怎樣做到要事優先？

讀百本書，不如好書讀百遍。本周的共讀書目當代最著名的管理學家之一——彼得·德魯克的《卓有成效的管理者》，於1966年首次出版以來，已經被翻譯成了三十多種語言，成為一本不可多得的暢銷經典書，是每一位職場人士都該好好閱讀的經典之作。

文 安瀾 · 主播 一隻耳· 編輯 小書童

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昨天的共讀，我們分享了管理學大師彼得·德魯克的《卓有成效的管理者》第四章——如何發揮自己與他人的優勢。今天，我們一起來破解第四招——怎樣做到要事優先。

1

有限的時間

有一部有意思的電影叫《時間規劃局》，在電影里時間是唯一的流通貨幣，一旦你在時間銀行里的存款所剩無幾，就會被剝奪生命。所以在這個世界裡有錢人長生不老，而窮人們只有不停的勞作才能換取自己生存的時間。故事誇張，好在現實世界中，時間是最公平的資源，我們每天工作生活都在消耗這種定額資產，所以如何使用自己的時間，使它產生最大效益才是最重要的。

然而，真正能做到有效利用時間的人並不多，看看以下幾點是不是正發生在你的身上呢：

總是低估完成工作所需要的時間

總是喜歡趕在截止日期前完工

總是喜歡同時著手做幾件事情

以上做法的後果就是：總有各種出乎意料的狀況發生，讓工作的進度落後；而同時著手幾件事，往往使得做每件事都沒法獲得足夠的有效時間，一旦其中一項任務受阻，所有任務的進度都不可避免地滯後了。

而卓有成效的管理者則寧可估計有餘，為可能出現的意外狀況預留出足夠處理的時間；他們也不喜歡趕工，總是按部就班地完成一項又一項任務。

對此，德魯克在書中給出了兩條重要的原則：

First things first(把重要的事情放在前面先做)

Do one thing at a time（一次只做一件事）

那麼，怎樣才能做到要事優先，並且一次只做好一件事呢？

2

集中精力於少數重要領域

擺脫沉沒成本

古語云：「往者不可諫，來者尤可追。」要想成為卓有成效的管理者，必須要擺脫已經不再有價值的過去，著眼於把今天的資源投入到創造未來中去。具體來說，德魯克提供了以下兩種方法：

三省吾身——常常檢討自己的工作計劃。昨天所做的決策和行動，不論當時看來如何睿智，都有可能形成今天的困難。一旦發現某項工作不是非辦不可，有效的管理者就會暫時擱置或者取消掉它。過去所犯下的錯誤不重要，重要的是正視現在，只有著眼於未來才是彌補過去的最佳方式。

推陳出新——開始新任務時先刪除一項原有的任務。例如，一名準備考研的法學專業大三學生，想在準備考研初試的同時把司法考試也拿下來，但對於大多數資質的同學來說，這樣做很可能會造成兩項任務都沒有完成。我們不妨暫時擱置司法考試的計劃，集中精力先將考研拿下。

決定優先次序

在我們面前，擺著許多值得去做的工作，這就涉及到哪些事情需要優先處理，而哪些事情可以緩一緩再辦的決策了。事實上，我們每個人都很清楚什麼事情必須優先去做，這是很容易做到的，難的是要確定哪些事情可以暫時不做，並且能堅持到底。因為許多管理者都清楚，一旦「暫行緩辦」實際上就是「永遠擱置」，結果很可能就是被競爭者趕在前面了。

所以，決定優先還是延緩，最重要的不是分析，而是拿出應有的勇氣，以下幾條是可輔助確定優先次序的重要原則：

重視未來＞緊抓過去；

重視機會＞看到困難；

確定方向＞跟隨大流；

開拓創新＞只求安全。

試看許多成功的科學家，與其說是他的研究能力決定了他的研究成果，倒不如說是他們尋求機會的勇氣決定了研究的成果。同樣，在企業經營方面，成功的事業也是要靠緊跟時代潮流、開發新技術新產品才有可能。

總而言之，卓有成效的管理者，會把他的精力集中在少數重要領域，而不是眉毛鬍子一把抓，他們會在高效完成一項任務後，再根據當前的情況，決定下一步要優先辦理的任務。這就需要管理者有高效的決策能力，在明天的共讀中，我們將與大家一起破解第五招——如何高效決策。

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