4個時間管理誤區，讓你比別人少活了半輩子

工作中，每個人都拚命想充分利用時間。

幾十封郵件，如何才能高效處理？一整天都在開會，該怎樣完成手上的工作？任務清單不斷積壓，什麼時候才能做完？天啊！

更糟糕的是，很多錯誤理念讓我們根本不知道「時間管理」到底是個什麼東西、究竟該如何實現。

以下是最廣為人知的「時間管理」建議，到底對不對呢？

觀點1：時間管理就是管理時間

確切的說法是，時間管理就是管理效率。喬丹·科恩是工作效率方面的專家，著有《把時間放在重要的工作上》（Make Time for the Work That Matters）一書。他說，時間管理的實質是工作效率，其中的差別好比節食和保持健康之間的關係。科恩說：「你想怎麼節食都行，但節食不一定會讓你更健康。」同理，你大可留意自己怎樣花費時間、怎樣管理郵件等等，但你不一定會因此變得更高效。

特蕾莎·阿瑪貝爾是哈佛商學院工商管理系的教授、福特學者，同時也是《進步定律》（The Progress Principle）一書的合著者。她是時間管理領域的專家，曾經讀過成千上萬名職場人士所寫的工作日記。阿瑪貝爾指出，許多管理者承擔了過多的工作任務。她說：「如果你不認真掌控自己的工作量，那麼任何時間管理技巧都幫不了你。」

誠然，許多人都在超負荷工作。這或許跟僱員在組織中所處的層級有關，但是阿瑪貝爾認為，大多數職場人士對工作量所擁有的掌控權其實並不小，儘管他們可能不大同意這種說法。「他們可以說『不』。他們還可以跟上級商量。」阿瑪貝爾如是說。科恩贊同這一觀點。他指出：「當你的日程不僅跟你個人相關，你就應當明智地決定要做的事以及處理方式。」

觀點2：時間管理只需找到正確的方法

阿瑪貝爾表示：「找到一套理論體系可能有用，但是時間管理遠不止這樣。有人每天上班的第一個小時最能夠集中精力工作，但並不是所有人都這樣。」關鍵在於，我們要不斷地嘗試各種技巧。

科恩認為：「有些方法，在某種特定的情形或處境下發揮不了作用。不妨嘗試多種方法，在工作中實踐它們。」當你用新方法查看郵件時，不要因為僅僅試驗一周後看不到效果，就宣稱這種方法沒用。你可以通過設定指標，來衡量一種方法是否有效。耐心一點，讓方法得到充分的時間驗證。同時，你還可以考慮讓別人參與檢驗，比方說，讓你的老闆和同事來幫你一起衡量這種方法是否湊效。

觀點3：你需要投入時間來促成改變 &

這種觀點或許有些道理。有位女士告訴我，她最大的挑戰就是擠不出時間來實踐有關時間管理的全套方法。她感覺自己只需要一兩天時間來做這件事，卻抽不出時間。阿瑪貝爾認為或許不必這樣，「小小的改變，也可以帶來很大不同。最好的方法，就是從一些小事做起。」

如果只是做出了一點改變，就發現自己多出了一些反思時間，那麼就說明有進步。在阿瑪貝爾看來，「即便多出來的時間只有20-30分鐘，那也是實實在在的進步。」

不過，這還取決於你的情況有多糟糕，以及你對改變現狀的需求有多麼迫切。阿瑪貝爾提到這麼一位女士：這位女士決定利用她為期一周的假期來進行徹底改變，以減少工作壓力。她審視自己把時間花在了哪些地方，反思自己能夠承擔多大的工作量，並且試驗了人們建議的所有技巧。「她覺得之前的一切特別失控，因此希望送給自己這份脫胎換骨的『大禮』。但是，這種方法比較極端，只適合在極端境況下這麼做。」阿瑪貝爾解釋道。

觀點4：時間管理是自己的事，跟別人無關&

這種觀點或許有些道理。科恩說：「沒人需要對你的工作效率負責。」也就是說，這是你自己的責任。科恩的態度很明確：「在職場中，所有人都期待你高效，因此你最好把這件分內事做好。」然而，科恩和阿瑪貝爾都認為，你不可能獨力做到這一點。

阿瑪貝爾指出：「如果你的工作壓力很大，每天必須對一切要求迅速反應或轉變，不能有一絲鬆懈，那麼你就很難單憑一己之力實現時間管理。」她提到了萊斯利·珀婁的研究，這份研究揭示在任何工作環境中都能進行的一些細微調整。然而，小小的調整也不容易。「工作內容總會不知不覺地在你面前設置障礙，比如戰略不清晰、流程冗長等，讓你不容易完成工作。」科恩解釋道。

如果你所在的公司奉行這樣一種觀點，阿瑪貝爾建議，你不妨嘗試改變一下公司的文化。阿瑪貝爾說：「你有責任質疑公司的做法。」科恩也認為跟高層領導進行交流的做法是值得的，這樣的溝通效果往往比與任何一位部門經理溝通都要好。他說：「公司內部其實可以做出許多改變，比如重新設計工作完成的方式，重新考慮決策在哪些層級擬定、如何擬定等等。」

對於身處職場的你來說，控制工作量和日程可能依然非常困難。但是，如果能夠區分出哪些時間管理方法有效，哪些完全不適合，你就已經朝著正確的方向邁出了第一步。

Amy Gallo |文

Amy Gallo是《哈佛商業評論》特約編輯。

fulfilling |譯

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