為什麼要選擇自動化運營？有這麼12個理由不妨聽聽

如果你認為自動化意味著大公司用昂貴的機器人取代人類，那你就錯了。事實上，作為小企業主，你可能已經在商業和個人生活中使用過一些自動化工具。

自動化策略允許你系統地應用正確的工具，充分利用這些技術的優勢並提高利潤。以下是對小企業有用的各種類型的自動化工具：

以下幾種類型的自動化工具可以為小型企業帶來較大的營銷效果：

營銷和電子商務自動化：收集和處理客戶數據，以告知你如何在正確的時間和地點提供正確的信息，同時提供及時的支持以改善客戶獲取和留存率。例如電子郵件營銷軟體，CRM系統和聊天機器人。

業務流程自動化（BPA）：執行重複性任務，通過技術替換手動工作，以簡化工作流程，最小化成本並提高效率。例如員工入職，發票，休假申請表。

機器人流程自動化：執行重複且耗時的任務，這些任務不會給業務增加太多價值。例如，複製和粘貼數據，傳輸文件和執行機械性任務。

聊天機器人：使用聊天機器人，你的小型企業就可以提供24×7客戶服務，即時訪問信息，提高效率，最重要的是，提供好的客戶體驗。

庫存管理自動化：與供應商的系統集成，自動添加、編輯、刪除和傳輸產品信息到你的電子商務網站。它可以實時更新產品數據和可用性，從而最大限度地減少延遲交貨或取消訂單，同時改善購物體驗。

企業實現自動化需要對IT進行一些投資來設置技術並使流程標準化。為了有效地確定資源的優先順序，你應該確定在哪個領域採用自動化可以為公司帶來最高的投資回報率。

以下是自動化使小型企業受益的一些關鍵方式：

1、適應市場需求

自動化為你提供了可擴展性和靈活性，可以處理市場條件的變化，因為你不必僱用更多員工來處理客戶需求或訂單量的波動。

例如，自動化可以處理許多重複性任務，因此當訂單量激增時，就無需僱用和培訓新員工來管理庫存、處理訂單或處理付款。你可以更好地控制成本並確保客戶順利獲得訂單。

2、降低人工成本

許多小型企業花費大量預算來僱用員工來執行勞動密集且耗時的任務，但結果卻沒有為業務增加太多價值。

這種情況下，自動化可以減少處理這些任務所需的員工數量，從而降低開銷並提高盈利能力。它還可以讓你專註於員工質量而不是數量，這樣你就可以僱傭更多的人才來推動企業發展。

3、優化勞動力分配

自動化任務能讓你從重複性任務中釋放資源，因此你可以專註於戰略和創新計劃而不是耗費勞動力的工作。

人力資源軟體還可以提供必要的數據和分析以優化資源分配，例如，通過確保團隊成員正在開展正確的項目，並最大限度地減少員工工作量分配不平衡的情況。

4、提高營銷投資回報率

營銷自動化可以幫助你優化預算並改善結果。你可以使用許多經濟實惠的工具，如電子郵件營銷、CRM和銷售、廣告投放，受眾群體定位和電子商務運營（例如產品推薦）。

自動化可幫助你處理、分析和組織大量客戶數據，從而實施個性化策略，這將是未來幾年改善銷售和營銷結果的關鍵。

5、盡量減少人為錯誤

自動化有助於提高業務運營的準確性，例如開票、簿記、訂單處理和庫存管理。這樣可以消除由於人為導致的代價高昂的錯誤，將信息從一個系統重新鍵入到另一個系統。

例如，運輸軟體能夠確保列印正確的交付標籤，任務管理軟體可以最大限度地減少員工管理中的錯誤，智能化庫存管理無需手動計算貨物。

6、利用遠程勞動力

越來越多的遠程工作人員正在幫助許多小型企業獲得所需的人才和專業知識，同時降低其開銷。你可以找到合適的人員來處理手頭的項目，而無需僱傭大量的全職員工。

自動化有助於促進內部流程，因此員工無需在同一位置不停地協同工作。有些企業甚至可以完全虛擬化，節省開銷（例如租金、辦公設備）。

7、改善協作

為確保複雜項目的成功，你需要監控每個團隊成員的責任並確保正確的信息和溝通流程。

自動化可幫助你跟蹤項目流程，溝通關鍵日期和節點，並使團隊成員了解最新數據、文件或項目狀態，以實現無縫協作。

8、提高員工滿意度

業務流程自動化有助於簡化員工體驗，並確保及時解決他們的需求和請求。例如，業務流程自動化可以促進表單工作流程來處理休假申請表、休假管理、旅行報銷、費用報銷等。

此外，自動化可用於促進新員工的入職，從而使員工能夠儘快提高工作效率，並能獲得招聘經驗，幫助你獲得並留住最優秀的人才。

9、加強外部合作夥伴溝通

你可以將外部供應商和合作夥伴的系統與你的平台集成，以促進供應鏈和採購管理，確保及時交換信息，最大限度地減少延遲並減少錯誤。

例如，你可以將採購和開票流程自動化，或者將庫存管理軟體與供應商的系統集成，以確保及時向供應商下訂單，這樣就不會缺貨並導致重要項目延遲。

10、提供一致的客戶體驗

自動化可幫助你實現標準化營銷、訂單處理、發貨和售後支持等流程，從而提供一致的購物體驗，滿足客戶期望並建立信任。

此外，該流程還能收集數據和微調流程以簡化客戶體驗，從而在贏得更多銷售的同時獲得並留住更多客戶。

11、提升客戶支持

客戶支持技術（如諮詢軟體，可搜索的知識庫和聊天機器人）可以簡化客戶支持，增強自助服務功能並提高客戶滿意度。

例如，聊天機器人可以處理一些基本查詢並提供有用信息的鏈接，因此客戶無需等待人工代理。聊天機器人還可以篩選問題並將客戶引導至合適的代理。

12、確保合規

對於許多小型企業而言，遵守政府和行業法規可能相當昂貴，例如旅行報銷的稅務合規性或在高度監管的行業（例如，醫療保健和金融）中處理客戶信息。

通過自動化流程，可以確保員工遵循符合行業標準和法規的特定程序。你還可以將規則合併到工作流管理中，以確保滿足必要的標準。

新工具經常被使用，但如果你沒有明確的策略來指導新工具的使用，那麼新工具很容易成為中看不中用的東西。

你需要明確你的短期和長期業務目標，以便確定應該把注意力和資源集中到哪些關鍵領域。

收集當前流程的數據，以確定哪個工作流程使用自動化後獲益最多（例如，需要人工操作但不會增加太多價值的重複性任務），以便你可以優先考慮自動化。

然後，你可以分析和改進流程，以確保在標準化和自動化工作流程之前優化它們以實現成本效益。畢竟，如果你將有缺陷的流程自動化，那麼你只是將缺陷放大了。

為工作選擇合適的工具也很重要，這樣就可以保證在預算不超支並滿足你的業務需求。通常情況下，小型企業可以通過易於使用的簡單工具獲得最高的投資回報率，因此無需在實施和員工培訓上花費大量時間和資源。

最後，不要忘了定個目標，並設置與業務目標相關的KPI，以便于衡量結果並調整策略。

（編譯/雨果網 陳傑）

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