把時間當作朋友使用列表減少失誤月讀計劃第一期

最新 07-20

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列表（List）從來都是最有效的組織工具之一。據說用來組織或者管理的列表可以分為很多種，比如，任務列表（Tasklist）、待處理列表（To-doList），還是核對列表（Checklist）……儘管我個人覺得那麼仔細地分辨這些概念沒有多大意義，但我確實認為列表本身確實非常有用。而製作列表、運用列表確實是一種需要練習的重要能力。

先說一個列表給我帶來好處的例子。很久以前，我發現自己經常到超市買東西回到家之後非常懊惱：「怎麼又有兩樣東西忘買了呢？！」於是，我便養成了一個去超市之前做列表的習慣。

如果我決定今天去超市買東西，那麼，早上醒來，我會拿出一張紙，羅列出我要買的東西，然後貼在我那牆上的小白板上——而不是直接去超市。一般來講，到了上午9點鐘，可能我會突然想起來還有一樣東西應該填到那個列表上；到了10點鐘還可能要補充一下，而11點鐘也許又要加上一個……到了下午兩點的時候，我就可以去超市了。每買到一樣東西，就在列表相應的位置上打一個對號，確定在超市裡買不到，那就在相應的位置上畫一個叉……這樣，等我到家的時候，就不可能會因為忘買了什麼東西而懊惱了。

製作這個列表（這應該算他們說的核對列表吧？）的好處，我已經說清楚了。不過，你可能沒注意到的是這個：如果我沒有製作這個列表的話，那當回到家之後為了自己的粗心懊惱不已的時候，我所面臨的實際上有兩種可能：

1）我要買的東西超市裡確實有，但我自己忘了去買；

2）我要買的東西其實超市裡根本沒有，所以，回去了也沒用！

於是，你就可以想像當我懊惱不已的同時卻又不得不重新回到超市的時候，竟然面臨的是第二種情況，那肯定會被氣個半死，並無可奈何——可是有一件事情是確定的：時間已經被浪費掉了。

所以，製作一個列表，往往會使自己做事井井有條，並保證自己不會沒必要地浪費時間。不過，在長期使用列表的過程中，我發現確實有些經驗值得分享。

（一）大多數情況下確實沒必要製作列表。

有些專家建議要處處使用列表，據說是只要養成習慣，就不再是壓力了。可是，我知道有些習慣一旦養成必然產生副作用。比如，每天記錄金錢收支肯定應該是一個相當不錯的習慣；但是，養成這種習慣的人都會不由自主地變得非常小氣，往往說好了請朋友吃飯到結賬時卻提出最好還是應該AA什麼的。我覺得一個人不應該給自己定下過多的規矩，因為那明顯是做不到的，並且，期限越長越是如此。度的問題只能由自己根據實際情況把握。反正，基本原則是：一個人不能過分苛求自己——儘管同時也不應該過分放縱自己。去參加會議之前，應該準備一個列表記錄自己應該提出的種種設想，這是合理的。但是，去約會的時候，非要提前製作一個列表記錄第一步幹什麼下一步幹什麼最後做什麼明顯是多餘的。

（二）最好的列表記錄工具是紙和筆。

最好乾脆有一個本子，裡面夾著一支筆，然後隨身攜帶。我的建議是盡量不要用安裝在台式機或者筆記本電腦上的列表管理軟體——儘管，那些程序都設計得非常好，但是，遠不如紙和筆來的方便、有效。台式機上的數據不大可能隨身攜帶，儘管你已經有過若干個U盤——其中的一些已經丟了；存在互聯網上的數據也不是隨時可以調用的——例如你在計程車上的時候。筆記本電腦倒是可以隨身攜帶，但畢竟遠比紙和筆笨重；從待機狀態恢復到工作狀態往往需要等30秒以上；最要命的是，萬一電池中途沒電了還可能產生文件損壞的情況。現在有更加精巧的電子產品：掌上電腦（PDA）、智能手機（SmartPhone）。

但我依然不建議使用：

1）價格還是相對過於昂貴；

2）操作系統以及其他軟體都依然並不可靠；

3）電池還是問題；

4）輸入依然不夠方便；

5）容易丟失（越貴的東西越容易丟？）……

不過，不得不承認掌上電腦在近兩年已經有了長足的進步，我相信終究有一天它會徹底替代紙質的筆記本。

（三）列表沒必要工整。

列表的讀者往往只有我們自己，所以，那個列表只要自己能看懂就好了。用最簡便的方式記錄是最合理的：大量的縮寫、箭頭、線條、對號、叉號以及各種各樣的符號和圈圈框框……除非迫不得已，整理自己的列表、重新謄寫自己的列表、或者給自己的列表分門別類，幾乎都是徹頭徹尾的浪費時間。每個人都有整潔的習慣，只不過是表現的方式不同。比如，我可以忍受房間里稍微亂一點，也常常拖上好一段時間才去理髮，但絕對不能忍受書架上的哪怕一點點的不規則，或者自己的windows桌面上有任何除了垃圾桶之外的圖標。所以，你很有可能跟我一樣，突然發現自己著迷於把各種列表做得工工整整——那你就要小心了，因為這是「強迫症」患者的典型癥狀之一。所以，我建議你像我一樣，有意識地控制自己不要去做那些沒有實際意義的事情——那是在浪費時間。

