超詳細的「職場郵件」攻略，不想out就趕緊mark

寫郵件雖然是一件小事，但是用這個思想去寫，能給你帶來很多好處、避免很多麻煩。

下面我們就逐點詳解：如何寫好工作郵件。

工作郵件的用途

工作郵件用途：簡單而且重要的事項溝通

日常工作中的溝通有三種形式：面談（會議），電話，郵件，並不是所有的事情都適合用郵件來溝通。

複雜的事情不要通過郵件討論，效率很低；有爭議的事情不要在郵件中討論，容易引起不必要的誤會。

簡單而重要的事情馬上發郵件，提高你在領導面前的曝光率；

重要事情的安排、結論，一定要發郵件，備忘、備查、提醒參與者；

複雜的事情，先開會，再郵件發會議記錄；

不重要的事情，不要發郵件，不要讓領導覺得你總是抓不住重點。

工作郵件分類

工作郵件大致可分為以下四類：1、確認郵件；2、需求郵件；3、反饋郵件；4、通知郵件。

1、確認郵件——存證據

口頭、電話、會議交流的事情，郵件進行確認，這是一個好習慣，很多人不是很注意。

比如劉楊，是一枚互聯網產品經理，有一天他不巧在廁所遇到領導。

領導說：我覺得上廁所的時候測一下尿的流速，這是個很好的產品點子哦，劉楊你去做個 APP 吧！

劉楊心想，你他媽有病吧，但口頭上還是誇領導：領導真是高啊！這個點子真棒！

劉楊當這是個笑話就沒管這個事，結果領導非常氣憤，把他叫到辦公室里蹂躪了一番……

如果劉楊回到座位，馬上寫了一封確認郵件：領導，跟您確認一下，是不是真的要做測尿尿流速的 APP ？

領導回復：其實是開玩笑的啦，別當真。

這下皆大歡喜，不用做無用功了。但是，請注意但是，領導對劉楊的印象會好很多：這個孩子做事很靠譜！

2、需求郵件——有細節

部門內部、跨部門、誇公司，我們經常會給別人提出工作的需求，這個大家接觸都比較多了。

需要強調的是：要把細節寫清楚、量化出來，這樣需求才精確，接需求的人知道怎麼做，結果也不會太讓你難受。

比如，領導真的抽風讓劉楊做測尿流速的 APP ……

劉楊做好了產品原型，讓UI設計師做一張產品的的背景圖，沒有明確尺寸、風格等細節。三天後發過來一個莫名其妙的東西，導致工期延誤，劉楊就等死吧。

3、反饋郵件——有反應

這個是跟第2種，「需求郵件」對應的，收到別人的需求郵件後，應該儘快反饋。注意，反饋郵件最好是發兩封：

第一封：確認收到需求，並告知對方自己的計劃安排

第二封：反饋結果輸出物，並對輸出物做適當的說明

比如劉楊的領導覺得尿尿流速 APP 非常值得做，於是發需求郵件給劉楊。

劉楊接到後，馬上寫郵件給領導，以及研發、運營、UI設計等相關人員：

1、本周五開會討論該項目的可行性

2、下周一編寫產品需求文檔

3、………………

結果周五開會一討論，領導突然覺得自己很傻逼，這個事情就不用做了。

4、通知郵件——廣播站

通知類型的郵件

比如：《元旦放假通知》

比如：《關於劉楊晉陞為公司副總的通知》

這種郵件不需要回復，也最好不要回復。

因為通知郵件往往都是群發N多人的，你一回復就很可能造成大家在郵件里群聊，非常影響別人的工作。

工作郵件的結構

從郵件的結構看，有：1、發送地址；2、標題；3、抬頭；4、正文；5、附件；6、恭祝語；7、簽名檔。

下面介紹每部分需要注意的要點：

1、發送地址

發送地址區，有收件人、抄送人、密送人三個部分。

a）收件人

收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發布的對象。

在這裡注意不要一事二報，也就是一件事情不要同時申請兩個領導批示；一件事情不要安排給兩個人去做。

這個也牽扯到做事情的方法上了：

比如你明天想要請一天假，同時發給部門經理和總經理，請求批准。

部門經理一看，我操，大領導在呢，我批不批啊，還是讓大領導先發話吧，這廝是想在老總面前讓我好看么？

總經理一看，媽的，這種事情也要我批，想累死老子啊？

結果誰都不鳥你，你這假算請了還是沒請呢？

b）抄送人

放在抄送人里，只是讓對方知會一下，他可以不回復。

比如請假的例子，就應該主送自己的部門經理，抄送總經理。

這樣部門經理好處理，總經理還會感覺你是很規矩的人，動向都讓他知道。

另

如果是跨部門，需要兩個領導都確認的郵件，最好只請示自己的領導，跨部門的溝通讓領導去協調。

盡量不要做跨越自己部門範圍請示的事情，因為你的命運主要把握在直接領導手裡，別讓他覺得你很難搞。

c）密送人

密送人其實很有用

不方便讓別人看到在收件人列表裡出現的人，可以放在密送里；

重要的、容易忘的郵件，密送給自己一份，可以方便管理查看；

在發送通知類郵件時，不想讓大家在郵件里群體回復，可以把發送對象的郵件地址列表放在密送人里。這樣大家看到的收件人里只有自己，全部回復也不會打擾到其他人。

2、標題

標題是整個郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字，會顯得很不職業

多次或者轉發的郵件，標題上會被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：

而且這種郵件

1、最好不要參與進去

2、非要參與的話，把標題清理清理

為什麼不要參與，因為了這麼多次的郵件肯定是已經靠郵件無法解決的問題了，不如開會討論一下，節約大家的時間，不管是當面或電話會議都好。

電話或會議之後不要忘了發一封討論結果確認郵件。

另

如果需要每天發一次的郵件，比如日報、例行數據發送等，建議標題這麼寫： 12 月 28 日 關於 xxx 的 xxx

用當日的日期開頭，方便以後檢索。

3、抬頭

抬頭也就是稱呼，這裡最好是按照公司文化寫，有的公司文化領導就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼 x 總，xx 總。

