80％的成功源自20％的努力：管理時間的15條高效法則（一）
導 讀
在這個世界的鐘錶上，你可曾感受到，自己就像一個齒輪，不停地旋轉？社會不斷進步、活是干不完的……
雖然你看了很多關於時間管理的文章，聽了很多專家大咖的建議，卻發現自己依然會陷入這樣的惡性循環：沒有自我學習的時間？陪家人的時間越來越短？經常陷入時間不夠用的焦慮中？
如果你正面臨這樣的困境，相信下文分享的15種簡單方法可以為你帶去不一樣的生活，enjoy it。
文章內容來源：《高效15法則》讀書筆記。《高效15法則》作者【美】凱文·克魯斯（Kevin Kruse），美國海軍陸戰隊、《財富》500強執行官顧問，《福布斯》、《紐約時報》暢銷作家，連續創業者。
筆記達人 | 雨樹
大家好，分享之前，請大家先看一下20年前的我與現在的我的不同生活狀態。
在20年前，我每天簡直「忙瘋了」：
早上5點出門，工作到半夜——在車裡喝杯咖啡吃根奶油卷就當早飯；中飯不吃；晚飯就狼吞虎咽站著解決。那段時間就好像酒鬼對酒的依賴，我喝了太多的紅牛飲料。
有一次，在給車加油後竟然忘了把加油管拿下來，差點炸了加油站。那段時間真是可怕又羞恥。
現在，我是一個帶著三個孩子的父親：
每天輔導他們的作業，盡量參加他們在學校的活動。我不但能處理好工作的事情，還經常去度假。
最關鍵是我沒有一點緊張、著急、超負荷或是內疚的感覺。
你一定想知道我轉變的秘訣，這些方法其實來自於我對幾千名各行業專家時間管理方式的調查， 我很願意將這些高效秘訣與你分享。
秘訣一、數字「1440」的力量
時間是你最寶貴最稀缺的資源。
在我的辦公室，經常會有人問我一個每每聽到都感到後背發涼的問題：「我可以耽擱您一分鐘嗎？」
於是我發現，我曾經一整天都將時間花在別人身上，直到我在一張紙上列印了大大的「1440」。我和其他人解釋：這是我用來提醒我珍惜時間的，一天只有1440分鐘。
沒想到，後來耽誤我一分鐘的人越來越少了，而且我也聽到其他人在做自己緊要的事情或拒絕不相關的會議時也會說「一天只有1440分鐘」。
是的，要想提升效率、管理時間，最重要的不是技巧，而是需要轉變心態。
我鼓勵你也這樣試試，在一張紙上畫一個大大的1440，把它貼在辦公室門上、電視機下面、電腦屏幕……無論貼在哪，只要它能提醒你時間是有限的。
秘訣二、要事優先
確定你最重要的任務，並將它放在其他事情之前完成。
彼得·德魯克說：「效率是正確地做事，成效是做正確的事。」但前提是你要知道什麼是你最重要的任務、什麼樣的活動能讓你獲得撬動目標的槓桿。
無論你關注的領域是健康、財富還是關係，你首先需要制定確切可量化的目標，比如「到年末省下5000美元」、「十周減肥十磅」。如果你沒有確認自己的目標，可先選擇幾個關注的領域。
確認了自己的目標或任務後，你需要把他放到自己的計劃之內，儘早提上日程。
研究心理學和行為經濟學教授丹?艾瑞里教授建議， 對於絕大多數人來說，在完全睡醒的兩個小時內效率最高，行動意識最強。
我們如果把握這些珍貴時間，那麼絕大多數人都會在追求我們真正想要的東西變得更加成功。
秘訣三、
根據日程表來做事而不根據任務清單
任務清單存在的問題有：
任務清單中羅列了眾多的項目，在眾多任務中人們很容易先選擇快速簡單的任務，而不是重要的任務；
任務清單很容易讓你做緊急而不是重要的事；
任務清單會造成壓力，讓我們身心俱疲。
佛羅里達的研究表明，蔡格尼克記憶效應 （緊張的有意識或無意識的想法都是由未完成的任務造成的） 可以僅僅通過製作一個完成任務的計劃來克服，而不是真的需要完成任務本身。
如果你用日程表代替任務清單管理你的生活：
專門安排一大塊時間做對你來說是重要的事，這是所謂的「封閉時間」或者「封盒時間」；
