高效職場人生，巧用5項溝通工具

職場 06-02

人類是群居動物，活在社會上，就需要無時無刻的與他人溝通，去配合他人，或是讓他人配合自己的工作。很多時候，個體的效率低，問題不是出現在執行力，而是往往選擇了錯誤的溝通工具及溝通方式，導致反反覆復，拖沓不前，傷己擾民，最終耽誤一個團隊整個項目的進度。

此篇文章是我之前工作的感悟與總結，也是原來帶兵經常講的一個環節，經驗之談，希望對職場人員有所幫助。

時間是你的工具，溝通渠道與溝通方式亦是你的工具，合理利用及分配你的工具，你就是人生時間管理的藝術大師。

大家基本上都聽說過「溝通漏斗」，人們在溝通時，用言語表達心裡的100%的內容時，講出來便只剩下80%，而當這80%的內容進入別人的耳朵時，由於文化水平、知識背景等差異化的原因，便只留存了60%。實際上，真正被別人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外，我們自己也經常能體會到，郵件里溝通幾天的事情，電話幾十分鐘就解決了，電話里幾十分鐘也說不清楚的事情，面談幾分鐘就解決了。可見選擇溝通工具的重要性。因此，我為大家分析一下目前身邊能接觸到的各種溝通工具的利弊，及建議的使用方式，審時度勢，物盡其用，一來規避溝通漏斗帶來的信息出入，二來提高個人及團隊的綜合作戰效率。

面談

面談溝通是效率最高的溝通形式。人們在溝通的時候，文字部分傳達的信息不到總量的10%，而語氣語調中包含的信息量為30%，更大一部分則在於雙方的眼神、表情、肢體語言等。只有在面談的時候，雙方才可以全方位的交流，也是建立雙方情感信任最好的方式。這是雙方最高效、最充分理解彼此思想，根據對方反饋及時糾正可能的理解錯誤，從而減少信息誤解，提升工作效率。而且面談的時候，可以察言觀色，根據交談對象的言行舉止，哪些話題對方感興趣，知道哪些話該說，哪些話不該說，哪些話可以點到為止，這裡可以充分利用溝通技巧，將你想要傳達的目標，用對方能夠接受的方式去傳遞。這也是電話及郵件等其他溝通工具不具備的最大的優勢，因此建議大家在條件允許的前提下，盡量用面談的形式探討問題，尤其是參與人員不足夠了解項目的前期。

電話

電話溝通雖然不能想面談一樣實現全方位的溝通與交流，但是它能實現遠程推進事件進展最快的工具，通話過程中可感受對方的語氣語調等情感信息，把控溝通交流的節奏，通常幾句話，簡單、直接、有效，能讓對方最短時間的知曉事件進展；根據事件進展交流、溝通意見，對整個事件做微調；督促對方向前推進某個環節，或提醒對方查看某個郵件或者文件，加深對方對該事件的重視程度。它是介於面談及郵件溝通之間比較好的折中方式。

郵件

郵件溝通具備不易被對方及第三方打擾，記錄事件發展過程，易於轉發傳播，可追溯性強，可對信息深入思考、接收方與發送方不需要同一時間參與等優點，但表達力有限，並不能及時有效的傳達信息。除非雙方或多方已經對溝通的信息達到高度一致，否則很容易產生誤解。而且從溝通效率的角度來講，文字溝通本身就是時間殺手，需要嚴格控制。

微信

隨著移動互聯網的普及，碎片化的信息傳播模式被大量人群接受，但作為職場人士，我們應該盡量避免這種低效而且容易引起誤解的溝通方式。微信最好只作為一種輔助性的溝通手段，只建議以下兩種工作方式時使用微信，第一，在工作群中發一些簡短的通知性信息；第二，多人遠程視頻會議，第二種方式我個人用的情況較多，方便並節省成本。而當對方在微信端給你留言的時候，最高的效率選擇是「電話」，幾分鐘解決一個可能在微信上要耗費半個小時或是更長時間的議題。

除了文字方式的及時通信外，還具備語音通信、視頻通信和文件傳輸的功能，但是一般我個人只用它的大文件傳輸功能，速度快。

對各種溝通工具的使用建議：

·如果在同一個辦公環境中，應盡量採用面談溝通郵件備忘的溝通工具組合；

·十分重要的項目且條件允許的前提下，應盡量採用面談溝通電話跟進郵件備忘的溝通工具組合；

·一般情況下點對點情況，應盡量採用電話溝通郵件備忘的溝通工具組合；

·條件不允許見面且需要開會的時候，推薦微信多人視頻會議郵件備忘的溝通工具組合；

·平時盡量少用微信及QQ溝通，一來權重級別很低，很容易被對方忽視，二來容易分散注意力；

·在如下情況可以採用單獨的郵件溝通形式：

1.通告性的發布內容；

2.工作報告；

3.已經口頭溝通過的且達成一致的工作內容；

總而言之，世界上所有的各種溝通工具是為了讓你便利而生，面談、電話、郵件、微信、QQ這5項工具各有各的各的優勢及作用，巧用各種工具的組合，便能規避「溝通漏斗」，提升溝通效率。效率來自一點一滴的把控，把控自己的行為，把控自己的隨性。