如何禮貌地用英文給教授發郵件？
不論是要和教授請教問題，argue成績，還是要找實習，與僱主發郵件，都需要學會禮貌地用英文發郵件，規（tao）范（lu）的用詞可以給你的郵件加分哦！
常識
1. 盡量用教育網郵箱，避免被過濾掉。
2. 除了必要的群發郵件，地址欄只填寫一個地址，盡量一封郵件發給一個人，這樣做除了避免把某些人的郵箱信息泄露給其他人，也會避免接受者都覺得對方會回復，你的問題就沒人回答的尷尬情況。
3. 發送之前要通讀幾遍，重要的郵件可以找小夥伴幫忙檢查一下，如拼寫，時態，單複數，標點等，避免被誤解。
4. 不要把某個詞全部大寫，這樣常會被認為是在吼叫或罵人。如果要強調某些詞語或句子用底線，斜字，粗體就可以了。
5. 慎重使用簡寫和笑臉等符號 ，少用不常用的詞語。簡單的單詞便於理解。
下面就以向教授請教學術問題為例，手把手教大家如何把郵件寫的更有范兒。
郵件主題（Subject）
1. 可以不寫自己的名字。名字是在郵件系統設置里設定好的，在發件時會替換顯示實際地址，所以無需在主題里再寫一遍。
2.關鍵內容是要在主題里就寫明白是否有推薦人，以及主要是什麼事。很多教授只看主題。
1）一個好的標題，要能簡潔地概括郵件的目的或內容。如果你對教授的某個研究項目感興趣，就可以用這個研究方向作標題。然後在郵件的正文里，可以談談你對這個方向如何感興趣，你有什麼相關的學術背景，還有你對這個研究領域的任何見解。
2）如果你對教授的某一篇文章很感興趣，並且你的郵件正文里要談到這篇文章，那麼用這篇文章的標題作為郵件的標題也是個不錯的主意。如果文章的標題過長，可以把它壓縮 一下。
3.還有人喜歡用一種開門見山式的標題，比如"Inquiry into graduate admission of fall 2016"。
在主題中可以包含course number，"Question about 3009 assignment" 或者"question about English 2011 essay."聽起來很真實，而"a question"看起來像垃圾郵件。同時不要太長，一般不要超過35個字母，只需要將位於句首的單詞和專有名詞的首字母大寫。
Email稱呼
最安全的開頭方式是「Dear Professor +last name」, 不要用first name稱呼。其他的方式都是錯誤的（例如Prof.、Hello、全名云云）。
開篇介紹自己
如果是你主動寫電子郵件給別人的話，那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，"I am writing to enquire about…"或是"I am writing in reference to…"在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內容。
正文的第一句話必然是介紹自己，如：「My name is…（全名），and I am …」，正文的第二句話可以解釋自己是如何知道對方的。分三種情況：有人推薦；無人推薦；兩人原本相識，但很久沒有聯繫。這是你與教授之間建立的第一道關聯。有人推薦當然最好，比如這個教授的同事某某某推薦你去找她，因為某某原因，那麼把這個環節表述清楚即可。如果無人推薦（更常見的情況），一定要說清楚原因，例如剛剛看了人家的一篇新作（你要確實看過才能這麼說）。
提出問題或請求
清楚簡潔是最好的。你的教授每天會收到 25-30 封郵件，所以如果你的問題很簡潔明了那是最好的（一般把問題一條條列出來比較好） 。如果你不能快速直達主題，對方就會在讀你郵件的半途上對它失去興趣。因此，迅速切入主題。
可以用以下句式：
1. 多用I was wondering if…如果打交道多了，可以不必拘泥於此。例如也可以說I wondered... 甚至shall we...
2. 多用would it be possible，以便從語法上規避直接牽涉到「人」，例如：Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?
