餐廳如何高效開會，讓老闆滿意、員工開心？

運營管理站.Jun

如果問員工，你最煩什麼？他十有八九會說：開、會！

在一家餐廳的早會上，店長和總廚在台上說得激情四射，底下員工卻聽得昏昏欲睡；在餐廳主管會議上，老闆在台上指點江山，底下員工不是玩手機就是拿著本子隨便亂畫。

有研究顯示，84％的餐飲老闆都曾為內部溝通成本高而苦惱不已。據不完全統計，高管平均每周需要參加15次會議左右。

大部分會議可能都是沒有激情和效率的，員工經常糊裡糊塗就「被開會」了！

但開會又是管理中不得不進行的一種方式，承擔起了絕大部分的溝通任務。

高效的會議能在短時間內達到交流信息、解決問題和作出決策的目的，而失敗的會議只會成為例行公事，取得的效果甚微，成為領導和員工的負擔。

該如何從冗長的會議中解放出來，有效地提高開會質量呢？

1. 確定會議的時間、地點、人物、主題、目標、主持人、會議準備人員

2. 通知與會人員，事先就會議的主題、目標進行溝通

3. 準備會議室、投影儀、白板、筆記本電腦

4. 列印或發放電子版會議資料

5.會議要簽到

6. 會議中控制進度，記錄會議決議

7.跟蹤會議決議的執行

8. 總結會議的得失，改進會議的流程，定期對管理人員進行開會培訓

1

不開「老鼠會議」

彼得·德魯克曾指出：如果一個企業的經理用超過25％的時間開會，這就是一種病態組織的表現。

有報告統計，每年不必要的商業會議支出高達370億美元，員工每個月參加毫無成效的會議時間長達60小時，半數人認為這完全是在浪費時間。

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是否真的有必要開會？

要做到「若非必要，絕不開會」，堅決不開「老鼠會議」。如果會議內容只是單方面的信息傳遞，那麼以文件、電話或網路等通知形式即可，沒必要大動干戈組織開會。

哪些人應該參與？

不想陷入「會海」（開會過多、過濫），需要從根本上理清誰才是關鍵人物。

曾經蘋果創始人史蒂夫·喬布斯（Steve Jobs）設立了規則——每次會議，只需要關鍵人物參加會議。且讓其他人理解，此舉並不針對個人，而是尊重他們的寶貴時間。

2

會前做好準備

準備會議記錄本

有些經理人給下屬開會，自己沒有準備會議記錄本，連下屬也沒有會議記錄本，光帶著兩隻耳朵去聽了，難免左耳進右耳出，影響到工作效率和積極性。

開會時讓下屬每人必備記錄本，並對自己每天的工作有一個詳細的安排，避免盲目地去工作。

事先商討主題

注意：會議資料不應該在會場閱讀，而應該在開會前發放並閱讀。一到會場就可以直接討論和表決，爭取儘快出結果。

擬定好會議流程，包括時間、地點，初步估算開會將持續的時間，並將會議的重點議題列出，提前發放給員工，好讓他們提前準備，安排好手中的工作。此外，提前與要發言的人進行溝通，讓他們靈活掌握髮言時間。

3

嚴控時長 這點很重要

首先，會議不要定在員工飢腸轆轆或快下班的時間，應該選在員工有充分時間和精力的時段，避免了員工沒有心思參會的問題。

遵守時間

很多餐企的開會通知是這樣寫的：今天早上9：30會議室集合。

But，為什麼沒有寫幾點結束？

會議應該嚴格遵守時間限制，比如說一個小時結束，就應該控制在這之內，否則會讓員工產生會議沒有終點的心理，討論問題也會因失去了時間壓力而變得不積極，長此以往，他們也會對今後的會議時間置若罔聞，很難遵守了。

準時開始，準時結束。讓每一位員工時刻圍繞會議的中心議題進行討論，做到「開門見山，直奔主題」。

為給會議增加點壓力以保持員工注意力，Google會在牆上投影一個巨大的計時器，給會議或議題做倒計時；還有的酒店會設置計時員，在會議每個階段計時員會依照會議通知規定的每人報告時間，提出警告以免會議延遲。

以解決問題為主

會議，就是為了解決問題而開的。

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定一條「鐵律」，一切以「能夠解決問題」為原則，即一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義。及時整頓會議秩序，將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。

有的餐飲企業專門在會議中設置把關員，負責把關主題。在進行討論時，把關員要隨時提醒員工確保討論主題不會離題。

4

讓員工積極發言

情景再現：

一問有沒有什麼問題或者建議，全場沉默。輪到各自發言，或避重就輕、顧左右而言他，或說老闆的指示非常英明、自己深受鼓舞、信心百倍云云，表示同意以上同事的意見……

這樣的會議，表面上是意見高度統一，一團和氣 。但這是老闆想要的結果嗎？

餐飲老闆若不想成為最後一個知道壞消息的人，那就多聽員工的真實想法

掌控開會的氣氛

開會時難免會有一些人挨批評，一些人受表揚。

有些高管不懂開會技巧，對員工犯的錯誤上來就是一頓批評，這不僅會影響其他員工的情緒，還使會議一下子陷入低壓狀態，影響開會效果。

相反，在會議開場針對性地表揚一些進步員工，能讓到場的員工感到有一個良好的開端，從而放下忐忑。

當員工犯了大錯需要批評時，要放在會議快要結束時再說。用只對事不對人的態度來對待，一來讓受批評的員工有個迴旋的餘地，二來避免其他員工產生緊張情緒。

隔離發言

如果會議非常希望知道下屬的意見，可以採用隔離發言的方式：

讓職位最低者進入會場，進行發言，然後退場；

由職位高的員工進入會場發言，以此類推。

這樣，員工發言時就不會因為顧忌領導在場而不能暢所欲言了。

5

追蹤落實

開會的時候會有一個搞笑的片段——「各位，我們的會議到這裡結束」，門一打開，嘩，都跑掉了。

--這是為什麼呢？

--因為這個會，不是我負責的。

只開會，不落實，讓會議變得失去意義，也同樣是開會效率不高的體現。這也是為什麼領導每天開會忙成汪，員工表現仍沒有顯著變化的原因。

在會議室門打開前，務必要宣布本次會議結果的執行人、追蹤人。

會議結束後，指定人負責整理會議的最終結論，由領導簽批後，通知部門或專人負責落實，明確責任，規定期限，限定好執行時間和彙報總結的時間，並由指定人負責監督檢查決策的落實情況。

著名經濟學家約翰·肯尼斯·加爾布雷斯曾經說過：「當你不想做事時，會議變得不可或缺。」

想高效開會，餐飲人需要深思熟慮定製一套自己的開會流程。

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