Excel 中需要熟練掌握的技能，很多人都不會！

蹲馬桶時來點歷史，拉的舒坦！

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來源知乎

zhihu.com/question/21758700/answer/21687597

以下純乾貨，務必好好消化~

1

排版篇

1. 給他人發送 excel 前，請盡量將游標定位在需要他人首先閱覽的位置，例如 Home 位置（A1），例如結論 sheet，長表盡量將位置定位到最頂端

2. 有必要的時候請凍結首行；沒必要但可追究的內容，可以隱藏處理

3. 行標題、列標題加粗，適當處理文字顏色、填充顏色，利人利己

4. 佔用空間比較小的表格，可以放置在左上角，但留空 A 列和 1 行，並給表格加上合適的框線，觀感很不錯哦~

5. 同類型數據的行高、列寬、字體、字型大小，求你盡量一致，非要逼死強迫症嗎！

6. 定義好比較標準的格式，例如百分比預留幾位小數，手機號的列寬設置足夠，時間顯示盡量本土化...

7. 不要設置其他電腦沒有的字體，除非這個表格就在這一台電腦使用...

8. 參考一些官方的模板，例如微軟 Office 官方在線模板網站，再例如 Mac 端 excel 打開就顯示的各種模板，很多清單或者規劃類的 excel 我都直接用這裡面的，不需要重新設計

2

操作篇

Alt+Enter 在表格內換行；

Ctrl+Shift+上/下，選擇該列所有數據，當然加上左右可選擇多列；

Ctrl+上/下，跳至表格最下方；

Ctrl+C/V，不僅僅複製表格內容，也可以複製格式和公式；

Ctrl+D/R，複製上行數據/左列數據；

還有個很好用的單元格格式轉換，推薦大家用熟

（有點不清晰...當初偷懶直接把圖片截到印象筆記的...）

Ctrl+F/H 的查找、替換，點擊「選項」，可以替換某種格式等等，另一片天地有木有！

F4，對，你沒看錯，就是 F4！重複上一步操作，比如，插入行、設置格式等等頻繁的操作，F4 簡直逆天！

』（分號後面那個） 比如輸入網址的時候，一般輸入完會自動變為超鏈接，在網址前輸入』就解決咯~

複製，選擇性粘貼裡面有幾個非常好用的——僅值，轉置（個人推薦用 transpose 公式）

公式裡面切換絕對引用，直接點選目標，按 F4 輪流切換，例如 A1，$A$1，$A1，A$1；

快速填充能取代大部分有簡單規律的分列、抽取、合併的工作。

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公式篇

1. if、countif、sumif、countifs、sumifs，這幾個一起學，用於條件計數、條件求和

2. max、min、large，這幾個一起，用於簡單的數據分析

3. rand、randbetween，這倆一起，用於生成隨機數，也可以用於生成隨機密碼（用 rand 配合 char 可生成中英文大小寫隨機的）

4. 定位類型的函數：MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT 一起學吧，簡單但異常實用

5. 四捨五入個人偏好用 round 函數，舉個簡單例子，一列數據，2.04、2.03 並求和，顯示保留 1 位小數，你會在界面上看到 2.0、2.0，求和卻是 4.1，表格列印出來會比較讓人難理解

6. subtotal：用於對過濾後的數據進行匯總分析

7. sumproduct：返回一個區域的乘積之和，不用 A1*B1 之後再下拉再求和

8. Vlookup 函數，這個不多說了，神器；另外推薦 lookup 函數： LOOKUP(1,0/(條件),查找數組或區域)

9. offset 函數，常用於配合其他函數使用，例如想將 10*20 的表中的每行複製成 3 行按原順序變成 30 行：=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉，由於不用到列，所以等同於=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0)，我當初是這麼做筆記的：=（A1，向下偏移（向下取整（行數-1）/3），向右偏移0）

10. text，例如 19880110  text（A1，"0-00-00")，轉為 1988-01-10，用法很多

11. weekday，讓你做時間計劃表什麼的時候，把日期轉為「星期 X」

12. column（目標單元格），返回目標單元格所在列數，有時候真的很好用...

13. transpose（目標區域），神奇的轉置，把行變成列，把列變成行...

14. &，可在目標單元格後面增加某些字元，偶爾用（我這種強迫患者用的是 concatenate 公式，我特么有病！）

15. 數組，雖然複雜，但是有的公式配上數組簡直爽爆

16. 多百度，例如曾經碰到一個難題，把 X 分 X 秒，轉為 X 秒，例如 172 分 52 秒，百度半天得到的公式：=IF( IFERROR( FIND( "分", $E2 ), 0) > 0, LEFT( $E2, FIND( "分", $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( "分",$E2 ) + 1, FIND( "秒", $E2 ) - FIND( "分", $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( "秒", $E2 ) - 1 ) * 1 ） 度娘很厲害的（評論裡面直接用=TEXT(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE("00:"&A1,"秒",""),"分",":"),"[s]")，把文本轉為時分秒的標準格式再轉秒，確實是更好的方法）

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圖表篇

不同的場景請用不同的圖，轉個非常精髓的圖：

數據透視表、數據透析圖，嗯嗯，推薦的人太多了…

圖標設計——布局，靈活運用好多類型數據時的「次坐標軸」

選擇數據——右鍵——更改圖標類型，靈活在一張表上結合起來柱狀圖和折線圖

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技巧篇

1. 數據——分列，將列內的數據拆分成多列，比如「XXX 省 XXX 市」，拆成省、市兩列，「XX 小時 XX 分鐘」拆成時、分兩列，可以按照寬度、文本、標點等作為界定進行拆分，非常多的場景會使用到，請優先學會。

