牛津美女學者告訴你時間怎麼用
文／Cherry Ni
牛津大學古老的New College
在牛津，常常可以聽到這樣的傳說：xx每天只睡4-5小時，早上6點就起來進行賽艇訓練，8：30開始上一天課，然後晚上參加各種社團活動，各種聽講座，各種社交活動，還要寫作業，到凌晨1、2點鐘的時候睡覺。
作為「每天不睡滿8-9小時會死」星人，我真心羨慕這樣天然不需要長時間睡眠的人，因為他們通常精力更充沛，也能做更多的事情。我記得大學時代整個專業成績最好的女孩子就是這樣的人，她每天只要5小時睡眠就夠了，而她也常常跟我們說，人只要5小時睡眠就夠了，然後，不到30歲的她，已經在香港某大學當老師好幾年，說不定已經升副教授了……
除了這些天然不用睡覺的人，統治這個世界的還有另外一種人，就是效率奇葩。比如這屆牛津MBA班上有個哈佛大學的講師（哈佛講師還來讀MBA, 本身也挺奇葩的），在眾多學霸吐槽MBA學業壓力太繁重課程太多作業太多項目太多的時候，他卻表示，MBA只是他在牛津做的三件事情之一，此外他還騰出時間做另外兩件也很不容易的事情——寫書和做自己的文化諮詢項目。於是，我當時就對這個已經40出頭的哈佛講師的時間利用率產生了極大的好奇，他究竟是怎麼做到在不犧牲睡眠的同時，兼顧這三件頗有挑戰性的事情的？對此，我專門請教了哈佛講師，此外我也專門去參加了時間管理的workshop，希望能找到我們的「效率殺手」，以及如何拯救我們效率的方法，作為一個效率低下的懶癌晚期患者，我覺得很受益。
除了上課、聽講座、寫作業、參加各種社交活動，很多同學早上6點起來進行賽艇訓練
你的效率毀在哪你知道嗎？
哈佛講師說，自己主要是減少碎片化的時間，而把時間都湊成整塊的，去完成一些大的事情。比如，他不用Facebook, 只用郵件和電話，此外，他也不參加許多社交活動，但是他踢足球，這樣既可以鍛煉身體，也可以社交。在他看來，我們浪費時間的原因就是時間的碎片化，以及許多低效的社交活動。
和他表達類似觀點的還有我的瑜伽老師Sophie。她在商學院開一門課，叫做「商業與冥想」，專門教企業家如何提高效率。和她交談的過程中，我總結出的一個關鍵詞，就是mindfulness, 所謂的mindfulness就是在做一件事情的時候全心專註於此，而在Sophie看來，許多企業家效率不高的原因，也就是因為他們總是害怕錯過一些信息，所以和客戶談的時候不停接所謂的重要電話，影響了會談，回公司開會的時候又想著剛才和客戶談判哪裡沒處理好，影響了開會……
前幾天，我去參加了學校里一個關於時間和壓力管理的workshop，老師一開始就直截了當地說，我們效率底下的原因就是太貪心，想做太多的事情，其實所謂的提高效率，不是說本來一個月寫一篇論文，現在要寫兩篇，而是如何讓那一篇論文在更短的時間內更有效地去完成。「畢竟，人的個體差異很大，制定一個不切實際的目標，只會讓你的時間管理變得無效。」
牛津里有太多值得花時間去探索的地方，這是Christ Church學院吃formal dinner的餐廳，哈利波特曾在這裡拍攝
「 應該先做『緊急但不重要』還是『不緊急但重要』的事？"
在方法論這個視角上，workshop的老師Barbara給出的建議，就是把事情分為「緊急而重要」、「緊急不重要」、「不緊急但重要」、「不緊急不重要」四項，其中，「不緊急但重要」的事情最應當引起我們警覺，因為它們不緊急，往往容易被我們忽略，久而久之，這個目標就永遠達不到。比如想學習一門外語，但是每天一忙，就覺得「抽不出」時間給它。對此，Barbara的建議是，如果有可能，反而要把這種「重要而不緊急」的事情的放在「緊急」的事情前面，後者因為有急迫感，我們是一定會想方設法去完成的。
這其中，最折磨人的可能就是「緊急但不重要」的事情了，比如說，朋友要求幫忙，這件事可能對他/她來說很重要，但是對你來說不重要，卻要花費你很多時間。怎麼辦？Barbara認為，提高效率不是說讓我們成為冷漠的人，但是「爛好人」卻也同樣不值當。如果僅僅是礙於情面而去做，不如直截了當地告訴朋友你沒法做，然後再解釋和道歉。
