實操教程：構建自己的時間管理系統

時間管理這事，說複雜也複雜，說簡單也簡單。

說它複雜，因為這裡有很多技巧：批量處理、時間單元、一時一事、碎片時間利用、先啃硬骨頭……不一而足。這些皆為枝節，今下不談。

說它簡單，因為在我的理論體系中，只有三件事是中流砥柱。做好這三件事，便能綱舉目張，成為入門級的時間管理高手。

它們分別是：精細使用時間，壓縮低效活動，構建時間管理系統。

對於前兩件，不僅需要「知其然，知其所以然」，還需要身體力行、不斷修鍊，以後有機會細說。對於第三件，相對來說，更容易在短時間內速成。我掐指一算，大約半小時。

今天來說說第三件事。

自己的，小快靈

大點的公司常會安排的員工的職業培訓，其中少不了時間管理的課程。頭一次聽這類課程，你覺得很爽很燃，「收穫頗豐」，好像找到了一把打開超能力的鑰匙，生活就要翻天覆地、脫胎換骨了。

可一到了實戰，你感覺「不得勁」。要麼，你覺得總要弄這弄那，好麻煩；要麼，你堅持了幾天，發現效果並不明顯。一來二去，你開始認為，所謂的時間管理都是扯淡，「計劃趕不上變化」。接著，又回到了隨心隨性、自由馳騁的老路子。

不是課程沒用，而是你姿勢不對。課程上講了許多技巧：教你思維導圖，教你要事優先，教你四個象限的處理原則……這些或多或少會有用處。但這些獨立的技術，只能碎片化地改變你的行為，即無法支撐整個體系，也不能持續地驅動你的生活，更不會系統地改造你自身。

所以，我覺得，課程培訓里，那些技術枝節不重要，重要的是時間管理的思路和系統設計的邏輯。你要用這套思路，構建一個小快靈的自己的時間管理系統。這才是精髓所在。

這有兩個要點：

第一，自己的。

要有自己的時間管理系統。

不要照搬課程或書上的方法，那樣做的結果大概率是「不好使」。

千人千面，不同的性格、習慣、行業和工作內容，必然對應著不同的管理工具。你很難想像，「奔波在外的銷售」和「整天坐班的HR」，會用同一套工具來管理時間。真若如此，就說明那套東西很粗放，不能敏感地匹配不同人群，更談不上精細地提升效率。

你需要的是一套量身定做、嚴絲合縫的系統。像一套私人訂製的西裝，精細貼合你的工作生活，以提升你個人機器的運轉效率。你會根據自己的需求去設計細節。而一切的出發點是「更舒服、更高效」。如人飲水，冷暖自知，你的感受只有自己知道，沒人能代替你做這個事情。

一千人眼裡，有一千個哈姆雷特，也有一千套時間系統。

第二，小快靈。

在我的實踐里，很少使用GTD軟體或APP來管理時間。我覺得那樣太重了：越是深度開發的軟體，越讓我覺得失去靈活性，也離「自行設計」的理念越遠。

「每次接到事項，都要打開APP，花幾秒進行錄入」的動作不會讓我感到舒服；我也不會習慣「奔波了一天，回家後還要專門花時間，打開電腦，錄入或刪除事項」……這增加了負擔，傷害了效率。

太複雜的邏輯、太複雜的方法，都和我的初衷背道而馳。我追求的是個幫手，而不是個累贅。

我常用的只是：手機、電腦、A4紙、郵箱、雲筆記。都是最普通的東西。通過對它們的組合設計，捏合成最舒服順手的工具。它的自由度很高，調整起來很方便；它很輕，你可以隨時拎包出門，絲毫不影響打仗。一切的出發點都是「更舒服、更高效」。「好用與否」是這裡檢驗真理的唯一標準。

我要一把靈巧鋒利的匕首，而不是一台沉重臃腫的大炮。

在我的舊文《一個小快靈的郵件管理方法》里，就呈現了這樣一個時間管理系統。那段時間，我的主要工作是運營管理，所以郵箱是主要載體。後來工作內容有了些變化，泡在市場前線的時間多了，這套系統就不那麼合身了。

於是，我使用了下面這個系統。

舉個例子

在印象筆記建四個文檔：「todo池」、「todo now」、「todo short」和「todo long」。

它們的分工是這樣的：

todo池：收集來的待辦事項。它們還沒來得及處理歸檔，橫七豎八地趟在這裡。

todo now：立即要做的事。如：老闆的一切指示、客戶急需的項目數據、火急火燎的事故處理……大原則是：盡量讓「todo now」處於清空狀態。

todo short：稍後要做的事情。這個「稍後」可能指的是半天或一天。它們需要在較短的期限內完成，但不如「todo now」們緊急，可以「稍放一放」。只要保證「todo now」全部處理完畢，再來應付這個標籤，就可以很從容了。

todo long：較長要做的事情。這個「long」可能是一周甚至更長。其中事項可能是：下周三要參加的飯局、兩周後需要提交的合同樣本等。

這四個文檔在不斷動態迭代：完成了的，就銷項了；「todo now」清空了，會有部分「todo short」的部分事項升級上來。

場景變成了這樣

路上接到電話，有幾個事要處理。如果它很緊急，則立即處理；如果它能在1分鐘內解決（比如轉發微信、通知某人），則立即處理；如果它不那麼緊急，則速記下來，扔到「todo池」里。記下來了，就不會丟了；心裡踏實，腦子裡不再惦記了。

