四家企業「無紙化辦公」養成記：這才是PDF的正確打開方式！

40多年前，「無紙化辦公」的概念首次被提出，發展至今已漸漸成為了主流趨勢，眾多企業都在積極推行。但是筆者卻發現了一個奇怪的現象，很多企業在推行了「無紙化辦公」以後，不但員工的工作量沒有減少，甚至就連最應該看到的紙張使用量的下降也沒有如預期中的呈現。

為什麼呢?首先，有很多員工還是秉承著以前的行事風格，認為只有紙質保存才是最穩妥的，所以，無紙化辦公的內容還會以紙質的形式留存一份或多份;其次，企業選擇的「無紙化辦公」方式可能並不適合自身的實際需求，從而導致了工作流程的繁瑣和高錯誤率。

如何才能選擇一款真正有效的、符合企業「無紙化辦公」需求的產品呢?紙上談兵不如躬行實踐，筆者找到了四家已經成功實現了「無紙化辦公」的企業，並從多個角度剖析了他們選型和實施的過程。

1.企業概況

中央研究院成立於1928年，是中華民國時期中國最高學術研究機關，也是現今我國台灣地區最高學術研究機關，旗下共有3大學組、24個研究所和7個研究中心。

士林電機創立於1995年，目前的員工數量4200+，辦公室和工廠遍及台灣、大陸、越南、菲律賓、澳洲與美國，年營收達63.8億美元。其核心業務集中在重型電氣系統、電氣設備和機械自動化，同時也涉足數字成像電視頻道、光電產業設備與系統整合。

雅特生科技成立於1968年，主要業務為提供設計與製造能源轉換以及嵌入式運算解決方案，目前有2萬多名員工，10座工程中心、4座生產設施，銷售與辦事處遍布世界各地。

Oiv是克羅埃西亞的國營電信巨頭，在國內無線電廣播與電信行業擁有超過90年的經驗，提供完整的無線電與電視廣播服務、影音內容、數據分發、光纖出租、主機代管與現代化的媒體服務。

2.遭遇的挑戰

中央研究院作為一家學術研究機關，隨著研究項目的不斷增多，其產生的大量數據就成為了必須要解決的問題。PDF具備在不同設備與操作系統之間保持格式一致，以及有效減少文件大小從而節省存儲空間的特性，而這兩個特性剛好是中央研究院數據歸檔與管理所需要的。

但是，即使確定了PDF是解決問題的最佳選擇，中央研究院還面臨著很多挑戰：

• 每日需要將大量文件轉換為符合ISO標準的PDF;
• 如何能夠自動執行並轉換PDF;
• 如何壓縮生成的PDF文件以節省儲存空間;
• 如何降低軟體的維護與管理費用。

士林電機之前就採用了PDF來處理各辦公室、工廠的大量電子文檔，所以它遇到的主要矛盾是日益增長的工作量及文檔數量與落後的PDF軟體功能之間的矛盾。因為缺乏PDF可編輯功能，士林電機150多名員工只能不停地重複轉換PDF文件，不僅經常會出現版面與內容錯置的情況，而且獲取文本的等待時間也很長，導致工作效率極低。

與士林電機一樣，雅特生科技公司很早就在使用PDF來處理文件工作，但不同的是當時雅特生科技使用的是Adobe Acrobat，隨著業務擴張和使用人數的增加，Acrobat高昂的價格與嚴苛的授權條款漸漸讓雅特生科技不堪重負。

OiV 作為擁有超90年經驗的克羅埃西亞國營電信巨頭，使用PDF的方式卻出乎意料的陳舊，公司應用的PDF軟體不僅品牌不同，而且還需要在計算機上單獨安裝與啟動;員工也慣於使用「老方式」來編輯PDF，即把PDF轉成可編輯的格式，修改內容之後再轉回PDF。這樣的編輯方式在文件數量較少時還可以勉強接受，但是當文件數量到達一定數量之後，弊端就逐漸顯露出來了：

• 編輯PDF困難導致生產力低落;
• 超大附件引發空間不足危機;
• 未標準化PDF軟體問題多多。

3.產品選擇

從前文中，我們看到這四家企業在所屬領域、企業規模以及遇到的挑戰等方面都各有不同，自然他們對於產品的需求也不同。

中央研究院更專註PDF文件的轉換，所以他們更期望所選擇的產品能夠將文件批量轉換為符合ISO標準的PDF。而文電通PDF轉換伺服器所擁有的三大特色剛好滿足中央研究院的需求：

• 控制台與客戶端：客戶端連接到伺服器後，能夠以操作Driver的方式將文件轉換為PDF;
• 監視文件夾：監視文件夾內所有的文件都可以自動轉換為PDF，並且通過四個「狀態文件夾」來查看轉換結果;
• 開發者工具：文電通PDF轉換伺服器是唯一支持集成的解決方案，能夠快速將大量數據轉換為符合標準的PDF。

