玩不轉PPT簡報職場怎麼混？3招讓你學會PPT背後門道

「『超疏水』（superhydrophobic）的納米技術，能讓噴有塗料的物體排斥水或任何液體。」說畢，TED的講者馬克．蕭（Mark Shaw）把一桶紅色油漆往白板潑去，隨著油漆逐漸從白板滴落，事先用超疏水畫出的「TED」字樣慢慢顯露。蕭不僅完美展示出產品的效能，也很好的串聯起主辦單位與聽眾的連結。

演說中，如果能以道具來彰顯要傳遞的訊息，能為演講加分許多。一般來說，PPT簡報投影片是最常見、也最易上手的輔助工具。《TED人氣講者這樣做搶戲投影片》指出，PPT 投影片的功用不是簡單的演講者的大型提詞機，而是要去很好的幫助觀眾理解訊息。 當然，如果你覺得自己的演講不必用視覺輔助，也可以讓觀眾的焦點只放在你身上。不過，如果決定要做，就得花心思設計。

TED官方提供的「講者指南」里也強調，PPT簡報要「以觀眾為重」，它的存在是為了讓觀眾更容易理解主題 。製作PPT投影片時，要不斷問自己：這張投影片的存在，是幫助觀眾，還是幫助自己？ 如果投影片對觀眾沒有幫助，甚至會讓他們分心、混淆，就不如不放。

【投影片需有整體敘事邏輯，每張簡報歸納一個焦點】

製作PPT簡報就像在拍電影，要先想好要對觀眾說一個什麼樣的故事，才能決定用什麼風格、哪種敘事手法。

首先，找出核心訊息，也就是你希望觀眾從這場演講中帶走的概念是什麼。這個核心概念將決定投影片的數量、內容，如果投影片能凸顯概念，就納入；如果不能，就拿掉。

曾替美國前副總統戈爾（Al Gore）操刀《不願面對的真相》簡報的南西．杜爾特（Nancy Duarte）指出，在打開Powerpoint之前，要先腦力激蕩，「PPT簡報工具會讓你不得不用線性思考，零碎拼湊各個概念，但製作簡報應該從整體著手。」

通常來說，我們建議把你的PPT簡報要去表述的概念寫在便利貼上，就像電影的分鏡頭，每張便利貼代表一張投影片，而每張投影片只講一個概念，若是概念可以用圖表示，就以圖代替文字。

使用便利貼的好處是，書寫空間不大，能抑制想填入多個概念的衝動，且可以隨意調動次序，找出最好的敘事邏輯。

【投影片是幫觀眾提示重點，而不是你的大型讀稿機】

決定了你的PPT簡報順序與數量後，就要開始演練。切記，不要照著投影片一字一句念出，演說家克雷格．范倫坦（Craig Valentine）曾說：

「如果你跟投影片都在說同樣的東西，你們當中有一個是多餘的。」

透過演練，能更好的幫我們去確定你的PPT簡報邏輯是否順暢，也能幫你去更好的練習如何解說、串連每張投影片。許多講者在更換投影片時，都會不自覺停頓、切換，這樣會使演講中斷。好的銜接方法應該是用一句話介紹下張投影片的概念，再切換下一張，才能使演說更流暢。

影像有助於理解訊息，但若只是一股腦兒地把數據、表格放進投影片，反而會讓觀眾失去焦點。把數據結合照片，才能加深觀眾的印象。

比爾．蓋茲（Bill Gates）在一場談論能源的演講中提及：「美國肯塔基州的鈾礦足以供應全美國200年的電力」，他不單單只是將文字放上投影片，而是搭配數千桶鈾燃料的照片，強化了他所要傳遞的訊息，也讓觀眾更理解議題的重要性。

無論哪種方法，視覺輔助的前提是「少即是多」，文字愈少愈好，或者直接用圖片說明，風格上也以「極簡」為最高準則，重點擺在「解說」。講者的工作是讓觀眾關心演講的主題，不只是觀賞精美的投影片。

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