戒掉你的開會癮

天下 12-26

來源：《家族企業》雜誌

（微信公眾號ID:jiazuqiyezazhi）

作者：伊莉莎白·葛瑞斯·桑德斯

教科書對「經理人」的定義是：經理人主管一組任務，或一家公司的某個單位，通常有一群部屬向他或她報告。現代的翻譯則是：衝過走道，拚命趕往下一個房間準時開會，同時也在移動設備上回複電子郵件。

少數人可能還是嚴格遵照教科書上的「經理人」定義。若是這樣，那要恭喜你。不過，大部分經理人不再有時間去管理向他們報告的部屬。

如果你這位經理人，陷入令人備感挫折的循環，經常需要取消一對一的會談，感覺和你的團隊疏離，那麼你可能已經夠難過了。我寫這篇文章的目的，不是讓你更加難過。我要鼓勵你開始做一些事，不只履行你本身的責任，也培養一支出色的團隊。

這些策略來自我擔任經理人時間教練的經驗，教他們如何更有效地領導團隊──但不需要工作更長的時間。

你無法給別人自己沒有的東西，所以如果你自己覺得困惑、混亂，你的團隊也會這樣。你需要騰出時間，弄清楚你希望從每次的互動得到什麼，這意味著要花更多時間在優先要務、準備和後續跟進上，少花時間開會。減少會議時間，你才有更多時間去思考策略。雖然這需要整個群體共同努力，但運用一些簡單的策略，你也可以辦到。

第一，減少你接受的會議邀約數目。問問自己：你是不是已經掉進一個常見的陷阱，把自己的行事曆看成是人氣競賽？你是不是用受邀參加會議數目的多寡，來衡量自己的價值？出席許多會議，可能讓你覺得自己十分重要，卻不是分配時間的好方式。接受會議邀約之前，問問自己：「我真的需要出席嗎？」如果答案為「否」，那就拒絕參加那次會議，或者從下列時間密集度較低的策略當中，選擇一個來用：

1.要求在會議前先看議程，以便將你的意見交給主持人，和與會者分享。（好處：這可能迫使主持人真的寫出議程！）

2.派你團隊中的某個人出席，向大家說明團隊的立場。

3.要求開完會後給一份會議記錄。

如果你仍然覺得不參加會內心不安，或者不好意思回絕任何會議的邀約，不妨用這種方式來調整問題：「如果開這個會那天我不巧生病，會議需要改期嗎？」如果答案為「否」，那麼你很可能不必出席。如果你真的必須參加不少會議，但只需要提供策略意見，不必協助戰術執行，那麼不妨要求將你的討論部分，放在會議時段的最前面。

在你那部分討論完畢之後，便可先行離開。

第二，減少你安排的會議次數──並且縮短時間。你安排的會議，是不是大部分時間都是你在講話──也許是向所有的人說明「最新狀況」，但與會者都在有意無意間查看自己的手機？你預設的開會時間，是不是長達一個小時（或者更長）？如果是這樣的話，你需要調整「不確定的話，就安排六十分鐘的會議」那種預設模式。不妨利用下面的決策樹作為有效的替代策略：

新的預設模式應該是選擇可以達成最終目標，但「時間成本」最低的投資。能打一通電話處理好的事情，不要安排會議。可以用一封電子郵件溝通的事情，不要打電話。如果你必須安排會議，不妨挑戰自己，看能不能開得越短越好。試試三十分鐘甚至十五分鐘的會議，並將目標設定為提早結束。如果你發現經常需要更多時間，將來還是可以增加會議的長度，但如果會議時更聚焦在重點上，通常就不需要拉長時間。

建立起良好的會議模式之後，要求直屬部屬也遵循良好的會議程序：

1.可以通過電子郵件溝通、只是提供資訊給人參考的事情，不要安排會議。只在必須由團隊即時討論和作決定的時候才開會。

2.發出會議邀請時，也附上清楚的議程──不要在會議之前兩分鐘才送上議程，好讓每個人更容易判斷自己是否需要出席。

3.指定某個人詳細記錄討論過程、所做的決定、結論背後的依據。把會議記錄發給經理人，以及可能需要知道相關訊息、卻不必出席的其他人。

最後，在空出來的時間填進「正事」，讓你的行事曆保持清凈。一旦有時間空出來，務必趕緊把握，以免流失機會。在你從被動因應的狀態，轉為主動出擊的狀態時，新空出來的時間可能讓你覺得無所事事。但既然你的行事曆沒有填滿「急事」，那就不妨加進真正該做的事。