我眼中的英國檔案保護工作——大英圖書館、英國議會檔案館走筆
筆者在英國進行檔案保護技術業務培訓時，參觀考察了大英圖書館和英國議會檔案館，兩館檔案工作給筆者留下深刻印象。
大英圖書館
大英圖書館於1997年開館，原來位於大英博物館內，館藏約1.5億冊，排架長度約為625千米。閱覽室可以容納1200名讀者，每天約有1.6萬人通過網上和現場利用資料。大英圖書館庫房有4層，位於地下25米深。2008年在倫敦以北300公里、約克和利茲之間建立了新庫房，庫房實現自動化管理，約有14萬個塑料柜子，排架長度約為262公里。庫房溫濕度分別為16℃±1℃和52%±5%。庫房內充氧氣和氮氣的混合氣體（其中氧氣含量佔15%,氮氣含量佔85%），在達到防火目的的同時且維護成本低。2008年，圖書館的能源開支為350萬英鎊，碳排放量2.07萬噸，2010年使用新技術後，能源開支為290萬英鎊，碳排放1.8萬噸。此後，英國庫房溫度調整為13℃至20℃，濕度調整為30%至60%。正在建設的報紙庫房的溫度是12℃至16℃，濕度是40%±5%，這樣調整後館藏品的壽命預計會延長一半。
圖書館保護部門的主要職責是進行預防性保護，如準備應急預案、風險評估、檔案管理和利用過程中的環境監控、保護需求調查、蟲害綜合防治、規定保護標準和工作程序、工作質量控制、起草保護策略、提出保護工作預算、保護優先方案等。2007年成立了專門的保護實驗室，負責對檔案進行修復、保護研究、數字化保護和檔案保護諮詢等。
據圖書館工作人員介紹，檔案安全主要受到10大威脅。即物理外力（地震、撕扯等）、盜竊和故意破壞、火、水、蟲霉、傳染、輻射、溫度、濕度、管理不善（目錄錯誤、標籤貼錯和檔案放錯位置）。根據災害風險評估模型分析得出的結論是，圖書館面臨的最大問題是利用過程中的安全保障和管理不善的問題。為此，圖書館出版了有關檔案保護的宣傳材料，在網上提供了利用檔案時如何保護檔案的宣教視頻，以此提高員工和利用者的保護意識，並對檔案在數字化過程中採取的保護措施進行評估。
另外，由於管理流程存在缺陷（流轉沒有記錄）、員工沒有遵守利用規定,且沒有及時發現錯誤並加以糾正，盜竊館藏品的犯罪情況時有發生。有的作案人員是內部員工，有的是讀者，如收藏家、有聲望的教授等，他們之中有人是臨時起意偷盜檔案，有人是有預謀的慣犯。作案對象一般為價值一般、標註不清、沒有記錄的藏品。關於如何進一步避免風險，圖書館認為要從完善管理制度、形成良好文化氛圍、信息共享、對讀者身份進行嚴格認證（提供能證明姓名和住址的文件，不接受電子的身份證明）、簽訂安全協議並將利用者資料保存70年等方面著手去改善。
圖書館現有數字信息量達到500TB（太位元組），其中150TB已經進入數字檔案保護系統。數字信息有4個備份，並分別存放在4個不同的地方，採用了不同技術和不同格式（存放在移動硬碟和伺服器內），以保證數字信息的安全。
圖書館的數字化工作始於20世紀90年代，第一批進行數字化的是最有價值的館藏，目前已完成19世紀的300萬頁報紙的數字化工作，今後10年的目標是要完成4000萬頁。數字化戰略根據以下幾個原則開展：本館唯一；與英國文化遺產有關；實體不易整合。根據以上原則，最終數字化的檔案數量將為館藏總量的3%至5％。
英國議會檔案館
英國議會檔案館創立於1497年，距今已有500多年的歷史，負責專門保管上議院和下議院的檔案。目前有5名工作人員從事檔案保護技術方面的工作，主要進行檔案的修復工作，調查評估館藏檔案在未來可能面臨的老化受損等威脅，並制定相應的保護規劃和策略。
檔案館負責檔案文件數字化工作，保存電子檔案，並提供網上利用。維多利亞方塔和議會檔案庫房保存有6萬卷羊皮紙檔案。修復室主要負責修復受損的檔案，確定某件檔案是否適合外借，在外借檔案前須簽訂協議書，其中包括檔案的保存現狀、借閱注意事項等內容。
在2010年至2011年期間，議會檔案館的利用室共接待了950名利用者，為5000餘人次答疑。除此之外，還出版維多利亞塔內保存的館藏檔案，在議會網站上展出「存活的遺迹」等館藏檔案的數字化副本，供公眾在網上瀏覽，舉辦「議會連接社區」活動等。
原載於《中國檔案報》2015年9月17日 總第2813期 第三版
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