簡單幾步，告別不合規的費用報告！

不合規的費用報告可以說是每個企業最糟糕的惡夢，可悲的是，這種現象發生率仍在上升。根據註冊舞弊審核師協會 (ACFE) 的一項研究表明，2014年，在所有業務違規中約有15％是通過費用報告發生的。您是否覺得15％看起來不是很多？要知道，這相當於每年平均損失26,000美元！

財務部門並不是唯一遭受不合規費用報告重創的部門，當可疑支出足夠大的時候可能使整個組織面臨監管機構的處罰、調查和罰款的嚴重風險。例如，加拿大政府剛剛結束了一項長達兩年的針對涉嫌可疑支出的調查，索賠總額超過100萬美元。

制定一項打擊費用違規的可靠戰略已經刻不容緩，企業必須要有適當的流程，以防止系統性違規行為失控。在 Concur，我們不僅研究了違規的毀滅性影響，並且了解通過運用正確的工具和策略如何能夠促使企業成功。以下是能夠保持您的費用始終在正軌上的幾種方式：

更新您的費用政策

預防違規的最好的方法不是被動的反應，而是採取主動策略，始終保持領先一步。業務正在快速變化，費用賬戶持有人的消費習慣或需求也是如此。制定具有現實界限的現行政策，是防止未經授權開支的第一道防線。

仔細審查您現有的費用政策，以便：

- 確定需要改進或澄清的領域；

- 確保這些規則是為員工撰寫的，而不是法律部門，使他們可以了解自己的職位所擁有的限制和自由。

- 根據過去幾年可能發生改變的消費模式或需求調整政策，例如數字化或移動費用報銷。

公平對待所有支出者

不同的員工有不同的預算，但監督在各個層面都很重要。最近一項來自 ACFE 的研究表明，高管和上級管理人員占費用報銷案件的27％。因此，公司人員從上到下，每個人都需要對其報告的費用負責。

您可以在您的團隊中建立更多的問責制：

- 設定一個先例，即所有費用都將被仔細監控，無論該費用報告出自誰手；

- 使員工接受教育，了解費用支出的相關規定，以及如果違反政策的處理程序；

- 保持健康的對話，以減少您的費用賬戶持有人和您自己的錯誤並獲取更多見解。

自動化執行常規任務

並不是費用報告中的每一個錯誤都是故意違規的。手動數據輸入可以導致許多問題，包括錯別字、重複計費或簡單的計算錯誤。當員工可以更容易地創建和提交報告時，將極大提高費用報告的準確性。

自動化費用管理軟體消除了鍵入數據的需求，從而消除人為錯誤。 Concur 費用管理系統可以自動創建、列明和分類費用條目，使員工更容易提交費用報告，並為財務團隊提供更準確和及時的信息。通過對每次開支的完全可見性，保持合規性變得輕而易舉。

為您的未來進行投資：

採取主動的措施對抗費用報告舞弊，是一項對時間和精力的投資。更新您的政策並實施新的軟體可能看起來像一座大山般難以攀登，但卻是非常值得的。通過實施堅定的策略、公正的監督，以及藉助智能工具，您的企業可以自如地應對費用審計，並自信地面對未來。

關於Concur

Concur 是 SAP 旗下為企業提供差旅與費用管理解決方案的市場領導者，致力幫助企業及其員工輕鬆管理差旅與費用報銷。

Concur 的解決方案操作簡單，可高效的管理並規範員工費用報銷，降低企業成本並節省管理時間。同時，其靈活性與可擴展性的優勢還可以滿足個別員工或用戶的要求，實現不同規模企業對差旅與費用管理的需要。此外，通過 Concur 的移動應用方案，員工可以通過智能手機管理及分享差旅行程，隨時隨地創建、查看或審批費用報銷。

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