重要的事情盡量安排在一天的早些時候，有利於避免被其他臨時事情打亂；
不要廢除你的目標，有必要的話，重新安排執行時間；
像對待你和醫生的約定一樣，對待你的「封閉時間表」，最好的習慣是自動拒絕不在規劃內的請求。
在日程表裡安排緩衝時間，什麼也不做，這可以留給自己思考的時間，或者留給未按計劃完成的項目。
秘訣四、永別了，拖延症
當你認識到要打敗將來的自己——那個不能信任的自己，拖延症就是可以被克服的。
拖延症是指把那些重要但無趣的任務推遲，去做相對來說更簡單、更讓人愉快的任務，比如看郵件，刷推特、臉書、美食、電視，都是拖延的絕佳方式。
拖延往往不是因為你懶，而是：
你缺乏足夠的動力；
你在制定目標或任務清單時，低估了未來情緒的力量；
那習慣了拖延的我們還有救嗎？
拖延症剋星之一：時間旅行
很多時候，你預設了目標，認為你將來會做，這種問題被心理學家稱作「時間不一致」。
其實我們所有人都面臨「時間的偏差」，在真實的一刻到來時，你永遠活在當下，會選擇吃甜食、看電視、看視頻……我們總是低估了在當下保持自律這件事的困難程度。
為了克服時間的不一致，我們必須和未來的自己鬥爭，從現在制定各種方案戰勝未來的自己。
將來的那個我會在我運動鍛煉的時候對我說：「太忙了，不能每天運動。」現在的我將運動排成早上第一件事，以此來打敗他，而且，我會一起床就穿上我的運動服，在運動結束之前，我是不會去看郵件的。
拖延症剋星之二：痛苦和愉悅
對於你總是拖延的艱難任務，想想你為什麼要做它，甚至可以在腦海里想想那個畫面：
「做這件事我能獲得怎樣的樂趣呢？」
「如果我不做的話會感到什麼樣的痛苦呢？」
比如，為了堅持瑜伽、柔韌性訓練和跑步，我每天把痛苦和愉悅的感覺都堆在腦海里，「我想要自己看上去狀態很好，我需要通過腹肌來定義自己，我相信心腦血管運動可以促進頭腦健康。我不想要自己鬆弛的啤酒肚。我不想讓自己像個失敗者、死宅、一點活力都沒有……」
拖延症剋星之三：可靠的同伴
一位體育心理學家告訴我，預測一個人能否堅持一項鍛煉的第一關鍵是看他是不是和別人一起做這件事。
這個人可以是學校里的一位學習夥伴，或者是一位時刻監督你、對你負責的好朋友。這個方法之所以有效是因為當我們打破對其他人的承諾時，你會感覺更糟糕。
拖延症剋星之四：獎勵和懲罰
我的一位朋友對她自己說只有她付清了信用卡的錢才可以獎勵自己買一雙貴的鞋，你也可以向你的朋友許諾當你完不成目標時給他們100美元，或者無論多少錢，只要能讓你心疼就行，當你沒有完成你的目標，他們可以把錢扣下，或捐給慈善機構。
拖延症剋星之五：向理想的自己進發
很多情況下，我們逃避任務是因為我們還沒有描繪出一位自己想努力成為的人，我們可以想像自己未來的理想樣子，一個不同尋常但有效的策略是和自己談話 （大聲說或悄悄在腦袋裡說） ，把自己當成是那個理想中的自己——
「我是一個健康的飲食者，我是一個慢跑的人，我是公司里的頭號銷售代表，我是一個整潔的人，我是一名暢銷書作家，我是一位企業家……」
對自己說話是為了確立自己的價值。如果你是一個健康的飲食者，那麼在機場你肯定會打包一份沙拉而不是一份披薩。
拖延症剋星之六：不要完美的目標
當我們開始做一件事時，我們可以設立一個不那麼完美的目標。
如果那個三公里的慢跑讓你拖延，你就穿上運動服去外面繞街區跑一圈。這就足夠好了。
也許，當你這樣做了之後，你還會繼續跑。一旦你同意不完美也是可以的，你反而會有更加強烈的動力來完成它。
秘訣五、
總是會有更多的事情要做，
我們要接受這個現實
共和黨政治策略家卡爾?羅夫有一個事情，2005年布希總統詢問他的新年決心是什麼，他說他計劃每周讀一本書。三天以後，總統先生看到他時說，「我看到第二本書了，你讀到哪裡了？」
