差旅管理：如何使酒店RFP程序更加高效？

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【品橙旅遊】GBTA基金會、最佳西方酒店與度假村合作發布了一項新研究，從差旅管理角度探索酒店RFP程序。受訪的差旅管理人員中，絕大多數(87%)的差旅管理人員都在一定程度上參與酒店的RFP程序，而56%的管理人員表示，他們或多或少要依賴TMC來引導RFP程序。

每年，大多數旅遊項目都與酒店供應商緊密合作，協商價格和設施，這樣他們就能在這個空間找到最好的合作夥伴。通常情況下，12%的酒店會被去掉，13%作為首選供應商。全球四分之三的公司發布相同的RFP程序，21%的公司為不同地區定製RFP程序。總的來說，這一過程平均持續3.2個月。

GBTA基金會的Monica Sanchez說:「總的來說，大多數差旅管理人員對RFP程序感到滿意(達66%)，而那些有些依賴TMC來完成這項任務的人，他們的滿意度(達75%)明顯更高。33%的差旅管理人員不滿意RFP程序，並指出了導致不滿的幾個因素，包括需要多長時間，每年都沒有切實的利益，沒有足夠的資源來投入。」

差旅支出較大的公司對RFP程序的滿意度也較高，這可能是因為他們能夠解決所涉及的一些投訴，並擁有更多的資源。差旅花費達3000萬美元或更多(67%)的組織聲稱，相比那些旅行花費少於3000萬美元(50%)的旅遊公司，他們更傾向於使用TMC。

2012年，GBTA基金會和GBTA酒店委員會致力於開發一種酒店RFP模板，試圖規範這一過程。三分之二(66%)的受訪者知道該模板，而五分之二(40%)的受訪者表示他們的公司正在使用該模板。差旅花費達3000萬美元或更多的組織比那些支出較低的組織不僅更了解GBTA酒店RFP程序(了解率分別為80%和60%)，而且更可能使用它(使用率分別為59%和26%)。

當我們研究特定的模塊，比如小組/會議模塊或企業社會責任模塊時，大多數受訪者表示，他們只是出於獲取信息的目的而使用這些模塊，而不是作為決策過程的一部分。

差旅經理使用GBTA酒店RFP模板的三大原因是：增加用戶定義問題的能力，以及沒有與使用和選擇使用哪個模板相關的成本。大多數差旅管理者使用Blackout/Fair Dates (85%)和安全與保障(82%)模塊。

最佳西方酒店與度假村的高級副總裁兼首席營銷官Dorothy Dowling說：「這項研究的結果證實了TMC對RFP程序的價值，因為這是該專技核心領域之一。通過依靠TMC來輔助RFP程序，差旅經理能夠專註履行其他領域的責任，最終為他們的旅客和供應商帶來更大的價值。這項研究是有價值的，因為它真正讓我們從旅行管理的角度更好地了解酒店RFP程序，這將最終幫助諸如最佳西方等品牌實施變革來改善這一過程。」

差旅經理和供應商如何才能使酒店RFP程序更加高效? 在決策過程中，使用TMC進行與RFP過程相關的耗時的活動。要知道，沒有一種方法適合所有的程序，而每年的評審可能會對一些程序起作用，而另一些則可能會在每隔一年的評審中起作用。

差旅項目應該分析他們的決策過程，以了解與他們相關的關鍵要素，將它們按重要性分層組織，使重要的元素作為做出決策的必要條件。最不重要的元素不一定每年都需要收集。通過這種方法，差旅管理人員可以節省時間和資源，而供應商將知道哪些數據是他們真正需要的，以便與差旅項目建立強有力的合作關係。

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