
作者 | 馬芷子
01.
效率管理讓你更有目標感
那些永無止境的工作從四面八方蜂擁而來，而生活不只有工作，還有其他家庭瑣事等待你處理。有時，你會覺得一切都在朝不同的方向發展；有時，你又覺得一切又像交通堵塞一樣，陷入了停滯狀態。這時，
我們需要對待做事務進行一系列「交通管控」。
把你頭腦中所有的待做事項統統倒出來，寫在筆記本上。通過合理的分配管理無序的工作。
把那些停滯不前的事件標
紅色
，思考你能放棄的、能採取行動的、或尋求哪些幫助可以讓這些事不再停滯不前；
把那些懸而不決、陷入暫停狀態的事標
黃色
，你要為一部分事設定完成期限，將另一部分推遲的事件統一放到固定區域，待有時間的時候探討。
把那些需要處理的事情標成
綠色
。先從全局規劃，然後將事件分解成一個個具體的行動，接著在你的日程表裡為這些事情排出優先序，隨後就是嚴格的執行計劃，每完成一件事，就在它前面劃鉤，給自己有儀式感的肯定。
02.
心態管理讓你更有確信感
其實導致你拖延、抗拒或緊張的，不是工作，而是你自己。
我們的腦海中總是會產生一些想法，這些想法讓我們產生焦慮和反抗心理，引誘我們拖延並分散我們的注意力。我們將這些想法比作我們內心的猴子，例如，分散你的注意力的猴子、打擊你的猴子、阻攔你的猴子、給你製造壓力的猴子、動搖你意志的猴子、對你大吵大嚷的猴子。
戰勝你內心的猴子，不要試圖對抗它們，那隻會讓你筋疲力盡。你可以把工作變成一場遊戲，不是對抗，把它變成你正在努力解決的一個難題。每當做有難度的事情時，你都會有所收穫。
克服工作中的畏難情緒，你可以增加一些工作樂趣，例如，和同事比比看誰先讓收件箱未讀郵件數量清零、站起來打棘手的電話、改變工作環境去到戶外/美術館/咖啡廳等；你也可以將工作當成通關打怪的遊戲，例如：你要通過逐漸增加的任務去拯救世界，把注意力放在小目標上，它們會讓你一步一步地靠近總目標；在遊戲中，每完成一個小目標，就會獲得獎勵，你也可以獎勵自己。
03.
時間管理讓你更有節奏感
忙碌不是有效或成功的代名詞，加班並不代表你能幹，反而我們應該告別加班文化：
稱讚以最快的速度發揮出最高水平的人，而不是工作時間最長的人；
允許員工在高效完成工作後提前下班；
用影響和結果而不是工作時間來衡量工作成果。
只有目標明確的忙碌才是有成效的。
忙碌並不難，難的是知道自己應該停止做哪些事，真正的高效是知道不做什麼，這樣才能把精力投入要做的事情上。如果將帕累托定律運用到工作上，就意味著80%的成果來自20%的行動。
只有對工作做減法，直擊人生目標，才能保證執行到位。
做項目之前，通過項目名稱，往往能讓我們判斷是否值得去做：
能看到明確結果的項目，讓人們知道什麼狀態叫「完成任務」；
有明確重心的項目，讓人們有共同的目標；
沒有太多的不確定的變化空間的項目，你做的事一定會有結果、有意義；
有趣的項目，讓人有熱情做下去。
04.
團隊協作管理讓你更有參與感
從容應對同事、老闆的各種待辦事項，主動管理對方的期望。
在郵件簽名里註明你的空閑時間，讓他人知道什麼時間能找到你，可以提前計劃；郵件前面對設定持續的期望或先發制人很有用；
如果想讓發件人知道你的回復時間，自動回復更有用；
把電話轉接到語音信箱，會讓人露出微笑，同時起到營銷作用，並讓客戶知道，你在工作時投入全部精力；
你可以給客戶或同事設定一個開放辦公室的時間，讓他們知道可以在哪段時間去找你。
團隊的效率在一定程度上取決於團隊成員的交談質量。以下是一些有用的交談方式。
我們要放棄什麼？
在這個問題中，哪些是由我們造成的或加劇的？
你想要什麼，需要我做什麼？
你考慮到這件事了嗎？
05.
