不會寫E-mail 還敢拼職場？

心理導讀：Email 是我們日常辦公的重要手段，人人都會接觸，但不是人人都會寫。不相信？ ——www.iFuun.com

小郵件　暗藏大心機

●E-mail是網路社交里見字如見面的個性名片。尤其是初識的兩個人，除了電話聯絡，業務溝通更多依仗的是電子郵件。在與對方未曾謀面的情況下，我們通常都會通過對方郵件里透露的點滴信息來做出各種判斷。如，對方的態度是否積極、對於合作是否有誠意，以及是否尊重你的創意等。如果你是掌握了主動權的發件一方，那麼尤其是在E-mail的開頭、結尾，乃至語氣、措辭上都要多加小心了。

●E-mail是職場人際關係的「潤滑劑」。和直白的交談相比，文字是含蓄的、婉轉的，即便是再犀利的辭藻只要是通過文字表達出來，也會生生去掉許多銳氣。再加上落筆之前，你總歸會在心裡打一個腹稿，那些衝撞的、魯莽的、冒失的情緒很有可能就此被排除在外。這在職場的人際關係中可是有百利而無一害的。經由這種安全係數極高的文字通道，你可以和對你的工作抱有成見的上司直抒胸臆，這樣你的負面情緒得到宣洩、上司的想法你也有了一個綜合而客觀的了解。就像管道一樣，在複雜的人事環境中各種關係也需要得到及時而有效的疏通，否則會釀成大患。所以說，一場職業危機沒準就是這樣有驚無險地從你面前悄聲而過。

●E-mail還可能是你日後邀功請賞的「功勞簿」。尤其是那些BOSS臨時交辦的工作，你自然是全力以赴，但如果你能將郵件設置成午夜時分發送出去，不僅會給BOSS留下一個愛崗敬業的好印象，在對方心目當中你的職場表現也會因此加分哦！當然，如果你本來就是一個喜歡晚上處理工作的夜貓子，那可就要另當別論嘍。

●E-mail其實也可成為你職場生涯的「記事本」。當然，它既不是你某年某月做了哪幾件事的流水賬，也不是你何時何地獲得過什麼樣榮耀的目錄表。它其實是一份只有你自己能看得懂的方程式，精準地記載著你對工作漸進式的理解與熱愛。從剛入職時的熱情有餘、經驗不足，到日後的老練果斷、成竹在胸，假如你有興趣回頭看看自己的E-mail，可能還是會感慨頗多的。這樣的一路，自然有著不為人知的艱辛和挫敗，但也一定會有柳暗花明的欣喜和愉悅。所以，這樣的一個記事本可是相當勵志的。

●必要之時，你也可將E-mail視作最公允中立的「證明人」。有人說，職場就是一個熱鬧的江湖，實在是魚龍混雜。古話說，明槍易躲，暗箭難防。如果你很怕「鷸蚌相爭，漁翁得利」或者「螳螂捕蟬，黃雀在後」的事情發生，利用E-mail搞點小伎倆實屬上上策。比如添加抄送，甚至密送什麼的，再說這本就是舉手之勞的事。

E-mail達人的十不法則

1 微醺之後或盛怒之下絕不打開郵箱。

小酌之後，你可能自己覺得渾身通泰，但大腦思維還在不在正常軌道上運轉可不太好說。假如是怒火中燒那更是要命，提醒一下，郵箱可沒有自動報警系統，對你的失控情緒也沒有主動屏障的能力。在這種情況下處理E-mail，很難保持客觀冷靜。沒準哪封一氣之下發出去的郵件就能讓你追悔莫及、抱憾終生。雖說現在有個什麼設置可以在幾秒鐘之內讓你改變主意，但你確定你的理智能在幾秒之內恢復常態？

2 私人恩怨絕不在E-mail中提及。

在公司，通過網路聊私人事情本來就是一件很危險的事。公司可能有網路監控不說，還很容易被抓個「現形」。那換成E-mail難道就好很多嗎？答案是NO！這世上沒有不透風的牆，如果你實在有個人恩怨需要一吐為快，茶水間、吸煙室，或者咖啡屋，雖然都不是什麼最好的選擇，但也總比你白紙黑字的給人留下證據強。記住，作為職場的E-mail達人，「公私分明」絕對是最為明智的黃金法則。