2. 如果你不是靠 excel 吃飯，請不用那麼 geek，而是學會 excel 的邏輯——配合簡單的公式、排序、替換、if 等全局操作能得出的結果，不一定非要用一個長公式然後下拉，舉例：

如何將無規律的一列上下翻轉？

創建一列，標上1、2、3……，下拉，以該列為主排序，改升序為降序，擴展目標列，得到結果，之後可以刪掉創建的輔助排序列。

如何將目標區域的每一行數據下面插入一條空行？

創建一列，標上1、2、3……，下拉，下面空白行標上1.5、2.5、3.5……下拉，同理排序~Tada~

3. 條件格式——突出顯示單元格規則，裡面的「重複值」，在實時錄入和檢查標記時很實用

4. 在條件允許的情況下，升級到 office 2013 吧，excel 2013 比 2010 好到爆啊！比如新增的 sumifs、averageifs 等多條件 if，比如選擇一個區域，右下角小標「快速分析」自動生成數據條、色階、柱形圖、匯總圖、透視表、折線圖等等啊，秒中出啊有木有！

6

插件篇

1. 

Power Map

：在線地圖+在線演示+製作視頻，隨便來個中國壕熱力圖

當然，也有柱狀圖：

默認配色就很不錯，而且演示的時候點擊時會直接按你點擊的類型幫你顯示對應的數據（例如上面的堆積柱狀圖）

2. Power Query

：這個用法很多，我主要用於以下兩點：

在線 Web 抓取：不需要學會某個編程語言也能爬蟲+分析一些簡單數據，隨便舉個例子輸入新浪股票的網址，它自動幫忙抓取到 N 個表，我隨便打開一個：

連接資料庫：不需要學會 SQL 語法也能查詢+分析資料庫內的數據，這個就不方便截圖了。

打比方說，常見的 select * from ... where xxx = xxx and xxx>xxx group by xxx這種 sql 語法查詢的內容，可以在 Power Query 中直接通過點擊、篩選等操作就列出來

3. 

各種 excel 工具箱

，這個不多介紹了，不常用，也就不打廣告了，但是挺適合部分長期使用 excel 的職場人士使用

4. 

SmartArt 

也是一大神器，我終於不用在 Ai 或者 PPT 上作圖再粘過來了...

7

數據可視化篇

常見的數據可視化工具不再贅述，在知乎裡面一搜一大把，我的經驗不算多，但是單獨加這個分類是想強調數據可視化的重要性，以及我對數據可視化的理解，希望大家結合下面的內容再去看其它答案的數據可視化工具：

1. 要「正確」地理解數據可視化，一切不以幫助理解數據為目的的可視化都是耍流氓，例如

• 
  

  倒騰半天用各種花哨工具做出來的酷炫效果（也包括一些可視化工具的網站），砸 UI 飯碗



• 
  

  本來需要輸出的是給其它部門的數據報表，自以為是地加上可視化，請做好本職工作



• 
  

  桑基圖、箱線圖、雷達圖用的很溜，但實際 Boss 只想用看（或者只會看）熟悉的柱狀圖、折線圖、餅圖

2. 我認為的『正確』的數據可視化是：

• 
  

  易理解的。選擇正確的表達形式，適合用柱狀圖就別用散點圖，也別用那些受眾人群不好理解的特殊用圖



• 
  

  可維護的。改了一點數據或者下次有類似報表再做不要花重複的時間再來一次



• 
  

  有標準的。在同一工作範疇內選擇盡量標準一致性的數據可視化效果，坐標、圖例、篩選盡量統一，所以也不推薦一個報告用到多種可視化工具

3. 一些個人技巧

• 
  

  個人分析使用 excel 自帶透視圖，後台用的 inspinia 模板 + echarts (另外補充，echarts-x 很好用但很多人不知道)，寫報告用圖說，商業數據分析用 Tableau，另外覺得 GA 和 umeng 的可視化做的不錯可以學習借鑒



• 
  

  有時候看到數據維度多的時候，覺得用什麼圖都不合適，我會先看 echart 圖例再往回看適用具體哪種



• 
  

  思維不要固化在柱狀圖、折線圖、餅圖，多看多學才能橫向拓寬自己的知識面



• 
  

  大部分後台需求是可以用圖來表達的，密密麻麻的數據表格會讓人無法第一時間抓到重點，不要吝嗇開發的時間



• 
  

  補充上條，為了數據表格能隨時導出，在可視化表達之後，也考慮是否要把表格補充進來，這點我覺得 umeng 做的真的很好

8

其它篇

1. 不會寫宏沒關係，要懂得怎麼使用別人的宏（自行百度「excel 宏大全」吧~），怎麼保存 xlsm ，怎麼錄製宏。當你把機械化的一套操作通過錄製宏實現，並用 xlsm 配合 auto_open 自動操作，眼看錶格自動化操作，在兩秒內給你返回原來每天固定要做十幾分鐘的數據分析結果時，那個雞皮疙瘩...

2. 有時間推薦泡泡 excel 的論壇，excelhome 什麼的，神人太多了....

3. excel 滿足不了你，又懂編程，想秀逼格的，請右轉百度 SPSS

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