我一般是這麼處理： 單獨寫給領導的郵件直呼姓名或昵稱；有第三人的時候稱呼 x 總。單獨寫郵件，稱呼 x 總，感覺對領導不夠信任、不夠親切；有其他人的時候，不稱呼 x 總，顯得對領導不夠尊重。

尤其是在創業團隊里，大家沒什麼級別概念，內部發郵件都稱呼名字。但是在對外部公司寫郵件的時候，一定要把級別表明出來，這樣對合作有好處。

否則外部公司的人可能會想：這特么什麼破公司啊，找了一幫沒級別的人跟我來談合作，能靠譜嗎？

4、正文

正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細闡述細節。

一行內容不要超過 15 個字，字體不要太小，不要太大，不要顏色怪異。

一行字太多，有的人郵件查看是豎著的三欄，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔細看了。

建議用字型大小用小四（20號），字體用宋體，顏色用黑色，強調的關鍵詞用紅色，但紅色不要用太多。

p.s. 別人的名字不要用紅色。（每當看到郵件里，我那被標紅得刺眼的名字，內心都有千萬頭草泥馬在咆哮。）

多條內容，一定要用編號排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時候效率也高。

總之，要把郵件當成是網頁去設計，根據讀者的體驗去考慮文案和排版。

另

一封郵件說的事情不要太多，還是剛才說的道理，事情多了，就需要開會了。

5、附件

附件少的時候最好不要打包，這個跟產品設計非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不願意到二級頁面去看。

附件不要太大，這個很好理解，有的公司網速很慢，你發大附件肯定有人會想要掐死你。

附件多，必須打包的時候，一定要在郵件正文里做一下附件說明：附件中是 xx，請查收

因附件較多，必須要打成壓縮包發送的話，一定要在郵件正文里做一下附件說明，比如這樣：

壓縮包中包括：

1、xxxx 文檔，是對 xxx 的說明

2、xxxx 文檔，是對 xxx 的說明

3、xxxx 文檔，是對 xxx 的說明

講一下每個附件是幹什麼的，方便收到郵件的人查看。

6、恭祝語

7、簽名及其他信息

恭祝語、簽名及其他信息，這些都好理解，按公司的要求來就好，不多說了。

如果貴公司沒有這方面的規範，你可以你一封郵件提個建議，恭喜你，又升值了哦。

撰寫順序

估計大多數人都是先寫收件人，然後寫標題，然後寫正文，然後pia~發送了。

這個流程在你很忙亂的時候很可能會出錯，我們最好用一個容錯率高的流程，像這樣：

標題——>正文——>附件——>收件人

先寫標題，這是整個郵件金字塔的塔尖，先寫出來，不跑題 。同時也防止標題遺漏，沒有標題的郵件讓人非常不爽，顯得你非常不職業。

先不要寫收件人地址，即使按錯了鈕，或者按錯了快捷鍵，也不會發出去。

從流程上確保不犯錯誤，這就是咱普通青年的牛逼之處。

一些注意事項

1、2分鐘法則

郵箱自動收郵件的時間間隔設置成 2 分鐘；

簡單緊急又重要的事情最好 2 分鐘內馬上，不要遺忘；

郵件寫好後，不要急著發，花2分鐘檢查一下各個細節。

2、2步法處理

第1步，定時查收郵件。

重要緊急的，2分鐘處理；

重要不緊急的，馬上給予回應，約定處理時間；

其他事項標記待處理標籤。

第2步，在空閑時間，集中處理待處理郵件。

3、禁忌

喝酒、吵架之後，情緒不穩定的時候，千萬不要發郵件；

不要在郵件里爭吵和嘲諷，誰做了誰是傻逼；

郵件中有公司機密時，一定要仔細查看收件人，不要有不能收該信息的人。

4、標點符號

「！」「？」這兩個標點符號在郵件里要慎用，下面這個例子，灰字是讀者的感受，大家可以體會一下。

請問昨天說的郵件發了嗎

讀者感受——正常詢問，疑問句，即使沒有問號，也能看出來是在提問，情緒很平靜。

讀者感受——結合上下文語境，似乎有點反問的意思了哦。

讀者感受——你急個毛啊！

讀者感受——你是想說「老子耐心有限」嗎？老子時間還有限呢！

讀者感受——你是想說「你他媽發還是不發」嗎？老子還就不發了！

讀者感受——這個二逼！！！！！！

一個問號還好；

兩個問號，就顯得非常著急，閱讀者感受已經開始抵觸了；

嘆號，讓人感覺你在質疑，你在不耐煩，對方更加反感；

問號+嘆號 有罵人的感覺了；

一串問號+一串嘆號，簡直就是個沒素質的流氓。

尚德機構——學習是一種信仰。

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