3. 盡量避免使用I want和I would like；
4. 避免使用「please」，因為「please」暗含了自己的期望，給對方壓力，是不禮貌的表達。
而在提出請求後，一定要論證自己的請求是合理的。常用的方法是：展示自己已經做了大量的前期工作，實在是「迫不得已」，「走投無路」，才來幫助。或者，要表明自己對對方的工作了如指掌，而請求正是建立在這種了解之上的。
附件
1. Please find the report / my homework in the attachment.
the report / my homework 可換成你附的其他東西, 比如照片picture(s)
2. Please find the attached report / homework.
3. Attached is the report./The report is attached (to this E-mail).
4. 還有The report is in the attachment. / Please find the report in the attachment.
5. 也可以說Please note the attached report. /Please see the attached report. / Please see the attachment for the report.
6. I have attached the report to this E-mail. Please take a look.
結束語
Thank you for your kind cooperation.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。
Thank you for your attention to this matter.與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。
Thank you for your understanding.如果你寫到任何會對讀者產生負面影響的內容那就使用這句句子吧。
Thank you for your consideration.如果您是在尋求機會或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結尾。
Thank you again for everything you ve done.這句句子可以用在結尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助，你可以著重再次感謝他們的付出。
禮節性問候與落款
落款之後的正式禮節問候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。最後是寫上合適的結尾並附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很規範化。
最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"類的詞因為這些詞都常用在非正式的私人郵件中。當然熟了之後就可以多姿多彩了，例如可以寫：Best, Cheers, Regards, Take care, See you soon, Nice weekend等。
回復郵件
必須要告知教授已收到郵件。
感謝讀者是郵件開場白的好辦法：
Thank you very much for your explanation.It was great help.
Thank you for your prompt reply.當對方很快就回復了你的郵件，一定記得要感謝他們。如果回復並不及時，只要將「prompt」除去即可，你還可以說，「Thank you for getting back to me.」
Thank you for providing the requested information.如果你詢問某人一些信息，他們花了點時間才發送給你，那就用這句句子表示你仍然對他們的付出表示感激。
Thank you for all your assistance.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！如果你想對他們表示特別的感激，就用這個句子，「I truly appreciate … your help in resolving the problem.」Thank you raising your concerns.
Thank you for contacting us.如果有人寫信來詢問公司的服務，就可以使用這句句子開頭。向他們對公司的興趣表示感謝。
就算某個客戶或是經理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現出你對他們的認真態度表示尊重及感激。同時，你也可以使用，「Thank you for your feedback.」
※倫敦竟然不再是最貴城市！2016全球城市消費水平排名出爐
※倫敦時裝周后，我發現大家還是不會裝逼
※沒有去擼串和喝酒，你的英國生活根本不完整！
TAG:英倫圈 |
※寫信寫郵件時 如何有文采地寒暄？
※給陌生人發郵件，該怎麼寫？
※你會使用給據郵件查詢系統嗎？
※你發過郵件給董事長郵箱嗎？——發「告狀信」你需要懂de心理學
※英文郵件/文檔難句解析
※辦公室禮儀 | 公司電子郵件該如何得體地回應？
※如何修復郵件傳書造成的電子書樣式丟失？
※為什麼你的同事喜歡夜裡發郵件？
※律政精英，從一封漂亮的英文郵件開始
※如何寫出得體的電子郵件
※職場小白如何正確編寫郵件
※普京發言人證實特朗普顧問給他發了郵件 但沒搭理
※推薦：你以為，發郵件就那麼簡單？
※用聊天對話的方式管理郵件，這個應用有些特別
※沒扛住？阿航否認「要求台籍空姐戴五星紅旗」，稱郵件發送有誤！
※發郵件表示抱歉強暴你非常愧疚！華裔博士被控性侵
※美副總統也陷「郵件門」？被爆曾用私人郵箱處理國土安全問題
※寫的什麼？安倍政府收到五萬封神秘中文郵件怒批：不可原諒！
※喬布斯和庫克都如何回應顧客的投訴郵件？