市場、銷售部如何辦公更高效？

Office 365不只是Office！

別人高效辦公的故事，建議您花5分鐘讀完！

市場、銷售部門工作有何困擾？

·市場部的工作又多又瑣碎，難免忘記某個工作的deadline？忘掉可怎麼辦？！

·跨部門合作除了一次次打電話，怎麼提高溝通效率？

·市場活動那麼多，文檔、圖片、物料等資料如何管理？

從一場市場活動開始，講講優化了市場活動流程的神秘武器Office 365吧——

那麼今天故事的主人公——exands商業WiFi開講啦！

一場市場活動的始末

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活動前：使用共享郵箱，不遺漏任何合作機會

首先，在官網公布面向媒體和會展行業的共享郵箱地址：

（市場部、銷售部、售後服務提供的都是共享郵箱）

「媒體和會展」將合作信息發送到共享郵箱，市場部全體同事都能收到，這樣有利於快速跟進，防止遺漏寶貴的合作機會——

因為，有時候會同時收到多家媒體的合作信息，市場部的成員可以根據郵件的已讀狀態，清晰哪些合作已經被跟進，哪些還沒：

（共享郵箱內活動跟進狀態示意圖）

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活動中：Exchange日曆功能，時間管理神器

當著手某個活動時，Exchange的日曆功能就起到了不可忽視的作用：

市場部內部的任務提醒器

開始一場市場活動後，市場部內部會開會討論每個人的工作任務，我（市場總監）會給每個人規定工作的截止日期。

為了防止我或者市場部同事因為其他工作忘記提交任務，我會在Exchange中設置日曆提醒，並在正文中明確具體任務：

（市場部同事內部任務提醒器）

跨部門合作的幫手

如果遇到展會或者節目拍攝的活動，通常需要其他部門同事的配合。

· 以前：我們市場部的同事很辛苦，在會展前兩個月就要和相關部門同事一一打電話通知活動時間；這還沒有完，為防止相關同事遺忘這個活動，我們會在提前兩周、提前一周、提前一天再打電話反覆叮囑確認。

儘管這樣，相關部門同事遺忘出席活動的情況仍偶有發生！

所以，我們一直在尋找高效的跨部門合作溝通工具！

· 現在：我們市場部的活動負責人再也不用打電話，只需要在Exchange日曆功能中，提前將活動信息發送給相關部門同事，確保活動參與方預留好時間。

準備階段的任務，比如物料設計、印刷品採購等也會通過日曆邀請的方式發出給相關負責人，明確截止日期和要求。

剩下的提醒工作就由Exchange日曆自動完成了：

（市場部發送的日曆提醒，明確活動要求）

日曆在移動端和電腦端及時同步，方便外出查看

因為Exchange日曆可以在移動端同步，所以市場部同事還可通過手機日曆，填寫外出申請；

我們市場部的同事經常在會場或著活動中，手機能及時收到郵件信息對我們來說簡直太重要了！

市場部，如果某個同事要外出或臨時有事也會記錄在日曆上， 其他員工在公司找不到他的話，就會打開日曆查看其日曆狀態，減少不必要的溝通：

（移動端提交外出申請示意圖）

對於一個創業團隊，這種高效是我們一直追求的目標。

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活動執行：OneNote雲端筆記本，任務管理神器

市場部的同事會將自己手頭的任務按項目歸類做成「To-Do List」，完成的就在該任務前標註（打√），任務跟進情況一目了然。

作為主管的我，可以看到任務的實時進展，有任何建議我也會直接在旁邊添加備註和評論，當然，我也會在旁邊添加鼓勵：

這樣的協作功能似乎現在使用的人並不多，但對我們團隊工作來說，工作效率無形提高了好多倍！

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貫穿活動始終：SharePoint文件伺服器，文件管理神器

我們按照活動項目建立文件夾，文件夾的許可權對市場部成員開放。

每個人分工不同，所以市場活動過程中製作的海報、對外宣傳片、文案素材是通過不同的員工上傳的，但因為存放在了統一位置，大家後期查找也很方便：

（活動項目文件夾示意圖）

市場部還建立了一個公司全體員工可以訪問的文件夾，存放公司的Logo文件、文檔模板、團建照片等：

（市場部對外文件夾示意圖）

通過SharePoint文件伺服器，許可權清晰劃分保障了公司資料的安全性；隨時隨地（在家、在外地也可以）訪問，完美滿足了市場部經常奔波在外的工作需求。

看了別人的辦公故事，你就沒趕緊試試的衝動？

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