我用十年,總結出一個改變無數人瞎忙的Excel技巧
什麼是Excel最高級的用法?用超複雜的函數公式、還是編寫出長長的VBA代碼?蘭色認為都不是,最高級的Excel用法是:
用最簡單的Excel技巧解決複雜的問題
今天蘭色分享的不是Excel新功能,而是多年數據分析工作經驗總結的一個技巧:資料庫式表格。不需要任何函數公式就可以幫你完成複雜的數據提取和分析
什麼是資料庫式表格?先看看平時我們用的表格樣式:
有標題行
有不太規則的文字注釋
有合併單元格
同列有不同的數據格式
下面是一個資料庫式表格:
第1行為標題行,標題欄位無重複
一行行數據規範排列,無合併單元格
同一列數字格式完全相同(標題行除外)
數據式庫表格有什麼用?
很多同學(特別是集團財務、數據分析崗位)應該在月末或平時,做各種跨年、月的數據匯總或對比表格,多數人都是一個個打開各年、各月的數據報表,一列列、一行行的複製粘貼。如果學會用資料庫表格,你會發現你以前都在瞎忙。
以上面的利潤表為例,它記載著公司在某個期間的所有收入、成本、費用、利潤等數據。
首先,我們把各個公司的利潤表數據複製到總資料庫中:(如果提取很多公司數據,編寫VBA宏程序後只需點一下按鈕,不會VBA的就手工複製吧),裡面要含必須的欄位信息,包括公司名稱、年、月等。
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然後,生成一個數據透視表備用,修改顯示格式為表格樣式
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接下來,你就可以利用數據透視表,生成各種各樣的匯總、對比及分析報表:
1、2017年收入對比表
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2、2016年費用對比表
分分鐘就可以生成
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3、2016年、2017年費用1~3月費用對比表
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還可以添加公式,計算2016年2017年1~3月份差異
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如果資料庫中有計劃數,還可以用公式生成完成率。
同樣的方法,你只需要在數據透視表中拖拖拉拉、添加計算公式,跨年、月、項目的報表可以隨意生成。
蘭色說:按照資料庫的儲存結構,可以把你工作中所用到的信息全集中到一個表中(如果數據量實在是太大,就分多個資料庫式表儲存,需要跨表匯總時可以用公式或Power Query實現數據匯總和篩選),蘭色原來就是這麼乾的,工作很省心、省力。如果你會VBA編程,從報表整理成資料庫也只需點一下執行代碼的按鈕就完成。
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※這4個 Excel 逆天神技,不知道就太可惜了
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※工資條 最簡單的做法
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