然後讀書變成了他們之間一場比賽。那一年底，他打敗了總統，110本對95本。他的戰利品看上去很像青少年保齡球決賽的獎品。
總統說他會輸是因為他作為一個國家的總統他太忙了。想想看，一個國家的領導人怎麼會找到時間讀95本書？
真正的成功人士不會為了完成待辦清單上的項目而無休止地消耗自己的時間，他們會考慮緊急重要的事情，為每件事情安排好時間，夠了就停下，不會永無止境。
事情總是做不完的，當你想為所有的事情負責的時候，你有沒有想過你其實是在試圖追求完美？
而將我們自己的價值依附在別人對我們的看法上是很危險的。你需要掌握放棄一些事情的方法，因為你總會有更多的事情要做。
作家傑斯卡?特納在她的書中說到：
「你絕不會沒有時間做自己熱愛的事情，這只是一個優先權的問題——反思一下你是如何度過每天的，然後將時間投入到你重視的事上去。如果有一些對你真正重要的事，你會找到將它們融入你生活的方法的。」
秘訣六、
維珍效率法——
總是帶一本筆記本
理查德?布蘭森在被問及對他來說什麼是最重要的物品時，他回答說：
「聽起來也許很可笑，但我總會在背包里放一本小小的筆記本。我旅行時，首先想到帶在身邊的是這本筆記本，沒有這一頁頁紙，我絕不可能將維珍集團擴建到如今的規模。」
據說，有一次他想到一個關於生意的想法時，他手邊沒有筆記本所以他把想法寫在了護照上。
美國最傑出的商業哲學家之一，白手起家的百萬富翁吉米·羅恩稱，我們有三大珍寶需要留給後代：
第一是你的照片；
第二是你的圖書收藏；
第三是你的日誌，那些你拾起的想法、主意、以及你小心翼翼收集起來的訊息。
他認為，如果你真的很認真嚴肅地想要變成一個富有、有權力、老練、健康、有影響力、受過良好教育和獨特的個體，那麼就記一個日誌。
很多富有創造力的目標追求者，都會使用鼴鼠皮 （Moleskine） 筆記本，這種高質量的皮面本產於義大利，價格在9-25美元不等。
加利福尼亞州大學心理學家的一項研究表明，使用筆記本比電腦等電子設備更好，使用筆記本做記錄，比使用電腦的人測試得分更高，因為收集筆記需要聽力、認知過程和回憶一系列過程的共同參與。
秘訣七、
用「321-0」法來掌控你的郵箱
根據麥肯錫的一項調查，辦公職員們每天花費了33%的時間用於處理郵件。但只有你自己能改變被郵件過度支配的現狀。
你的大腦中使用郵件及所有社交媒體時，都像被認知老虎機所控制。
每次當你看到需要處理新郵件的提示符時，我們的大腦都分泌了一些多巴胺，「啊，這種感覺好極了。」然後我們就一遍又一遍檢查是否有新郵件。
五個步驟掌控你的郵件：
1.每天，使用「321-0」方法，每天只檢查並處理三次的郵件，設定一個21分鐘的鬧鐘，把這當成一個遊戲，在這期間把郵箱清空。
2.馬上實施「4個D」原則。每次你打開郵件，你要準備好辦理 （Do） 、委派 （Delegate） 、推遲 （Defer） 、刪除 （Delete） 它。
此外，還可以考慮將其歸入檔案，比如為「當天回復」建立一個文件夾。
3.在你發送、轉發或抄送時要三思。避免加重信息過載，你也會少收到一些郵件。
4.主題欄寫明要求的任務。僅用主題欄就寫明所有的有效信息。
FYI：表明禮貌
行動截止日期：【主題】
NRN：表示不需要回復郵件
EOM：End of Message，表明終結信息，不用打開看正文。
5.讓郵件簡短，這是尊重別人的一種表現，不意味著粗魯。
怎樣在十分鐘內將收件箱清空？
1.處理48小時內的所有郵件。
2.創建一個文件夾，命名為「舊郵件」。
3.將所有的郵件移到「舊郵件」文件夾下。
4.好了，你現在是處於「零郵件」了。
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