Sophie提到的mindfulness的方法也非常重要，就是如果決定了做一件事情，就專註於此。對此，她提到，從一件事情轉換到另一件的過程非常重要，比如，我們可以把想做的全部事情先寫下來，這樣就不會因為害怕忘記，而在做一件事情的過程中插入另一件事情；而我們也可以通過慢走等方式（其實也是一種冥想），總結梳理上一件事情，同時為下一件事情清空頭腦。有時候，在煩躁忙亂的情況下雖然做了好幾件事情，但其實質量都不高，還不如短暫停下來，再投入進去。
博物館的蝴蝶
「 為什麼西方人喜歡用郵件？」
我在來英國之前，就感覺到西方人很喜歡用郵件，郵箱比電話號碼都好用，來了英國更感覺如此。顯而易見，相比打電話，寫郵件的過程更需要人的思考和提煉，所以我有個企業家朋友，每次接單她都要求中國客戶用郵件把想要的內容寫給她，她覺得這樣他們會想好了再說，而不會像打電話那樣，自己都不知道要什麼，東一榔頭西一鎚子，變來變去。明確的表達，也有利於提高溝通效率。
郵件的另外一個好處是不會打擾別人的工作安排。在中國，大家都喜歡打電話，這樣的好處當然就是提高了優先順序，但其實，如果別人恰好在做另外一件事情，或者在毫無準備的情況下接的電話，效率其實是不高的，我自己就有深刻的體會。所以我現在在英國，一個比較大的改變就是盡量保證整塊的時間去工作，然後專門留出一段時間集中處理各種郵件以及來自國內的微信信息，盡量避免時間的碎片化。
鬼故事之旅
不過，無論在國內還是在英國，無論用郵件還是用電話，我覺得在公司里，影響效率很大的一個原因就是層級之間的不透明。比如，A董事長聖誕前夕要回家，從英國到法國，讓B秘書買一張機票，但是B接收到的指令只是買一張機票，於是她花了很多時間去買，但是因為聖誕前夕的機票太難買了，她沒買到。其實，要是B秘書知道A董事長只是想回家，那麼她可能就會同時提交好幾種可行方案，比如買火車票、大巴票之類的，事情也可以更有效地解決。但事實卻往往是，因為層級間的不透明，白白浪費了下級員工許多時間精力。
我曾經採訪過的一家中國互聯網公司，在這方面做得好。他們從總裁到最底層的小員工，工作日程表都是共享的，我當時約總裁的採訪，接待我的副總裁說，都不用問董事長的時間，直接看一下他的日程表就可以，哪天有空就直接把我的採訪邀約寫進去，他自己也馬上會看到。反之，總裁約員工之前也是先看一下對方的日程表，選擇兩個人都有空的時間，因為很有可能總裁挑選的日子，員工需要去和重要的客戶約見，或者有別的重要事情，而礙於上下級關係，員工也往往會推掉這些約見去見總裁，這樣反而影響了工作效率。
參加Oxford Union的活動
最後，說一些跟我一樣的懶人喜歡聽的話：我在workshop上遇到一個俄羅斯姑娘，牛津的博士後在讀，她說，自己每天不睡8-9個小時絕對不行。然後我們就探討了一下，覺得像我們這樣的人因為睡飽了，通常性格溫和脾氣好，而那些每天睡4、5個小時的人，雖然更容易取得一些成就，但是在人際關係方面說不定也會存在一些問題，因為他們通常野心勃勃，脾氣會比較大，頤指氣使……然後我們就談到了鄧文迪，談到了其他那些在工作上有成就，卻在人際關係上出現問題的人們。之後，俄羅斯姑娘對我說，「天哪，這麼看起來，我們還是繼續睡足8、9個小時吧！「
作者簡介：Cherry Ni Lean In Shanghai 駐英特約撰稿人，來自中國的財經記者，目前在牛津大學做訪問學者。上可八卦馬雲索羅斯，下可探討超市打折快遞包郵，上得了廳堂，接得了地氣。此外，病態迷戀外面的世界，在希臘騎摩托車環過島，在日本遭遇過地震，在美國經歷過槍擊事件，在伊朗和當地人一起生活過……一直覺得瑣碎無趣是女性最大的敵人，所以想盡辦法遠離它們。而這正是Lean In一直在做的事。除了在Lean In Shanghai的平台上與大家分享、互動之外，也歡迎關注她的私人微信公共號「這個老外有點二」。
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