上午等電梯，打開iphone，看看「todo now」（以前這個時間是拿來刷朋友圈了），琢磨下這個事的處理思路，想想那個電話該怎麼打。

到了公司，集中精力，逐一地處理「todo now」。不做完不休息。當清空「todo now」時，心裡踏實了，鬆一口氣。

「在咖啡廳等人」或「外出的出租上」，剛好有十來分鐘的空閑，打開全鍵盤手機，清理「todo池」，剪切粘貼，讓各個事項去到該去的地方。如果還有時間？摟一眼「todo short」，順手清掉了幾件事，銷項，翻篇，釋放大腦內存。

回家路上，花五分鐘做個梳理：有的事項，做完了就刪除了；有的事項，升級了；有的事項，臨時想起來，新增上去。當「todo now」再度空空如也，感覺心如止水、中氣十足。

根據個人需求，我會有微調。比如把「schedule」模塊嵌入到「todo now」里。裡面記錄了事件的日期節點，一目了然，不會遺漏。

如此，生活進入了可控、有序、高效的狀態。

再啰嗦幾句

1、外接硬碟

大腦的擅長是思考，而不是記憶。硬碟和紙筆的擅長才是記憶。對於我等天賦平平的普通人，本來大腦內存就小，若還要純用腦力承擔瑣碎事務的記憶工作，必然不勝其苦。

以上這套行為，相當於外接了一個移動硬碟，通過一個不太複雜的方法，將並非必要的記憶工作承接了下來。從而將我的腦力解放出來，去做更多的發散思考和邏輯推理。

以前腦子裡裝10件事都會混成一鍋粥，現在接收100件事也不會覺得混亂。這就是時間管理創造的生產力。

2、todo驅動

這套系統並不複雜，但它極大地簡化了我的生活。一個很大的好處是，它讓我的生活變成了「todo驅動」。

我會進行深度思考，會審視大方向，也會擬定中長期的目標計劃，然後將計劃分解到這套系統里。

努力不再是一個抽象的感念，而是一個個具體的、可觸摸的事項。想要變得更好？很簡單，去完成「銷項」就好了。就像高中時的寫作業，完成一項，劃掉一項。

你付出的點點滴滴，都沒有浪費，都在做正功。這種感覺，會讓你更有努力的動力。

3、不拘一格

不要拘泥於格式。美觀和整潔並不是最重要的。你是寫給自己看的，舒服好用才是王道。太追求外形美觀和格式整齊，反而會拖低效率。

實際上，我更傾向於信筆塗鴉式的記錄，更快更省時。自己能看懂就行。

4、不要照搬

上面的例子只是拋磚引玉。我用的很舒服，到給你那可能就不痛快。機械照搬式的拿來主義，不一定給你最好的使用體驗。回爐再造是必要的過程。相較於具體細節，本文的思路才是更值得借鑒參考的。

毛主席說，「自己動手，豐衣足食」；巴菲特說，「學我者生，似我者死」。

5、常常梳理

系統做好了，就要經常用。它是來幫你解決問題的，不是擺在客廳里裝點門面的。

如果你磨合出了一套很舒服的系統，那它的使用頻率會很高。水乳交融，它融入你的生活，成為你身體的一部分。

而梳理，是系統的潤滑油，是一個常態化的動作，是保證機器順暢運轉的必要方式。為什麼我不斷強調「小快靈」：只有足夠輕便，梳理起來才會毫不費力，才會消除你內心的抵觸抗拒。

6、雲筆記

雲筆記是很有用的工具。我可以用全鍵盤手機躺在沙發上做編輯，也可以用iphone隨時進行的查看閱讀，還可以坐在筆電腦前地制訂一個月的計劃。雲筆記能在多個終端進行同步互通，這讓事情變得高效方便。

我習慣用印象筆記，但這並非必須。市面上有很多雲筆記，選一款舒服合適的就好。如果實在不喜歡，iphone自帶的備忘錄也可以滿足基本需求。

7、適度管理

講創業的時候，有一點很重要：適度管理。管理服務於業務，夠用就好。到什麼階段，用什麼程度的管理。一個初創企業，上來就套用五百強的管理流程，那只會消耗有限的創業資源。

同樣的道理，時間管理為生活運轉服務，它只是一項工具。產出為本，工具為用。不是為了時間管理而管理，更好的表現、更強的輸出才是我們的目標所在。

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