（四）列表一定要隨手可及。

你做列表的時候可以用鉛筆、圓珠筆、鋼筆、簽字筆、或者任何其他可以寫的出字的筆——當然不推薦使用毛筆；你可以使用任何一個本子上的某一頁紙，可以使用專門的黃色便條紙，也可以在牆上的白版上寫……方便第一。但是，那個列表必須隨手可及。如果你今天一天都在家裡，那列表記在你一抬頭就可以看見的牆上的白板上可能好一些；如果你一天都在辦公室，那麼在辦公桌的圍欄上貼黃色便條紙就是很好的選擇；如果你確定今天你要做的工作幾乎都在電腦上完成，那麼windowsvista邊欄上的便箋小工具就非常方便；如果你今天要在外工作，可能去好幾個地方，那麼，PDA或者隨身攜帶的小筆記本才應該是不錯的選擇。其實我並不喜歡那些花哨的、標價幾十塊元的、甚至是皮質封皮的所謂高級筆記本，中看不中用。最搞笑的是我在一個朋友那裡看到他有很多那種高級的本子，但都是新的。我很奇怪，問他為什麼不用掉？他說，這麼精美的東西，有點捨不得寫東西上去！我暈。精美與否並不重要，關鍵在於要隨時可以看到，隨時可以書寫和標記。

（五）最重要的任務永遠只有一個。

我見過很多專家講解任務的重要與否與緊急與否之間的關係，以及如何分配任務的優先順序。道理是很清楚的：要先做既重要又緊急的；不重要不緊急的當然不用理會；如果是緊急的卻不重要的，大可不必理會；要是重要的卻不緊急的，反過來要優先處理……然而，我的觀察卻是大多數人面臨的真正問題並不是這個道理弄不清楚，而是在於無法分辨「真的重要」和「顯得重要」，以及「真的緊急」和「顯得緊急」。判斷一件事情是否真的重要的標準只有一個：是否對你的目標（無論是長期，還是短期）的實現有益。然而判斷一個任務是否真的緊急的標準卻沒那麼容易，因為你總是覺得每一個都很緊急。不過，經驗告訴我們，真正緊急的事兒少之又少，十萬火急幾乎只是出現在故事裡。不信你就嘗試著把所有你覺得緊急的事兒延遲一段時間再處理，如此堅持一個月左右。最終你就會明白那些事兒實際上都沒有那麼緊急。所以，你只需要一個判斷標準就夠了：這事兒是否真的重要。再往後的道理就一目了然了：真正最重要的任務永遠只有一個而已——那個真正對你的目標實現有幫助的任務。

（六）製作專門的下一階段任務列表。

拿著你的任務列表逐一完成的過程中，你會發現專註的你突然創造能力激增。每完成任務列表中的一個小項目，你就會在心情愉悅的同時不由自主地展望未來，然後你就有了新鮮主意！覺得自己太有才了！於是你就覺得你的這個列表的其他部分有修改的必要了……但是，等一下！除非萬不得已，千萬不要在整個任務完成之前中途更改列表中的項目。一旦你這麼做了，那麼你就會發現你就「有必要」不停地更改這個任務列表中的某個或者多個項目，最終甚至會導致整個任務永遠無法完成。如果，你有了什麼新鮮主意，放棄當然是非常可惜的。正確的做法是，啟用另外一個新的列表，標題是「下一階段任務列表」，把你的新鮮主意記錄在那裡，然後馬上回到當前的這個任務列表，專註在當前應該完成的任務上。如果突然又出現了什麼新鮮主意，依然如法炮製。這樣做的好處是，當前的任務完成之後，你的那個「下一階段任務列表」上已經有相當數量的非常具體的待處理項目了。

（七）給你的每個任務制定一個核對列表。

每次我從家出來的時候，在門口都要逐一核對一下：眼鏡、手機、鑰匙、錢包、煙、打火機……逐一核對過後，才邁出門檻把門鎖上。這就實在利用核對列表（Checklist）的好處來避免自己因遺漏而重複浪費時間。前面提到過的去超市買東西的例子也是如此。在實施計劃，完成任務列表中的每一個項目的時候，都應該提前給每個項目指定一個檢查列表，用來確定當前任務確實如預期一般完成。很多的時候，如果遺漏了某一方面，那將來在執行下一個項目的時候就很有可能會必須因此中斷而不得不退回上一個當時以為完成現在卻必須補充的項目環節——這種錯誤往往會導致大量的時間浪費。有的時候，檢查列表不一定要寫下來，因為：

1）如果項目不超過7個的話，那麼完全可以在我們的大腦中進行；

2）很多的項目你已經無比熟悉，所以對那個項目的核對列表你早就諳熟於心。但是，有些任務項目卻相對複雜，那你最好提前用製作一個可以勾畫的核對列表，逐一核對，確保萬無一失。

（八）列表一旦開始執行就一定要執行到底。

一事無成的最根本原因就是因為放棄。放棄的方法有很多種，最常見的是「換一個更好的方向」。如果確實是一個更好的方向倒也罷了，但是，好像「更好的方向」其實並不存在，因為，如此下去，你會不停地發現「更好的方向」。千萬要誤以為能夠不停地找到「更好的方向」的人只有你一個。大家都在不停地「找到「「更好的方向」，怎麼不見大家都成功呢？我從來都不相信人人都能成功之類的鬼話，我頂多相信「其實人人原本都有可能成功」。我總覺得一個人最終成功，並不是因為他曾經精確地計劃自己的成功，關鍵在於他的堅持。走向成功的過程大抵上好像你的起點是南極，而成功路經的終點在北極。那麼，無論你往那個方向走，只要中途不改變方向，最終會到達北極。但是，如果你中途改變了方向，甚至經常改變方向，你就幾乎無法到達北極，甚至可能返回出發點。所以，先判斷你的這個列表所代表的那個任務是不是現實的，如果你真的覺得你能夠，也應該完成這個任務，那就開始去做；並且一定要做到底。

本文選自書籍《把時間當作朋友》

作者：李笑來

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