你在瞎忙還是高效工作？8個技巧讓你變身高效率達人！

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BOUTEFFIENCY

關於效率

職場中經常可以碰到這種情況，有些人從早忙到晚，甚至還要犧牲休息時間加班，還不一定能夠完成自己的工作，而有些人卻能夠在規定時間內出色地完成工作，遊刃有餘。同樣做一份工作，為什麼會有如此大的差距？是自己能力不行？還是不夠努力？人們總是用心情不好、辦公環境不合適當做借口麻痹自己。

這個問題可以用兩個字來回答：效率。

如何更有效率地做事

時間的分配很重要

讓我們看看高效率的工作方式是怎樣的

1.分清事情的輕重緩急

沒有規劃的人在做手頭工作時，面對臨時派來的任務往往會放下手頭的工作，立刻把注意力轉入新的任務，結果事情越忙越多，一天下來覺得自己做了很多事情，但其實什麼都沒有做。

高效的人則會將任務劃分優先順序，在有限的時間內把每件事情處理的漂亮，對最重要的 20% 的事花 80% 的時間，對不重要的 80% 的事花 20% 時間這樣。

2.思考後再回復

工作中沒人能單打獨鬥，團隊協作時如何回應同事和領導的需求呢？在職場中 say no 和承諾需謹慎，說話本身就是一件需要用腦思考的事。

拿同事A說，在團隊里負責項目配合，有一次領導問 A 項目進展，其實只是了解下現在到什麼程度，A 卻不經思考隨口說兩天後他的部分可提交上線，領導一聽挺高興就又調整了其他人的任務。

超人也得三天才能完成的事情，徒勞增加工作量不說，更拖累了團隊。沒按時完成任務，給領導和同事留下了不務實的反面印象。

言之有物、言之有信是職場立足之本。

3 少說多做，看結果

你身邊有天天在愛抱怨的同事？職場負能量是降低工作效率的兇手之一，「唉，太忙了」、「怎麼會有這麼麻煩的事情啊」，「 為什麼不能好好配合我」…

一些人沉浸在抱怨的負能量里難以自拔的時候，注重效率的同事已經完成了清單上的一個個難搞的任務了。

彙報工作，抱怨的人說由於任務過多項目進展比預期變緩，務實者只用工作完成清單就能表明一切。

專心做事的人，在職場擁有的潛力更大。

4.時間要花在重要的事上

大部分人安排工作時，是以自己的偏好、外界的壓力，以及負責處理的順利程度來安排。所以，多數人效率低下看起來是因為時間沒管理好，究其本質則是沒把工作任務按照重要性安排妥當。

我們可以根據緊急性和重要性這兩個標準將任務劃分為緊急重要、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四個區域。

