重要工作總被會議打斷，你該怎麼辦？

來源：《家族企業》雜誌

（微信公眾號ID:jiazuqiyezazhi）

作者：伊莉莎白·格蕾絲·桑德斯

每天早上，你在待辦清單開頭果斷寫下「準備簡報內容！」甚至可能畫了一、兩條底線來強調。但一天結束時，又一次，大多數時間都花在開會。而且，哪怕是兩場會議之間的空檔，你也沒有善用時間讓簡報內容有進展。

你一直在等待一個「完美時段」，以便坐下來一口氣完成整件事。但會議不停打斷你，你的簡報繼續在待辦清單上苦苦等待，讓你心神不寧，直到再也無法逃避。一陣忙亂中，你開夜車把這件事做完。你趕上截止日期，但過程痛苦，你對進行下一次大工程感到恐懼。

明知道最優先的重要事項是什麼，卻感覺一直被會議阻撓無法工作，這種循環會令人很挫敗。

根據我擔任時間管理教練的經驗，即使這種工作方法一直以來都是你的工作模式，但你還是能發展出一套更持久、更沒有壓力的方法，來完成各個項目。以下是一些訣竅，讓你即使必須不時暫停工作去開會，也能完成項目。

首先，我想質疑有「完美」時間可推動項目進度的想法。沒有會議的一天，或甚至半天，可能是你的理想時段，但你可能永遠不會有這種時間。一直等待適合進行項目的完美時刻，會讓你無法在可以工作時就開始工作。比較好的做法是，接受「就是要開會」的事實，並在這種情況下工作。

下一步，要了解如何在會議之間的小空檔進行大項目，就要先把大項目拆分成較小的單位。你可以用檢查清單做指引，了解如何利用會議之間的三十分鐘休息時間，逐步推動進度。例如，若要準備簡報內容，你也許應該寫下：搜尋內容涵蓋哪些重點的郵件；看看上次的會議筆記；和建築項目經理談談；仔細構思簡報的架構；在董事會議舉行前，先安排內部會議審閱幻燈片......

即使一次只能勾選完成其中一、兩個項目，你仍然是有進展的。而且，在離開一段時間，回來繼續準備簡報時，你會知道自己已經完成了什麼，以及下一步是什麼。

另一項策略，是把項目時間當成一個會重複發生的事件，在行事曆中留下一些完整的時段來做這件事。例如，某些接受我指導的客戶，會在每天早上保留一、兩個小時專註工作。其他一些客戶每周留下兩段午後時間，每段長達兩小時，標示為「忙碌」。安排項目時間，讓你每天至少有一小時可以做事（長於一小時更好），讓你每一天、每一周都能獲得一些進展的動能。別人可能會想在那些時段安排會議，但如果可以，你該堅守這些界限。

固定為項目保留時間，可以在會議之間開闢一些空檔。但要真正完成項目，你必須預先決定要在這些空白時段做什麼事。如果沒有先做好決定，最簡便的做法就是先做你最先想到的工作，比如回復郵件。

有幾種不同的方法，可用來決定這些項目時段該進行什麼工作。一種策略是設定任務時就把它排進行事曆。例如，如果已經確定了你向董事會報告的會議時間，你就可以立刻把在行事曆中排定的一些項目時段，分配給你要做的準備工作。你或許可以標記兩到三個項目時段，用來製作簡報，然後安排另一個項目時段，用來進行會前練習。

我經常採用這種排程策略，也就是一得知要進行某個任務和截止時間，就立刻在行事曆上安排時間、規劃日程等。

另一種安排項目時段的方法，是以周為單位，評估任務的優先順序。雖然在某些工作環境中，整個團隊一起規劃比較合理，你也可以獨自規劃。一旦決定優先事項，就把它們放進行事曆中的空白時段。這讓你有實際概念，知道哪些事項真正適合放在那些時段，也讓你更清楚知道要完成什麼事，才不會又度過沒什麼進展的一周。

最後，確保自己儲存已完成的工作內容，以及為自己留一份已進行到哪裡與下一步是什麼的筆記。你可以在任務清單上寫下任何新進展，像是「給建築經理留語音信息，如果周五還未收到回復就進一步詢問」。當然，成功完成任務時，就打勾或刪除那些項目。

雖然你可能很渴望沒有會議的完美日子，但即使有會議打斷工作，你仍能完成工作。運用上述策略，現在就開始推進項目進度吧。

（作者是時間管理教練，「現實生活E時間指導與演說」創辦人，著有《如何投資你的時間如同投資金錢》。）

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