職場管理：組織「簡化」，為什麼這麼難？

雖然多數經理人抱怨職責負擔過重，但很少人願意放棄其中任何一項事務。

看看這個例子：一家大型的消費品公司CEO擔心公司變得太複雜、不靈活，不但增加成本，也延宕決策，CEO與高階團隊花了長時間討論之後，大家一致同意找出公司內可以叫停的委員會、項目和研究計劃。然而，當這個主管團隊次月再次召開會議來檢討前述構想時，每個人提出該停止的活動都是其他團隊的活動，而非自己單位的活動。於是他們花了一小時，說明為何自己正在做的一切都很重要，不能終止。

這是組織生活的一個極大矛盾：人們很善於展開新事務，像是新項目、會議、提案等，但要停止已經存在的事務，卻困難得多。

為什麼在組織內要終止某項活動極為困難？有幾個深層的心理原因。

首先，人們抱怨太忙碌的時候，其實也對別人不論日夜都需要自己感到某種滿足感和自豪感。換句話說，忙碌是一種身份地位的象徵。幾年前，我們要求一家研究機構的高階經理人自願放棄一、兩個委員會的職務，因為他們每個人都抱怨自己太忙。結果沒人上鉤，因為身兼多個委員會的成員，可以帶來聲望。

另一個原因，是他們不願承認自己做的是低價值或不必要的事情。尤其是在裁員、高失業率、企業把重點放在降低成本的時候，經理人想要相信（並說服他人），他們在做的是極端重要的事，絕不能停止。因此，找出別人在做的不必要活動比較容易，而主動表明自己的活動並未增加價值，是有風險的。畢竟，如果我停止做這些事，那麼我要做什麼？

最後一個原因，是經理人在情感上眷戀那些工作。「殭屍項目」（zombie project）經常會出現這種情況。所謂殭屍項目，是指看似已被封殺或降低重要性，但不知何故還持續在進行的項目，因為經理人就是不想停止。一旦人們投注心力於成立項目、委員會或流程上，他們就產生一種「擁有」的感受，如果要放棄，就像是殺死自己的孩子一樣。

考慮到這些強大的潛在影響力，你能做些什麼來停止自己組織內的多餘活動？以下是一些應該牢記的指導方針：

把降低成本和減少工作區隔開來。人人天生（理所當然地）會保護自己的生活和事業，因此很難要求他們去做會導致自身失去工作的事。如果降低成本是一個關鍵推動力，請盡量先去除職務，然後才和「倖存者」一起去除不必要的工作。

讓去除冗餘計劃成為集體活動。雖然經理人不太願意指出自己領域可以去除哪些計劃，但他們常常可以看出其他地方減少的機會。不妨把不同事業單位和部門的團隊集合在一起，如此才比較可能發現可終止的活動。

在所有新的委員會、團隊和項目的章程中加入「日落條款」。試圖停止正在進行的工作，像是逆流而上，不容易進行，你應該讓終止活動的過程，成為組織各項活動生命周期內的一個自然事件。如果人們從一開始就知道有開始，也會有結束，那麼經理人會開始預期，在某個時間點事情會結束，並根據這一點來做計劃。

所有組織都需要定期按下「終止」按鈕，停止那些會增加不必要成本和複雜性的活動。但想要這麼做，你必須先處理人們易於展開事情、不易叫停的心態。

來源：家族企業雜誌

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