辦公小技巧：巧解Word表格若干「難題」

我們日常辦公的時候，經常要用Word製作各種各樣的評審表，因為各種文檔的格式不同，表格要「隨機應變」難免會碰到一些問題，從而影響到文檔整體的效果。下面我們就來看看日常製表過程中會遇到哪些問題，以及解決的方法。

表格快速統一外觀格式

評審表的樣式不一樣，外邊框有單線的，有雙線的……格式不統一，樣式也不好看。一個一個的修改必然費時費力，這時可利用表格樣式和宏一次性解決問題，將所有表格的外觀樣式進行統一。

打開評審表文件後，任意選中一個表格，切換到「設計」選項卡，單擊「表格樣式」旁的「其它」按鈕選擇「新建表格樣式」彈出對話框（圖1），在「名稱」中輸入「評審表」，單擊下方的「格式」按鈕，可以設置表格的屬性、邊框和底紋、字體等。

切換到「視圖」選項卡，單擊「宏」下的「查看宏」，輸入名稱：統一格式，然後單擊「創建」按鈕，輸入以下代碼（圖2）。

Sub 統一格式()

"

" 統一格式 宏

"

For i = 1 To ActiveDocument.Tables.Count

ActiveDocument.Tables(i).Style = "評審表"

Next

End Sub

其中評審表是預先製作的表格樣式表名稱，完成後單擊「宏」窗口中的「運行」按鈕，即可看到當前文檔中的所有表格都被統一為預設的樣式了。這樣以後只要修改樣式庫中的「評審表」樣式，文檔中所有的表格樣式都會自動更新。

根治單元格的「毛病」

不只是整體的表格，有時在小小的單元格中也會遇到許多問題，下面挑選幾個最常見的單元格「毛病」來進行根治。

1.填寫的文字自動換行（編註：次級標題，排版時去掉序號，下同）

有時明明單元格中還空了挺長的一塊地方，卻發行了文字自動換行的問題，究其根源是標尺在搞鬼。切換到「視圖」選項卡，勾選「標尺」，即可在頁面頂端看到相應的左右縮進標尺，將左右縮進標尺分別拖動到單元格的左右兩端（圖3），這樣單元格中的文字就不會隨便自動換行。有時表格中的文字不見了，也可以看看左右縮進標尺是不是太過了。

2.同一單元格內行距不一

單元格中有多行文字，但是文字的段落上下行距比較大，特別是使用了某些字體後上下行距更大，這個就需要調節段落的行距來解決。選中單元格中的文字，切換到「開始」選項卡，單擊「段落」按鈕彈出對話框（圖4），在「行距」中選擇「多倍行距」，數值設置為0.9左右，如果修改後行距沒有變化，則可能定義網格選項處於選擇狀態，取消選擇即可。

3.額外的邊空

單元格四周比較空，這個調整其實很簡單，見游標移動到相應的單元格後，切換到「布局」選項卡，單擊「單元格邊距」彈出對話框（圖5），在這裡可以修改上下左右的邊距數值，即可控制單元格中文字的位置。

4.單元格大小不能調整

單元格的框線移不動或者聯動，如果直接拖動單元格的框線，會發現上下的框線會一起移動，無法單個或多個同時調整（圖6）。此時如果選中框線左右的單元格，則再拖動框線則不回再聯動。對於單元格的上下框線，我們發現這種方法是行不通的，此時可以在該單元格中重新繪製一個橫線將單元格分開，然後將下面的單元格與另一個相鄰的合併即可。

表格的跨頁問題

表格跨頁通常會遇到兩個問題：重複跨頁標題和跨頁斷行。在Excel中此類問題很好解決，在Word中其實也有類似的選項，只是我們用的少而已。

選中表格中用來作為標題的行，可以是一行或多行，然後切換到「布局」選項卡，單擊「數據」按鈕選擇「重複標題行」（圖7），此時就會看到同一個表格在延伸到下一頁後，選中的行做自動重複為標題行。

跨頁斷行常用於解決表格中填充內容過多而撐破了表格。比如表格原來只有一頁，但是由於填寫的內容比較多以後，表格會變形撐破甚至在頁面中無法完全顯示。此時將游標置於該表格後，右擊選擇「表格屬性」彈出對話框（圖8），單擊「行」選擇「選項」下的「允許跨頁斷行」，這樣表格中填充內容多了以後，就會自動切換到下一頁。

A4列印成A3折頁

評審表中的頁面是A4尺寸，要求列印到A3紙上並對摺後裝訂。我開始的做法是將A3頁面分成兩欄，然後將表格複製裡面並排列好，再一面一面分別列印到A3紙上，在實際操作中發現比較麻煩，後來一個文印店的朋友說可以用折頁列印，於是趕緊試了試，發現折頁列印太方便了，真是活到老學到了。

首先打開文檔後，切換到「布局」選項卡，單擊「頁面設置」彈出對話框，在「紙張」中選擇「紙張大小」為「A3」，在「頁邊距」中選擇「紙張方向」為「橫向」，「多頁」後的「書籍折頁」，「每冊中頁數」為「全部」。單擊「文件」菜單選擇「列印」（圖9），選擇「手動雙面列印」，單擊「列印」按鈕先列印所有的正面頁，正面列印完成後，會提示取出已列印一面的紙再放到印表機中，這樣就可以打出另一面。列印結束後按順序疊好對摺，用訂書機從中間裝訂成冊即可。

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