如何安排優先順序，緩解工作壓力！

你是不是時常一個人要處理幾十件事情？你是不是經常忙到吐血還沒有辦法達到老闆的預期？無法完成自已的目標？如果是的話那你一定得好好看看這篇文章。

第一次意識到要管理自已的時間，是剛升任工程師時。那時開始進入管理層負責整個部門。每天除了把自已的事情做好，還需要管理整個部門的事務。也是在那時我第一次感覺到不管怎麼努力，都有做不完的事情。第一次感受到面對一堆事情時的無力感，失去處理它們的動力。最糟糕的是因為每天的事情都做不完，我的脾氣開始失控制。這次的經歷直接影響了我的再次晉陞，我沒有通過管理層的考驗。

也是在有了這種經歷後，我開始重視自已的效率與時間管理。在同時外理十幾個項目的時候，開始意識到正確規劃優先順序的重要性。在學習如何規劃優先順序的方法上，我首推Stephen Covey在高效能人士的七個習慣中提及的 "緊急重要４象限分類法"。

重要緊急４象限

Stephen Covey把事情的輕重緩急分為四個等級，把這套系統稱為第四代時間管理體系，與前幾代觀念不同之處在於，它主張關鍵不在於管理時間，而在於個人管理。要運用這套理論首先要搞清楚對於自已來說，重要與緊急的定義這也是大多數人面對的問題。

緊急性的定義：緊急比較容易，那些已經到最後關頭必須要完成的事情！或者是突發事件但又推託不了的事！

重要性的定義：對於重要性的定義就因人而異了，有些人可能是事業型，所以他把工作上的事情定位得高於一切。有些人是家庭型，他可能把家庭的事情定位得更高。這需要你做下來思考一下自已到底是如何定位的。如果很猶豫的話就先把不同的領域事情分開來。你可以只用這套系統來管理工作事務。下班後完全不管工作上的事情（理想狀態）。或建立另一個系統來管理個人生活事務，這樣就不會糾結了。

但切忌，重要性往往和你的目標有關的，如果你有明確的目標，能幫助你完成目標的事情就會顯得更重要。這也是為什麼在學習安排優先次序之前一定要先了解自已的目標！

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掃描一下你的任務清單，看看哪些事情是又重要又緊急的。通常屬於這一類的事情都是需要在限定時間內完成的任務。例如：星期一早上要提交的董事會報告；星期天女兒學校開家長會。這類事有明確的期限，而且錯過期限可能後果嚴重。

時常關注這一項的人我們常叫他「救火隊長」。他們總是遊走在不同的危機之中，生命中永遠都有下一個迫在眉睫的事情等著他。這種人一般都是把內褲穿在外面（超人）。如果你時常把你的注意力放在這個象限，你可能有效率，但你會過得非常壓力。

通常屬於這一類的事情往往和你的目標有關係，但確沒有一個明確的期限。這類事都屬於一些長期的計劃。例如：安排和家人的一次旅行；籌備未來一年的學習計劃等等；籌備明年部門的發展計劃。

三、緊急但不重要的事情

這一類的事情是最煩人的，他們很緊急但往往是在浪費我們的時間。和我們的目標關係非常小。你會非常忙，但確是盲目的忙。這就是我前面提到的，工作很努力但永遠不在重點上，得不到老闆的賞識與器重。生活忙碌但也不在重點了，十年如一日毫無進展。。

這一類的事情就不用提了，一般都是一個瑣事。看電影，玩facebook等等

很多人都會認為我們應該把時間放在第一個象限「重要且緊急」。但更好的選擇應該是第二個象限「重要但不緊急」。如果你仔細觀察自已列出來的清單，你會發現通常放在第二象限的都是計劃，夢想之類的東西。如果你一直關注重要緊急的事情，你永遠只會是「救火隊長」。但當你把火撲滅的同時，強迫自已分出一些時間來關注第二象限的事情，提前做計劃，提前做預防。你會發現做第二象限的事情會帶來「槓桿效應」

隨著預先計劃的增加，你會發現突髮狀況會慢慢減少。你可以花更多的時間在計劃與預防，從而避免你一直有完成不了的任務，每天都在趕最後期限。這也是大部份無法好好管理時間的人碰到的問題，他們總是認為他們已經忙到沒有時間去做計劃了。

面對那些緊急但不重要的事情，你一定要學會說「不」。不要讓它們來干擾你，如果可以的話交給他人去做。可能有更適合做這些事的人。對你不重要或沒意義的事情，可能在別人眼裡不一樣。

第一步、先和老闆確定了重要和緊急的標準，讓老闆告訴你他注重的是什麼？公司的目標是什麼？你的部門在公司的目標上能做到什麼？跟據公司的方向和目標，再結合自已的一些計劃和想法去給事情排序。

第二步、把所有要處理的事情寫在一張紙上，然後跟據前面定義的標準來分類。我總共分了三類，重要緊急分一類，重要不緊急分第二類，其它分第三類。而且我給自已設了一個限制，我的第一類事情不可以超過5個，第二類事情不可以超過10個，第三類隨便。分完我才發現我為什麼這麼忙，因為我常常花很多時間在外理第三類事情。

從那時開始，我處理事情的態度也完全改變了。我不認為把工作做完就是好員工，事情永遠是做不完的。我要做的是把有效益的事情完成而且還要做好，結果比過程更重要。

第三步、根據當時的工作情況分配我的時間，早上最有精力的時間我全部用來處理第一類事情，下午分配一段時間做第二類事。一些空檔時間用來處理第三類事情。我開始不讓別人打斷我的工作，那個時候我還有負責機器的故障處理，由於我是公司經驗最豐富的，所以每當有問題別人都會叫我。後來分清歷害關係後，除非是大事故我才會破壞自已的規定去處理。

第四步、每天下班前花30分鐘總結規劃明天的工作。忙起來的時候很容易忽略計劃，但我覺得往往這30分鐘的總結能提升80%的效率。人是需要停下來回顧思考總結才會有進步。

收穫：

只是單純的改變了一下觀念和處理事情的先後順序，我從公司最忙的人變成最閑的人了，為什麼？

我開始關注重要但不緊急的事情，這些事情往往現在做了會減少未來出現的一大堆問題。剛開始會比以前還要忙一些。因為又要做緊急重要，又要做重要不緊急，但慢慢發現緊急重要的事情開始變少，更多事情可以提前安排與預防。

當沒有一堆緊急的事要去處理的時候，我發現人就開始變得輕鬆。這個時候不是事情在推動我，而是我在計劃推動事情的發展。

作者：袁麟翥，原文出自－活學網
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責編：王大俠

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