情商管理讓你更有自主感
只有劃清工作界限，才能愉快相處。
基於你個人的時間和能力，以及你的家庭和團隊的實際情況所劃定的界限，表明了你對自己、家人和團隊的重視程度。界限的作用更多是讓人們重視界限之內的東西，而不是把他人擋在外面。
學會拒絕，不做工作中的老好人。
有時候我們必須說「不」，並不是因為我們不會，而是因為那不是我們該做的事。有時候，必須讓別人做他們能做的事情，我們才能做只有自己能做的事情，為我們擅長和喜歡的事情騰出空間。有了空間，我們就能真心實意地對重要的事情說「是」了。
在錯誤中學習。
錯誤會讓人感到不舒服，但我們越是隱瞞，它們就越容易加劇和惡化。忽略錯誤並不會讓它們消失，甚至還會導致更多錯誤。同時，把錯誤想得太嚴重會製造一種羞愧和責備文化，這種文化自然會使我們更想隱瞞錯誤。錯誤是學習的重要組成部分，無論是在你開始一份新工作時，還是在你的公司進入一個新領域時。
06.
精力管理讓你更有輕鬆感
精力充沛是高效的前提。
一個人的精力在一天中不同時間段各不相同，有高峰期，也有低谷期，這是完全正常和自然的現象。我們應該嘗試利用，而不是改變這一點。在一天中精力狀態最好的時間段，做最重要的、需要你集中注意力的事。
以良好的狀態開啟新的一天。
你可以找到適合自己的方式，例如：晨跑、清晨冥想、做一些舒展動作、喝清茶等。
找到讓自己每天進入工作狀態的模式。
人們很容易把查收郵件當成早上要做的第一件事，但如果先關心其他人的事，再關係自己的事，就很容易讓別人的日程安排支配你一天的時間、一個壞消息可能會影響你一天的心情。所以，開啟每天的工作模式，從關注自己開始，用半個小時時間做一整天的日程規劃，梳理你為「今天」做的選擇是什麼？
給自己一段放空的時間。
有時候，大腦需要主動把注意力從工作上轉移開，學會在休息的過程中充電，獲得能量，從而提高接下來的工作效率。我們每天、每周、每月、每個季度甚至每年都要有一個恢復期。即用工作之外的時間養精蓄銳，這樣我們才能精力充沛而不是體力不支地重回工作崗位。
07.
挫折管理讓你更有敬畏感
如何克服工作焦慮，理清頭腦，奪回控制權。
清空大腦。
把那些讓你焦慮的事情或想法從你的大腦里轉移出來，寫在紙上或輸進電子文檔里。這樣你就可以在一個地方看到完整的情況並開始理解它。
區分憂慮與工作。
不是說你寫下的所有事情都能被處理，去做那些你能夠控制的事；
對於那些你覺得有義務做但卻不在你控制範圍內的事，只是你單純的憂慮，不要把你的注意力放在上面。
明確行動。
把那些在你控制範圍內的事情，分解成一個個的具體行動，然後排出優先序，就開始責無旁貸的執行吧。
選擇從不同角度看待壓力，利用壓力帶來的力量幫助你為即將面臨的挑戰做好準備。
在以「如何把壓力變成朋友」為主題的TED演講中，麥格尼格爾解釋說：「改變你對待壓力的態度，就能改變身體的應激反應。」她建議不要認為壓力有害，而要把應激反應當成一種跡象，表明你的身體變得活躍，就像即將開始比賽的運動員一樣迎接挑戰。
08.
只有付諸行動，才能兌現高效
制訂你的行動計劃。
最快讓自己陷入焦慮的辦法是一次承諾所有事情。記住愚公移山的道理：非凡的成就源自每天都朝著正確的方向邁出平凡的步伐。因此，為你要做的事情設定總目標，層層分解成多個子目標，然後制定具體的行動計劃表，有條不紊的執行。
你要對自己每一次行動的成果加以肯定。
有儀式感的慶祝你每一步取得的成績，你會形成一種慣性「成功」的行動模式。真的很有效。
高效工作的最終目的是：把工作做到最好、樂在其中、享受工作中和工作之外的生活。
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作者:馬芷子，某智能製造行業領軍企業人力資源總監，國家(高級)人力資源管理師,國家心理諮詢師、培訓師，EQ-i2.0情商分析師，著作《極簡思維》、《新全腦思維》。
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