5.明白為什麼要做

「問對問題，問題就解決一大半」，在職場獨立思考問對問題是第一步。

告別盲目忙碌，從抓住任務核心開始。

6.執行力

執行是不管有多難、多麼不情願，先「做」起來，別有「萬事俱備，只欠東風」的想法，邊走邊看，目標才會越來越清晰，離終點也就越來越近了。

速度第一，完美第二；簡單粗暴，不拘小節。

忙碌用來形容一座城市、一個人的狀態，而效率用來描述你如何把一件事情做的多完美。你可以忙碌且高效，也可以忙碌但低效率，有一點要記住忙碌不等於高效。

當我們了解高效率和低效率工作方式的區別後

是時候談一些提高效率的技巧

讓自己更有效率地進行工作

限定時間

給自己的不同任務設定一個時間。在任務完成之前或時間用完之前不要停止工作。

限定時間可以從兩方面擊退你內心的拖延惡魔：

1. 時間短（30 ～ 90 分鐘最為理想）：這比好幾個小時連續工作讓人更容易接受。

2. 緊迫感：想在規定時間完成的唯一方法就是儘快做完你接到的任務，限定時間會刺激你加快速度。

限定時間的真正好處在於你會一直工作到超過設定的時間。一旦你為一個任務或項目注入動力，你就會更榮易持續工作。

動力催化劑

動力催化劑減少了反應開始的激活成本，節省了你開始行動所需要的能量。儘管反應可以自行發生，但催化劑加速了整個過程。下面是一些例子：

1.把你的目標列成一個表。比如經常把目標列表放在電腦桌面上，在需要的時候，它總是會給我帶來動力。

2. 做出公開承諾。當你計劃要做成某事時，把它告訴你的老闆、同事或者一個朋友，產生的壓力會讓你保持動力。

3. 便利貼。把你的想法寫在便利貼上，放在你的家裡。它們會提醒你需要做的事。

閱讀筆記

在閱讀的時候，用活頁夾來記筆記是一個有用的方法。這樣可以在讀一本書時記錄一些好的思想、語句和有趣的信息。

1.它幫助你抓住核心思想。如果你想回頭去看這本書，找出關鍵信息，你只需瀏覽 2 ～ 4 頁筆記，而不是 200 ～ 400 頁的書。

2. 它比書頁折角和畫下劃線快。在書上做筆記是很快的，但事後你想查看起來就慢得多了。在筆記本上記錄可以讓你更快地回憶書上內容。

3. 你的記憶不是完美的。我發現，一本書上的知識只能在我的頭腦中活躍一個月左右。筆記本卻可以充當一個恢復記憶的工具。

讓你的時間頭重腳輕

大部分人的時間安排都是頭輕腳重的，這與他的觀點恰恰相反。擁有不良日程表（頭輕腳重）的人往往會拖延做自己最不喜歡的工作。他們會把難做的、花費時間長的、費頭腦的工作放在最後做，而傾向於先干一些像處理郵件這樣的簡單工作。這樣的結果就是，還沒做最重要的工作人們就已經疲憊不堪了。

頭重腳輕的日程表是指，把你這一天最重要的工作放在一天的開始。你也可以按周目標系統來安排，即如果周日休息的話，應該把更多的工作放在周一而不是周五或周六。

關閉開環

開環是指一個沒有明確停止點的任務。如果你沒有一個停止點，你就不會按周期工作。開環是效率的天敵。拖延、過度疲勞、工作馬虎都是開環所帶來的後果。看下面2個待辦事項：

1.寫博客。

2.給博客寫 4 篇文章，回複評論，增加一個新程序。

第一件就是一個開環。你怎麼知道什麼時候可以做完它呢？我們可以用一個新的視角來看開環事件，就是將它閉合。比如待辦事項2，對於你什麼時候將博客寫完設定一個明確的時間節點。

15 分鐘法則

15 分鐘是你對抗臨時消沉所需要的全部時間。 15 分鐘法則是說在任何你想放棄的時候，再多做 15 分鐘。人的精力是上下波動的，難做的工作會榨乾你的精力。通常，再堅持 15 分鐘，你就會度過這個艱難的時期，恢復精神。

使用 15 分鐘法則還會提升你的自律能力。自律就像是你的精力耗盡時的後備燃料庫。再堅持 15 分鐘能幫你對抗消沉。

齒輪理論

生產效率高不是一件容易的事。別期望一下子就能改善你所有的習慣。如果你慢慢提升，從一個簡單的改變開始逐漸擴大，效果會更好。只有朝著一個方向運動，齒輪才會發揮作用。你可以通過一個個改善自己的習慣來增加自己的生產效率。

假設你要開始培養早起的習慣。如果你現在起床時間是7:30，那麼改到 5:00 有點太過突然。你可以改到 7:00 或 6:30來開始第一個 30 天試驗期。一個月後，等到這個習慣徹底養成，你可以再改到 6:00 或 6:15。

批量處理

批量處理是把相似的任務在同一時間一起處理的藝術。你可以在一天中的某一時間集中回復郵件，而不是整個下午都耗費在這件事上，時不時地回復一個。

批量處理是一個很棒的竅門，有以下幾個原因：

1. 它省去了工作的開始階段和減速階段。完成一個任務需要固定量的動力。投入一個工作 10 ～ 15 分鐘後才能開始全速進行。

2. 它能讓你保持一樣的心境。雙流理論暗示我們以不同的心境對待不同種類的工作，起到了提高生產效率的作用。通過批量處理，你可以保持一種心境來處理特定的任務。

3. 批量處理簡化了你的工作量。通過一次性處理一大批工作，你可以減少頭腦需要記住的工作量。

編輯：含子

來源：管理技巧、納通招聘

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