提高工作效率只需要這四個好習慣

美文 03-06

提高工作效率只需要這四個好習慣

讓我們暈頭轉向的並不是工作的大勞動量，而是我們不知道自己有多少工作、該先做什麼。

有時候，提高效率只需要好的習慣。這四個工作習慣，你有嗎？

只留下和你手頭事務有關的東西

這樣你會發現你的工作更容易處理，也更有頭緒可尋。

一家新奧爾良報紙的某位發行人曾告訴我，他的秘書幫他清理了一下桌子，結果發現了一架兩年來一直找不著的打字機。

如果桌子上堆滿了信件，報告、備忘錄之類的東西，就足以使人產生混亂，緊張和焦慮的感覺。更糟的是，它會讓你覺得自己已有100萬件事要做，可根本沒時間做，根本做不完。這種情緒會使你憂慮得患高血壓、心臟病和胃潰瘍。

芝加哥和西北鐵路公司的董事長羅西·輸廉斯說："一個書桌上堆滿了文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手邊待處理的一些，就會發現他的工作更容易，也更實在。我把這種清理叫做料理家務、這是提高效率的第一步。"

如果你到華盛頓的國會圖書館去，就會看到天花板上漆著11個字，這是名詩人波普寫的：

"秩序，是天國的第一條法則。"

賓夕法尼亞州立大學醫學院的約翰·斯托克教授，在美國醫藥學會全國大會上宣讀過一篇論文，題目叫做《生理疾病引起的心理併發症》。在這篇文章中，他在一項"病人心理狀況研究"的題目下列出11種情況，第一種是：

"一種必要或不得不然的感覺，好像必須做的事情永遠也做不完"。

著名的心理治療專家輸廉、山德爾博士，曾用簡單的方法治癒了一位病人。

這位患者是芝加哥一家大公司的高級主管，當他初次到山德爾的診所去的時候，非常緊張、不安，面臨精神崩潰的危險。在就診之前，他的辦公室有三張大寫字檯，他把全部時間都投入工作堆里，可事情似乎永遠干不完。當他與山德爾談過以後，回到辦公室的第一件事就是清理出一大車的報表和舊文件，只留一張寫字檯，事情一到就馬上辦完。於是，再沒有堆積如山的公事威脅他，他的工作漸漸有了起色，而且身體也恢復了健康。

前美國最高法院大法官查爾斯·伊文斯·休斯說："人不會死於工作過度，卻會死於浪費和憂慮。"

提高工作效率只需要這四個好習慣

區分事情的重要程度來安排工作順序

創辦遍及全美的市務公司的亨瑞·杜哈提說，不論他出多少錢的薪水，都不可能找到一個具有兩種能力的人。

這兩種能力是：第一，能思想。第二，能按事情的重要次序來做事。

查爾斯·盧克曼，從一個默默無聞的人，在12年內變成了培素登公司的董事長，每年10萬美元的薪金。另外還有100萬美元的進項。他說他的成功原因是他具有亨瑞·杜哈提所說的幾乎不可能同時具備的那兩種能力。盧克曼說："就我記憶所及，我每天早上五點鐘起床，因為那時我的頭腦要比其他時間更清楚。這樣我可以比較周到地計劃一天的工作，按事情的重要很度來安排做事的先後次序。"

富蘭克林·白吉爾是美國最成功的保險推銷員之一，他不會等到早晨五點才計劃他當天的工作，他在頭一天晚上就已經計劃好了。他替自己訂下一個目標——一天里賣掉多少保險的目標。如果沒有完成，差額就加到第二天，依此類推。

如果肖伯納沒有堅持先做的事情就先做這一原則，那他一輩子就只能做銀行出納而不會成為戲劇家了。他擬定了計劃，每天必須寫作至少五頁，他這樣工作了九年。

就連漂流到荒島上的魯濱遜都有一個按小時制訂的計劃表。

當然，一個人不可能總按事情的重要程度安排計劃，但按計劃做事，絕對要比興之所至去做好得多。

提高工作效率只需要這四個好習慣

遇到問題、立刻解決、不要拖延

我以前的一個學生，已故的H·P·霍華告訴我，當他在美國鋼鐵公司擔任董事的時候，開起董事會總要花很長的時間，會議要討論很多問題，但有結果的卻很少。最後，董事會的每一位董事都得帶著一大包文件回家看。

後來，霍華先生說服了董事會，每次開會只討論一個問題，然後做出結論，不耽擱、不拖延。這樣所得的決議也許需要研究更多的資料。但是，在討論下一個問題前。這個問理一定能形成決議。霍華先生告訴我，改革的結果非常驚人，也非常有效，所有的陳年舊帳都了結了。日曆上乾乾淨淨的，董事們也不必帶著大包文件回家，大家也不再為沒有解決的問題而憂慮。

這是個很好的辦法，不僅適用於美國鋼鐵公司的董事會，也適用於你和我。

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