隱藏在課堂背後的變革：英國大學利用多種科技徹底改造行政系統

在談到高等教育領域的教育科技話題時，人們往往都在關注教學方面的創新與發展。然而任何一個大學的表現都依賴於支持它的行政管理部門，沒有一個走在前沿的支援團隊，整個大學的運轉效率都將受到損害。

隨著教育科技的快速發展，如今有許多方法能使高校行政部門充分利用最新的技術成果，並將這些益處帶給員工和學生。

那些視線之外的變革

在英國的大學中，財務管理是近年來進步非常明顯的一個領域。從圖書館罰款到學生住宿費，線上支付系統正在快速普及。證據也表明線上支付平台在提供高效率的同時，也能最大限度地提高校園交易的收入。

節省成本及提高效率能為高校管理的技術創新打下良好基礎，其最終目的是改善教職工和學生的體驗。如今的線上化平台可以幫助大學在學生到達之前就提供各種福利，例如高校招生過程的改革速度也同樣令人驚嘆。

其中一個例子是Data Harvesting開發的「Student CRM」招生軟體，它可以幫助學校不同的部門在同一個平台下協作，也讓學生從諮詢到入學的整個過程融為一體。

Data Harvesting的總經理伊登（Dom Yeadon）表示，類似的軟體可以讓員工有更多時間和精力專註於更重要的工作上。例如在組織一個大學開放日時，一個可以管理註冊過程和電子郵件通知，並能處理所有重複複雜任務的軟體解決方案意味著團隊可以獲得額外時間來處理活動中需要有人參與的因素和挑戰。

「在以創新方式接受新科技方面，英國高校處在世界領先地位，」伊登說道。「他們希望在資源受限的環境中提供高質量、一致性和高效率的服務。我們則讓大學利用那些釋放出來的資源進一步創新，從而吸引未來的學生。」

更智能、更可靠的圖書館

通過創新科技，高校圖書館的工作人員也同樣能得到「釋放」。里弗斯利（Justin Leavesley）是圖書館管理系統公司Talis的首席戰略官。他的公司與高校圖書館在近年中進行了非常密切的合作，了解了他們的工作流程和可以實現自動化的領域。

「通過Talis Aspire，圖書館可以有一個能直接吸引學者，幫助他們教學和學習流程的解決方案。教師們可以使用該系統建立和維護閱讀清單，後者是英國高校教學課程的組成部分。」里弗斯利說道。

「我們還與高校圖書館的目錄管理、訂閱管理、用戶身份驗證等系統進行了深層次整合，從而實現了準確性和一致性檢查的自動化。」

里弗斯利表示 ，師生們很容易看到大學作為一個整體會如何受益於這樣的改進：對於圖書館工作人員來說，繁瑣、容易出錯和昂貴的手工過程消失了；學術人員會感到獲得了更多的支持；學生在訪問他們所需要的資源方面獲得更加精確和有關聯性的體驗。

「把營銷交給學生」

廷松（Peter Tinson）是英國高校信息系統聯合會（UCISA）的執行董事。 他表示高校與學生溝通的方式也是近年變化非常明顯的一個領域。

「大學利用廣泛的社交媒體渠道來傳遞信息給學生，並鼓勵申請者和在校學生參與進來，這樣前者可以了解他們申請的學校，從而幫助他們做出決定。」

他表示這種申請者和在校學生之間的接觸本質上是「把營銷放在學生自己手中」，這也將是一個有趣的新興趨勢。

廷松表示數據接入是另一個增長領域。「這種趨勢開始於2010年左右門戶網站的發展。」他解釋道，「它之後又繼續與手機應用一起進化發展，無論員工和學生在哪裡，他們正在使用什麼設備，大學都能向他們提供信息 。」

「由大學開發的應用很快通過整合如谷歌地圖和本地交通信息等其它服務得到了提高，這些服務正在進一步發展，比如提供位置感知信息並使用增強現實（AR）技術。廷松表示，在某些情況下，大學開發的應用程序並不符合學生的要求，因此有些學校開發了一套方法來識別成功的、由學生開發的應用，並把它們集成到大學「官方應用」中。

「雖然技術十分重要，」廷松繼續說道，「給技術以支撐的數據和過程也同樣重要。」他認為目前對數據的使用和對學生的分析都已十分成熟，這對於學生和大學來說都有益。

全新的共享數據中心

正如廷松所言，如今數據支持著許多管理決策的生成，並通過建模來促進決策層進行有效的規劃。目前於英格蘭北部新建的數據中心即將通過大數據徹底改變大學的行政系統——這個由英國聯合信息系統委員會Jisc採購、AQL負責交付的分享數據中心可以提供足夠安全的數字系統和服務，並以此向英國的研究和高等教育機構提供解決方案。

通過外包的高性能計算（HPC）設施，Jisc旗下成員可以通過「Jenet」網路從大數據管理中獲益 。同時AQL的數據中心也能滿足學術界對高性能IT基礎設施的需求——其不僅能支持研究，也能對後勤系統等運營性基礎設施提供支持。

目前英格蘭北部的幾所主要大學已經在利用該中心來簡化學校的IT體系。例如它已成為利茲大學數據託管和管理計劃中的關鍵節點。該校戰略與建築主管海恩斯（Barry Haynes）表示：「我們的數據中心戰略是將所有IT基礎設施託管整合為兩個設施：一個位於校內，一個位於校外。」

「我們仍然需要一個校內設施來提供如電話、媒體管理和一些存儲服務。」海恩斯表示，「但分析表明，將儘可能多的服務轉移到一個新的融合基礎設施或採用公共雲託管，從長遠來看可以讓我們降低成本並最大限度地提高運營效率。」

海恩斯表示共享數據在提高靈活性、適應力以及Jisc網路投資所帶來的效益方面為大學的戰略帶來了重要支持，因此利茲大學也計劃利用新的數據中心作為其IT基礎設施全面更新的一部分。

自數據中心自成立以來，謝菲爾德哈萊姆大學就一直參與其中，並期待中心能帶來眾多益處。該校數字技術服務項目經理弗里曼（Saul Freeman）相信這個數據中心可以幫助該校調整數據服務規則，從而迅速適應新服務和系統。

「混合雲、主機代管和本地服務（on-premise）將幫助我們變得更為靈活，為大學帶來更多益處。」他表示學校將通過雲計算和主機代管服務來減少本地數據中心佔用的空間，從而增加該校在謝菲爾德市中心校區的空間可利用性。

幾家英國高校均表示，在一個競爭日益激烈的市場中，跟上最新的數據、流程和技術對高校後勤運營至關重要。這些技術的革新可以幫助它們滿足學生的需求，保持員工的滿意度，在提高效率的同時顯著節約各部門的成本。而大學需要記住的是，它們的最終目標始終應該是提高師生的參與和體驗。

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