3 絕不用E-mail來表達對別人的譏諷和嘲笑。

可能是你隨性而致的一點幽默細胞起了作用，也可能是剛才走廊相遇時對方的會心一笑給了你膽量，你突然想在郵件里開對方一個小玩笑，或者就他（她）的一點失誤小小地嘲弄一下。對不起，除非對方是你職場的骨灰級密友，否則這樣的玩笑最好還是不要開。或許下班後，那樣的行為不會妨礙你們的情誼；但人在職場，適當的禮儀還是要講究的。何況，那樣的E-mail很容易被人斷章取義，如果因此而引火上身豈不是更不著調？

4 絕不會省略對對方的稱呼，更不會亂稱呼。

能用「您好」，絕不用「你好」，除非你確定自己是上級或長者。雖然收件人知道你是誰，但你的E-mail也不能省略對對方的稱呼。如果對方有職位要稱呼職位，如果不清楚就用某某先生、某某女士來替代。如果是熟悉的雙方可以用彼此習慣的稱呼方式，但僅限於非正式郵件。「亂稱呼」，指的是管誰都叫經理，請問，真遇到比經理職位高的怎麼辦？還有就是稱呼對方時可省去「副」字，不要跳級更不要給人降級。

5 絕不吝嗇禮貌用語及適度讚美。

收發E-mail也需要一定的職場禮儀，有的時候，你覺得是客套、顯生分，讚美別人也是多餘的肉麻。但事實上，「請」「謝謝」「麻煩」這樣的禮貌用語不僅是人際關係的敲門磚，對對方適度的恭維與肯定，還是人與人之間情感的「黏合劑」。

6 不會把老闆也作為收件人之一。

這裡其實是有一個寫作技巧在裡面。BOSS因為身份特殊，勢必需要你謹慎對待。如果你希望了解一件事，可以在發送他人的同時抄送給你的老闆；如果你有一個提案需要徵求大家意見，也可選擇抄送老闆；如果同時徵求老闆意見，則單獨寫給他（她），或在抄送的同時，在正文當中單獨註明「請領導指教」。

7 不會眉毛鬍子一把抓，沒有層次、缺少重點。

郵件不是散文，最忌神散形也散。而且重點不突出的後果就是讓人半天摸不著頭腦，耽誤正事不說，還容易給人留下一個辦事不利索的印象，這可直接影響到你日後的職場進階啊！有話你可以一段段說，以遞進的方式也好，以先主後次的方式也罷，做到條理清楚，對自己工作思路的清晰也是有幫助的。

8 不會忽略對對方的感謝。

還真有人對此專門做了調查，最後，統計顯示郵件回復率低的一個主要原因就是因為有些人沒有感謝的習慣。事實上，無論是尋求合作、請教問題、請人相助或哪怕只是告知，都應該以誠摯的口吻感謝對方的善意配合與理解。那些將領導藝術拿捏得很好的人，即便是命令對方與自己合作，也會送上一句感謝來適時體現自己的個人修養與內涵。

9 結束語不會過於累贅或重複。

有時你可能是無心的，比如已經打算結束了，一句「祝好」剛寫完，又覺得意猶未盡或者似乎有所遺漏，於是，又回到正題。再次收尾的時候，很可能不自覺地又順手補上一句「祝順利」。殊不知，拖泥帶水的後遺症就是這樣留下的。解決辦法是，在送上結束語之前仔細通讀一遍郵件，看看有無遺漏、有無別字，其實花不了多少時間，但省卻了很多麻煩。

10 末尾不會不署名。

你可能覺得不用見外，署名能省就省了。但沒準對方收到要找你的時候，正因為沒有署名，還需要另花時間去查找這封郵件的出處以及你的聯絡方式。對方的工作效率因此大打折扣不說，你可能也失去了在第一時間得到有效反饋的最佳時機。其實，署名不僅是尊重對方，也是尊重自己、宣傳自己的方式。當然，事先設置好籤名檔並附上自己所有的聯絡信息，那才是一勞永逸的聰明之舉。

文/Chopin 

心理延伸：

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TAG:職場心理 |

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