職場小白如何正確編寫郵件

工作中發收郵件是最平常不過的事情了，今天就帶大家學一下職場郵件禮儀：

一、關於標題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。

1、一定不要空白標題，這是最失禮的；

2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用「…」才能顯示完你的標題；

二、關於稱呼

恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如「x經理」；如果不清楚職務，則應按通常的「x先生」、「x小姐」稱呼，但要把性別先搞清楚。

三、關於問候

E-mail開頭結尾最好要有問候語。最簡單的開頭寫一個「HI」，中文的寫個「你好」；結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個「祝您順利」之類的也就可以了。禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

四、關於正文

1、E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

2、注意E-mail的語氣。尊重對方，「請、謝謝」之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。避免「郵件門」！

3、E-mail正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」或者「更正」之類的郵件，這會讓人很反感。

5、儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。

五、關於附件

1、如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件；

2、正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；

六、結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。

1、簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。

2、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字型大小一般應選擇比正文字體小一些。

經過一系列的介紹，相信大家心裡已經有了大概的輪廓，不要吝嗇，盡情的應用到職場。以上，希望對大家有所幫助！

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