聽著!你要這樣彙報工作,才能脫穎而出
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同事小M是公司的管培生,畢業三年的她十分好學和努力。
工作總是搶著做,任勞任怨,而且無論加班到幾點,總是按時按量的完成工作,深受她的老闆和同事的喜歡。不過最近M有點鬱悶。老闆覺得M的工作做得不錯,有意安排她在公司高層的會議上彙報工作,藉此給她更多的機會展現和曝光。本來是好事,可是最近M連做了幾次PPT,都被老闆斃掉。要知道M可是PPT製作高手,工作後一直以會做精美PPT而出名。
可是為什麼就這次向更高層彙報工作的PPT就怎麼都不得法呢?
於是M跑來找我求助。當她打開PPT時,我立即就知道問題在哪裡了。
絕大部分公司的組織架構,都是金字塔型的。這就意味著越上層的管理者或者老闆,每天接觸到信息就越多。
而作為管理者最重要的一個工作職能,就是在大量的信息中獲取核心要點,並以此作為業務決策的依據。
可惜的是,大多數人的彙報工作都沒有掌握正確的方法。如果不站在對方的角度去陳述,很有可能你講完了,他/她什麼也沒聽進去,這意味著你白做了。
彙報工作只是將你日常所做的,用正確的方法表達出來。有些技巧你需要學會。
01
首先確定你最想傳遞的信息是什麼
可能你的工作過程很辛苦,也可能你的Show case 很多。但是,無論你彙報了多少內容,請首先確定你此次演講的目的,那就是讓領導聽完後記住你彙報的核心內容。
目標最好是聚焦在一點上,最多也不應該超過三點。否則就是自嗨,因為領導記不住。
所以,首先要確定目標,你最想傳遞給老闆的信息是什麼。
02
彙報內容,從結論開始
不知你有沒有留意,我們講話結構通常是這樣的:今天早上去買菜,為了能買到最新鮮的大白菜,我6點就起床了,然後坐公交車到地鐵站,沒想到地鐵發生故障,等了20分鐘才正常運行。當我步行10分鐘到菜市場後,發現大白菜已經賣完了,太不好運了。
怎麼樣?
這就是我們再熟悉不過的講話結構:平鋪直敘,先背景,再過程,後結果。
這種說話方式,聊天寫小說都沒有問題。但是用這樣的結構去彙報工作,就大錯特錯了。
用平鋪直敘的方式講話,傳遞的信息非常多,聽完後完全不知道你想要表達什麼。到底是想傳遞早起的問題,或是地鐵的問題,還是白菜的問題?
想讓人在短時間內一聽就清楚你想傳遞的信息,必須改變溝通結構,即以結論為導向的方式:結論—背景—過程—結論。
換一種講法:今天很不好運,我沒有買到白菜(結論先行)。我起了大早只為買到新鮮的白菜(背景),我6點起床,坐公交車到地鐵站,沒想到地鐵發生故障,等了20分鐘才正常運行(過程)。所以,我最終還是沒有買到白菜(結論)
內容完全沒有改變,只是說講話順序變了,現在是不是非常清楚,這段話想表達的意思是什麼?
想讓領導在你所說的眾多信息中聽懂你想表達的意思,請記住結論先行。
03
一張PPT只傳遞一個結論
每次開會看到那些寫著密密麻麻的內容的PPT,我就能搖頭。這樣寫PPT完全從自身角度出發,沒有考慮到觀眾的感受。
想想吧,一場會議可能長達3個小時或更長時間, 演講者的內容個個不同。要想集中精力聽進所有內容,對聽眾而言絕對體力,眼力和精神的雙重考驗。
很多人一看見滿是文字的PPT,第一反應就是崩潰了。此刻不精神渙散更待何時?
做PPT的人光顧著往每張slide里塞進更多的內容,生怕漏掉了什麼內容,自己吃了大虧。就如媽媽做了很多的菜,希望孩子都能吃下。殊不知,孩子吃飯前已經吃了很多東西,再一看到滿桌子的菜,就完全不想吃了。
記住,PPT的內容一定要精簡,每一張都只能有一個結論。最好的辦法就是將標題設為結論。這樣既直觀又避免歧義。
04
少字多圖,學會用數字說話
一看到用數字說話,很多人此刻會點頭,嗯,完全同意,我就是這樣做的。
但我不得不說,多數人都做錯了。
剛才有談到,很多人都喜歡將每張PPT填的很滿。填滿PPT的常見兩種做法:
文字填滿
數據填滿
用數字說話的人,喜歡把PPT當成Excel,將Excel 複製粘貼過來PPT,每一張PPT都是一個EXCEL,上面寫滿了用放大鏡也看不清的數字。
我建議每個做PPT 的人,每做完一張PPT,自己退後三大步看看,設身處地的想一想,如果你是聽眾,你是否能一眼看得清楚這張PPT?
如果你都不能,憑什麼可以吸引到觀眾?
想讓台下觀眾看的懂PPT的辦法就是:
少文字多圖片。能用圖表或圖片表達的,盡量不用文字表述;
突出關鍵數字。數字是最有衝擊力的表達方式。但是要切忌滿屏都是數字。只有突出關鍵數據,才能給人留下深刻印象。
05
一場幾十分鐘的彙報演講,
PPT最好不要超過10張
做到這一點很難,但還是要往這個方向努力。有舍才有得。果斷的刪掉無關緊要的內容,只留下精髓部分,這樣才能清晰地傳遞信息。
如果你想利在短短几十分鐘內傳遞幾十個觀點,那麼最終的結果,有可能是別人一個也沒聽進去。
回到M的彙報PPT。
她給我呈現的絕對是PPT高手的精美製作。可是她的PPT多達40頁,每一張的內容都極為豐富多彩,密密麻麻連螞蟻都找不到落腳的地方。
我問她,你想傳達的目的是什麼呢?你每一部分的結論又是什麼呢?你想講完後,讓老闆記住哪幾點呢?
她低頭沉思,然後,眼睛亮了。
想通過彙報演講給人留下深刻印象,在眾人當中脫穎而出。一定要記得這五點:
設定目標
結論先行
標題即結論
少字多圖
簡明扼要
永遠不要忘了你彙報的目的,你不是為了講而講,你是為了讓人記住而講。
假如你想表達三個要點,如果你講完後,有人能複述出你的三個要點,那麼恭喜你,你的演講成功了。
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