讓PPT真正成為你的power point

PPT是職場上應用最為廣泛的軟體之一，無論是業務學習還是競職演講，無論是見客戶還是向領導彙報，PPT已經成為了我們工作和生活中的一部分。一份好的PPT能讓領導對你刮目相看。因此，PPT也被戲稱為「力量點數（power point）」，為職場之路加分。但一份奇醜無比且邏輯不清的PPT也會讓展示者陷入無比尷尬的境地。只有打通了製作PPT的任督二脈，才能讓PPT真正成為你的power point，而不是豬隊友。

製作PPT步驟一

整體架構

製作PPT的過程，就好比我們在用我們的智慧搭建一棟建築，供人觀賞。因此，搭建出一個完美的整體架構是十分重要的。

在構架的指導原則方面，最被推崇的就是知名諮詢公司麥肯錫出品的金字塔原理和MECE法則。金字塔原理來自麥肯錫諮詢顧問芭芭拉·明托的著作《金字塔原理》，建議人們在表述自身觀點時，採取像金字塔一樣的結構，先說明論點，然後再給出論據，從而讓受眾能夠快速掌握你所要傳達的信息。而MECE原則是書中最為倡導的一種思考方式。MECE，即Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的縮寫，意思是「相互獨立，完全窮盡」，也常被總結為「不重疊，不遺漏」六字箴言。將兩者結合起來，就是你的思想要通過各個論點來說明，而這些論點按照與中心思想的相關程度和重要程度可以劃分成幾個梯度，這就是金字塔結構的思想。而每個論點不可能單獨存在，要給出論據。在進行論據陳述時，就要組成MECE原則，保證每個論據之間不重疊，而論據整體上十分全面，沒有遺漏的地方。

簡而言之，就是用總-分結構搭建論點，用合理的分類邏輯安排論據。為了能夠實踐這一原則，可以在動手製作PPT之前先理清自己思路，寫出一個完整的大綱，這樣能夠從整體上審視和推敲自己的邏輯思路。在修改好大綱後，在A4紙上勾勒出ppt的草稿。

通過手工的草稿，能夠明確PPT中會有幾個部分，從而知道要選取幾種模板。在展示PPT時，為了能夠讓受眾明顯體會到各個部分之間的變換，建議每個部分的模板都略有不同，從而起到提示作用。在紙上勾勒時，能夠更加明晰每頁PPT中要肩負的內容任務，進而確定總頁數。因為長時間的PPT展示或者頻繁地翻頁都將讓受眾產生視覺疲勞，建議精心設計每頁的內容，從而控制總頁數，保證展示效果。

製作PPT步驟二

謀劃布局

劃分了每頁PPT要承擔的內容任務後，就要努力讓這些枯燥單調的文字藉助各類圖形轉化成喜聞樂見的PPT Style。為了達到這個目的，就要實現：標題準確、布局合理和文字精闢。

首先，一個好的標題等於成功了一半。為了能夠統籌全頁核心議題，在開始一頁PPT的製作時要先想好標題，標題凝聚著一頁PPT的精髓。很多時候哪怕一頁PPT都已經做完，還是要再花費時間去斟酌標題，因為在合理安排了呈現內容後，對這頁PPT的主題有了更為深入的了解，會再重新考慮標題，從而讓標題更加貼切。

其次，每頁的布局要符合說明的邏輯。PPT上的那些精美的圖形並不是只起到美觀醒目的作用，而是結合在一起，表明了說明的邏輯。比如，如果一頁PPT計劃從眾多例子中總結出共性結論，那麼圖形安排上建議從左向右，左邊從上到下安排眾多例子，而用一個有指示含義的圖形連接到寫上結論的圖形。

這樣一個簡單的設計，就能夠將自己的論證邏輯清楚展示出來。一般，在PPT中，上下排列的圖形或者內容表示內容並列或者是一個程序的先後步驟；而左右布局則表現出了很強烈的對比意味。

最後，bullet point才是文字的正確表達方式。因為PPT 的解讀是由展示者完成的，作為輔助工具的PPT上不用將所有句子寫得完整，用短語或者短句（也就是俗稱的bullet point）涵蓋整句的意思就可以了。這樣既可以節省空間，讓一頁PPT承載更多的內容，也可以讓受眾更在看到bullet point後更集中精神聽展示者解釋深意。

製作PPT步驟三

檢查錯誤

作為要在大庭廣眾下被許久凝視的作品，PPT上的一個小小的瑕疵也會無所遁形。因此，為了讓PPT 成為一個完美的工程，製作完PPT後的整體檢查是不可或缺的。而為了能夠更有效率地發現潛在的「小炸彈」，要有計劃有步驟地開展排雷工作。

首先，邏輯是PPT的靈魂，所以要再推敲每頁的邏輯表達是否正確。在製作PPT時可能因為當局者迷，對邏輯的掌控感會一時迷失。在檢查階段，就要從一個受眾的角度去看自己的邏輯是否能夠清楚、合理的傳達，不要讓受眾從根本上否認結論推導的合理性。

其次，對稱美、整齊美一直是人類所欣賞的，因此在製作PPT的過程中要讓整個布局中的圖形對齊，模板形式劃一。當然，這種對齊一定不是手動肉眼對齊，而是要採用PPT中的標尺、網格線和對齊工具。曾經給一位經理做過一個PPT，這位經理雖然在生活中沒有強迫症，但是在PPT中要求所有標題、採用同一邏輯的構圖，在每頁PPT中的位置都相同。這樣的要求顯然是肉眼觀測對齊做不到的程度……但事實證明，在她的要求下，這份PPT的放映效果十分完美。

再次，要仔細研讀放在PPT中的語句是否通順。因為在製作PPT的過程中要將長的句子都凝縮成一個短句，很容易就發生啼笑皆非的語句。為了能夠讓PPT保持專業嚴謹的態度，在所有語句展示給受眾時，都要先自己站在受眾的角度考量下自己的字詞是否達意。

牛逼的自吹：

winnie，愛好生物的文科學霸，曾經對歷史繫心馳神往，奈何大學主修經濟兼修法律，從此走上世俗之路，可毒舌可雞湯，也能談談文學主義，宅在家中卻從不覺得無聊孤單冷。

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