辦公小技巧：WPS智能排版的綜合應用

說起排版，我們往往首先會想到文欄位落設置、插入圖片、表格等操作。但是，當資料來自外部各處時，排版過程中可能會存在一些棘手問題，例如版面容易出錯、不宜調整等都是常事。內容格式混亂的文檔排版，有時比全新編排一篇文章更費事，但對於圖文摘編的排版任務，卻無法避免這些問題，因為我們總不能將需要的內容重新輸入一遍。其實，如果善於使用WPS智能排版技術，其中的許多問題都非常容易解決。

1. 整體智能排版與局部智能排版

如果經常引用網上的一些資料，對於引用的網文，即便是通過選擇性粘貼過濾掉排版格式，或通過記事本中轉，過濾掉非文字排版控制符號，版面仍然可能會出現錯亂之處。這其中有多餘的空格作怪，或段首跳格設置不正確，還有的是回車或換行、空行或空段多餘等。所有這些都會造成版面的不規範，若用手動分別處理，即便是成批替換也會非常費時費力。利用WPS的智能文字排版工具，巧妙使用整體智能排版與局部智能排版相結合，可解決文章排版格式自動化整理問題。

整體智能統攬 自動解決大多數格式不規範問題

如圖1所示的文章是從網頁上複製過來的三段文字，可以看出每段文字的縮進很不規範，且段落中存在多餘的空格，段尾也存在多餘空白（圖1）。

由於文欄位落中格式方面存在的問題不止是一種，因此一一處理比較繁瑣。這時，點擊WPS文字的「開始文字工具」，然後在文字工具下拉列表中選擇「智能格式整理」命令，隨後會自動對文章中存在的常見格式類錯誤進行自動糾正，糾正結果如圖2所示。由圖可見，其中多數不規範問題得到了解決，但仍然遺留有未解決的問題（圖2）。

局部智能補充 針對性解決某方面的格式不規範

如果整體智能排版不能一次性完美解決，那麼，剩下的問題可以針對性地局部解決。例如，在剩餘的段落中出現了多餘的換行符未解決，則可以在選中要處理的段落後，執行「文字工具刪除換行符」命令，這樣就可以一次性解決換行符多餘的問題。其他遺留問題也可以如此逐一解決。

2. 多類型多餘空格同時出現的處理

從外部拷入到WPS版面中的文字若出現多餘的空白區域，外觀上感覺只是一些沒有文字的空白區。但是，這些空白的區域卻不一定都是按下空格鍵所產生的空格字元。表面上的「空格」，其實情況可能比較複雜。

「空格」的類型有哪幾種？

視覺上的「空格」有多種類型。在半形輸入狀態下按下空格鍵，會產生半形的空格。而當將漢字輸入法的半形狀態切換到全形狀態之後（圖3），按下空格鍵所產生的空格為全形空格，佔據兩個半形字元的寬度。此外，一些不可顯示的控制字元表現出來的也是空白的狀態。

如果文章中同時出現了如上所述的複雜空格的組合，那麼使用普通的成批替換，就很難一次性消除文章中的空格，具體表現出來的就是空格不能處理乾淨的現象。這時，可以使用WPS文字工具中的「刪除空格」命令來統一處理。該命令所處理的既不是單一的半形空格，也不是單一的全形空格或空白控制符號，而是對這些可能存在的視覺上的空格符號進行一次性替換，這相當於用查找替換功能進行多次不同類型空格的替換，因此要比手動多次替換效率高。

3. 縮進與空格混雜造成的版面混亂

與空格類似，段落縮進在版面形式上也呈現為空白的區域。因此，你很難判斷一個段落的前面多餘的空白區域到底是由多敲擊或複製了空格造成的，還是由多餘的縮進符號造成的，除非通過設置將控制符號也顯示出來。

在這種情況下，如果僅使用上述介紹的「刪除空格」命令，就很難一次性解決段首空白區域的問題。空格被刪除掉之後，還會留下因縮進多餘而造成的空白區域。

如果文章中同時存在段首空格、段首多餘縮進等「空白」符號。那麼，我們可以採取分步進行的方法來解決。首先，使用「文字工具刪除空格」命令或「刪除段首空格」命令，將段首多餘的空格一併處理掉；然後再執行「文字工具段落首行縮進2字元」，將每段首行空白執行規範化處理（圖4）。

4. 用兩種方法處理文章空段的問題

自然段之間如果保持與普通行距一樣的距離，視覺上就會感覺版面很擁擠。這時，不少人利用在每段後加一個回車換行的動作，增加一個空白行來拉大自然段之間的距離。其實正規的做法應該是在段落設置中設置段間距，即段前或段後距離（圖5）。大批的段落間距設置可以使用設置好一段後用格式刷複製的方法，也可以在選中多段要處理的文字之後，進行段落間距段前段後距離的設置。

如果只希望讓各段落之間快速保持一行高度的間距，那麼，使用WPS文字智能排版命令「文字工具增加空段」，就可以一次性添加段落間的空白行。反之，如果是從外部灌入文本之後，發現在段與段之間空白行太多，則可以使用「文字工具刪除空段」命令，將段落之間的空白行一次性去除（圖6）。而後用同樣的方法再行添加單一空白行。

5. 多級自動標題如何實現不同風格

標題或自動樣式會延續前面的內容進行逐級設置或順序自動排列。如果希望在不同的段落或頁面中出現不同風格的標題或自動樣式內容，可使用插入節的方式，讓節前或節後的內容分別應用其自己的一套自動標題或樣式（圖7）。這樣，就會形成不同風格的標題或自動格式樣式。

小技巧：

智能排版雖然可完成成批多餘元素的一次性替換，但有時也可能會將一些有用的分成也處理掉。這時，我們可以用查找替換功能來彌補。例如，當其中有些是不希望智能排版功能自動過濾掉的內容時，可先採用特殊替換的方法將這些成分替換為一種很特殊的字元串先留下，然後再使用智能排版。待智能排版完畢之後，再將這些特殊標誌的字串替換成自己想要的內容。

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