溝通:越簡短,越有效
心理導讀:是否說得越詳細,別人理解得越透徹呢?事實不一定如此,溝通的秘訣是:越簡短,越有效!——www.iFuun.com
不知道你是否有過這樣的經歷?就是你在向某個人表達你的意思時,你似乎總有很多想表達的,深怕自己說少了,別人會不理解,或者會誤解。但是真實的情況卻是,當我們交流時,用越少的文字,會讓我們的交流更有意義。
很多時候,更多的字對於外教和澄清什麼是必要的,但是在信息時代,更多的字只會稀釋,並讓你傳遞的信息複雜化。
Rene Shimada Siegel是高科技聯繫公司的創始人和總裁。這家公司是在溝通和市場方面的諮詢專家。最近Rene Shimada Siegel指出了如何幫助你更好地簡練你的溝通,從而讓溝通更有效?
1、即可談到要點
Rene Shimada Siegel舉了她丈夫過去在語音郵件上犯的錯誤。他會告訴他老闆他想說什麼,然後告訴他老闆這個具體意味什麼,然後會為他老闆總結他所表達的。其實他老闆早就已經知道了。Rene Shimada Siegel指出在語音郵件中,只需要先自報家門,然後告訴對方你打電話的原因,給對方打回來的一個機會。對方需要給你打回來,還是只是供參考?讓對方明白。要仔細考慮,你應該用發送信息來替代語音郵件嗎?
2、3是一個神奇的數字
Rene Shimada Siegel原來的工作單位是3COM。這個公司做的每件事都是3來表達。現在當Rene Shimada Siegel需要解釋一些複雜的事情,曾經在3COM的經歷就會提醒她將每件事減少到3個最重要的點。一般情況下,最重要的3點列出以後,你會發現其他的點都是額外的,或者是多餘的。
3、使用編號
任何文件中的大塊文字對於讀者而言,很難集中注意力。幾乎沒有讀者有時間、耐性或者集中注意力在這樣的文字上受折磨,除非迫不得已。他們想獲取他們想知道的。項目編號是Rene Shimada Siege喜歡的l快速交流方式。事先告訴讀者你的信息是有關啥的,用編號概括你的點來組成簡短的辭彙,而非用完整的句子。最後,無論你希望讀者下一步做什麼,用一個希望回饋的方式來結束。
4、讓會議聚焦
我們很多人都會在一種會議上感覺難受,就是某個人不斷的說,沒有什麼時間交流。確信每個人都知道會議的目標,讓時間限制在30分鐘內,來保持一個緊急和專註的感覺。一些人會把日常的混亂帶入到會議上,做15分鐘的發言,這期間讓所有人都站著。同時,需要考慮是否筆記本電腦、平板電腦、智能手機是被允許還是被禁止帶到會議上。如果被允許,人們會不理會演講者,讀他們的郵件,這樣也會極大的降低效率,延長整個會議。
就像蘇格拉底曾經說的,「有多少事我可以不需要?」讓你的溝通保持簡短,要求你停下來思考什麼要說,以及如何表達最重要的事情。Rene Shimada Siege認為通過簡明扼要,快速、清楚的溝通,你可以用更少的資源做更多。
文/天天向上 原題:《為什麼越簡短越好?》
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