項目管理工具必須具備的5個功能

關鍵時刻，第一時間送達！

作者丨Andrew Stepanov

翻譯丨Vincent

譯者註：如果你正在尋找下一個項目管理工具，請查看作者在本文提到的需要記住的事項列表，並為敏捷團隊選擇合適的工具。以下為譯文。

與軟體開發有關的項目往往很難管理。有很多事情需要計劃、控制和管理，所以項目經理很容易迷失在所有的過程中。幸運的是，市場提供了各種各樣的項目管理工具。但是不幸的是，工具實在是太多了。特意為項目去尋找一兩款工具可能不太方便，而且會極大地浪費你的時間。

為什麼要浪費時間？很多工具或多或少還是有點幫助的，也有些工具可能是浪得虛名。考慮到這一點，項目經理應該清楚地了解每個工具都應該具備哪些項目管理軟體特性，以實現高效的軟體開發。

選擇正確的軟體為什麼如此重要？

當管理者遵循敏捷方法時，他或她應該準備一個良好的項目計劃。但是，無論在什麼情況下，項目經理都需要定義項目計劃的目的，它的干係人，確定項目目標，定義項目範圍，團隊成員的角色和職責，當然，也要把所有的事情都安排在一個有效的項目管理工具中。

除了基本的必需功能(如任務分配、進度跟蹤等)之外，還需要有一些其他功能，但是沒有這些功能，軟體開發項目就會失敗。如果是用於開發的話，讓我們來弄清楚有效的軟體應該具備哪些特性。

1. 風險管理

一個人很難找到一個沒有風險的項目。在所有的發展階段，當然，他們對計劃有不同的影響。通常情況下，不可預見的事態發展會產生負面影響。但有時它正好相反。無論如何，不可預見的情況和風險會影響任務的持續時間、進度、期限、預算、參與者等。

如果你從事的是一個長期而複雜的項目，這個功能是必須的。這就是為什麼，為了避免不可預見的支出，項目花費太長時間，以及性能質量的惡化，任何管理者都應該提前計算所有風險。如果某款工具可以為你做這些的時候，那簡直是太方便了。

代表：Mindjet（https://www.mindjet.com/）。

2. 資源管理

資源管理是軟體開發項目的一個組成部分。資源是什麼?它們可以是材料(如設備)、勞動力(你的團隊)和支出(每個資源的成本)。因此，當項目管理工具提供資源管理功能時，它非常方便，也很實用。對於那些不僅要分配任務，還要計算支出的人來說，這就提供了很高的價值。

已經做好資源成本的項目經理關注的是整個項目的成本，不管這個資源是否工作太多，或者反之亦然。因此，軟體開發中的所有過程和任務都得到了更有效的管理。

代表：Wrike（https://www.wrike.com/）。

3. 依賴關係、里程碑和關鍵路徑

你是否曾經從事過一個完全獨立的開發項目?我百分之百肯定你從來沒有過。任務#1可能會與任務#10有關聯，等等。因為任務不能單獨存在，所以可以有很多選項。這就是為什麼所有開發階段的優秀工具都應該提供任務依賴功能。絕大多數工具允許用戶使用拖拽點擊的方式去建立這種關聯關係。

里程碑用於在項目的時間軸上標記重要的或其他特定的點。如果某個裡程碑很接近，那麼就意味著項目剛剛通過了一個重要的事件，並且正在朝著正確的方向前進。

在軟體開發過程中，里程碑的劃分可能會有很多依據。可以是某個新功能開發完成，外部專家的第一次評審，第一次達到千名註冊用戶等等。

代表：MS項目（https://products.office.com/en-us/project/project-and-portfolio-management-software?tab=tabs-1）。

4. 團隊協作

可以在一個工具中與團隊進行合作和溝通,而不需要在不同的屏幕和軟體之間切換是多麼重要。在開發過程中，適時、順暢的溝通是必須的。因為在溝通的過程中會產生一些讓產品變得更好的創意。

項目管理工具應該提供什麼?首先，他們關閉了類似於評論任務或附加文件這樣可以進行溝通的功能——沒有人想忽略那些重要的信息。

還需要其它一些很棒的協作的特性。導出功能可以讓你手頭上隨時都有一份報表。參與項目的所有人都需要共享功能，以獲得查看和編輯的即時訪問許可權。有些服務功能很強大，比如變化歷史。如果在開發計劃中犯了一些錯誤，那麼可以很容易地撤消這些步驟並恢復以前的版本。

代表：GanttPRO（https://ganttpro.com/）。

5.基線和估計

基線顯示了項目經理計劃的所有事情是如何與實時狀態的評估和偏差分析進行比較的。

有些工具確實有這樣的功能。但並不支持自動計算。因此，管理人員必須手動執行所有操作。在為項目選擇工具時，千萬要記住一定要選擇那些提供自動基線選項的工具。

代表：MS項目（https://products.office.com/en-us/project/project-and-portfolio-management-software?tab=tabs-1）。

點擊展開全文

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！