士林電機更希望PDF軟體能夠擁有強大的編輯功能，能讓員工以類似Word的操作方式來修改PDF內容。經過詳細評測，他們選擇了文電通PDF套裝版。其中，Gaaiho PDF Driver、虛擬印表機與Office的整合能夠創建PDF和轉換PDF，Gaaiho PDF Converter功能支持將PDF批量轉換為可編輯的Word或Excel。

因為Acrobat高昂的價格與嚴苛的授權條款，雅特生科技不得不去尋找一種能夠輕易轉用的PDF解決方案，經過嚴謹的對比和測試之後，他們選定了文電通，並且成為了多年的忠實用戶。近期，雅特生科技進行了一次大規模的系統升級，經過對文電通PDF套裝版最新版本的評估，他們決定全面將香港、菲律賓和中國共6個辦事處、合計逾1000多份的授權，通過文電通企業授權方案一次升級到位。

目前，雅特生科技各個部門對文電通PDF套裝版的功能使用如下表：

OiV克羅埃西亞國營電信於2015年年底正式引進了文電通，使用的產品為文電通PDF終端伺服器套裝版。利用終端伺服器(每客戶授權)不只降低了OiV IT部門的管理壓力，同時也讓內部用戶能在公司網路內的任何一台計算機上遠程使用軟體。

4.實施部署&成本變化

選定了適合自己的產品，接下來要看的就是具體的部署實施以及實施之後的總體成本變化。

中央研究院在2010年首次部署實施了文電通，目前有超過1000名研究員、管理人員和教育工作者在使用PDF的轉換功能，每年的PDF轉換量約為6000 – 12000個文件。另外，選用了文電通之後，中央研究院現在只需定點維護2台伺服器，不必再像之前一樣同時兼顧院內各學院、部門多達1000多台的計算機，人力成本和維護時間大大縮減了。

士林電機本身就是文電通的老用戶，這次經過評測之後，將企業內部的文電通軟體升級到最新版。升級之後，企業內大量部署PDF軟體的總採購成本降低了多達43%。除此之外，在使用體驗上也有了很大提升，其中Office轉換為PDF的速度平均快了86%，PDF轉為Excel、Word的速度平均快了48%，而打開文件的速度開了54%。

正如前文所述，雅特生科技將香港、菲律賓和中國共6個辦事處、合計逾1000多份的授權，通過文電通企業授權方案一次升級到位。之前讓雅特生科技頭疼的價格問題，通過文電通PDF企業授權方案直接省下了48%的費用。

OiV是在2015年年底正式引進的文電通，利用專業版的編輯文本和圖像功能來調整PDF文件中的對象並編輯文字，大大節約了時間成本;使用者可利用減少文檔大小功能來壓縮富含圖片的PDF文件，避免超大附件引發空間不足危機;利用PDF文電通終端伺服器版 (TSL) 集中部署降低了整體成本，原先需要管理散落在四處的數百台計算機，但現在只需維護幾台伺服器。

5.文電通產品線全介紹

對於文電通PDF的使用滿意度，四家公司都給出了肯定的答案， OiV甚至還給出了這樣的評價：「因為文電通擁有我們處理PDF文件所需的一切功能，我們已不需要其他的軟體了，導入文電通是公司服務現代化的一步。」

據悉，目前已經有多達10000+公司或組織在使用文電通處理PDF文件。所以，文末筆者也整理了文電通全產品線，希望能夠幫助到有PDF需求的讀者。

• 文電通PDF套裝版5：由兩個獨立程序組成，分別為Gaaiho Doc 和 Gaaiho PDF Converter。其中Doc是專業的PDF文本編輯處理器，Converter具備批量轉換功能，能從多種文件格式創建PDF文檔或轉換PDF文檔為其它格式。
• 文電通PDF轉換器：專業的批量轉換工具，能將許多文檔格式快速轉為高品質的PDF文件。除此之外，還具有合併檔案、添加密碼、水印等功能;
• 文電通PDF轉換伺服器：提供強大的PDF轉換能力，另外，企業和組織也可利用SDK資源進行開發，並進一步整合到自己的工作流程或系統中;
• 文電通PDF閱讀器：極致的打開與顯示速度，且具備列印、新增書籤、添加註釋或填寫表單等功能;
• Gaaiho PDF Reader：移動版PDF閱讀器，具備填寫表單、添加註釋、多瀏覽模式等功能;
• 文電通PDF SDK：專門給開發者使用的強大工具。無論是系統整合還是程序開發，它都是導入PDF功能的最佳途徑。

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