不動產登記檔案管理模式探析

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動產登記檔案是在不動產登記過程中形成的對社會有價值的各種形式的記錄，它反映不動產物權變動的情況。

隨著市場經濟尤其是房地產市場的不斷發展，不動產登記檔案的法律價值和社會作用日漸突出。同時，由於不動產統一登記制度的實施和登記量的不斷增多，登記檔案的管理模式也應隨時代的發展變化更新。

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不動產登記檔案的特點

廣義的登記檔案由不動產登記簿和登記材料組成，前者是在登記過程中形成的結果，是記載不動產自然狀況、權利狀況以及其他依法應當登記的事項；後者由申請人提交的申請材料及登記人員在登記查驗過程中形成的材料共同組成。登記檔案既是登記的成果，是權利人取得相應權利的法定依據，也是日後權利人及利害關係人、公法機構查詢利用的依據。

當前，不動產登記檔案主要呈現四個方面的特點。一是以電子化表現方式為主。登記檔案一般是由電子檔案和紙質檔案兩種表現形式相互印證，電子檔案可以轉換成紙質檔案，電子檔案應該包含紙質檔案的所有內容，考慮到檔案庫房的容量，通常不必將電子登記簿全部轉化為紙質登記簿予以保存。二是具有相對的現勢性。不動產登記檔案所反映的不動產狀況應當是不動產所在現場狀態的如實反映，也就是登記簿的記載要素適時地與現有不動產狀況相對應，特別是自然狀況應當具有現勢性，但由於不動產登記大多數為依申請才啟動，如果權利人不申請造成現實的自然狀態、權利狀況與登記簿不符，登記機構也不得自行修改。三是具有動態性。不動產交易行為的發生、權利人名稱的變化、不動產的擴改建或消失等都可能導致登記的發生，只要有新的登記發生則登記檔案也會隨之增加，不動產處於不斷的變更之中，登記檔案的增量取決於不動產物權變動的活躍度。四是具有關聯性。除了電子檔案與紙質檔案的關聯性，統一登記前各登記部門形成的不同檔案之間也具有關聯性。以房、地登記檔案為例，統一登記前房、地檔案按各自規則分別歸集，統一登記後從完整性角度考慮，應當將房、地檔案聯結起來形成完整的檔案，而紙質檔案的關聯也應建立在電子檔案關聯之基礎上。

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電子檔案的形成模式

電子檔案應當包含信息和圖像兩類數據。

隨著不動產登記逐步走向網上申請，在申請階段就產生了電子信息數據。從來源看，登記信息數據主要來自三個方面：申請人申請時錄入的信息、登記人員各個登記環節的錄入信息、從共享資料庫所獲取的信息。當生成登記簿時，即自動產生了電子檔案的一部分即信息數據。

圖像數據主要通過申請人的上傳、受理審核人員的掃描或拍照等方式獲取，但這些登記過程中獲取的圖像數據通常並不符合檔案管理的要求，而且要與紙質檔案形成對應關係，要給予實體庫房的庫位號。因此，在所有登記環節結束後，還需要進行電子信息和紙質資料整理，直到編成庫位號，形成完整的電子圖像檔案。

電子檔案通常早於紙質檔案而產生（紙質資料整理上架後才算是真正意義上的紙質檔案），因此不動產登記電子檔案依賴於登記的一系列程序而自然形成，電子檔案的歸集和管理系統應當包含於不動產登記系統中，是其重要組成部分。在建立不動產登記信息平台時，應一體化設計登記與檔案管理模式，充分利用登記過程中接收和生成的數據自動形成電子檔案信息數據，減少人工輸入，確保信息數據的準確性，在圖像數字化處理後最終形成完整的電子檔案。

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紙質檔案的歸集模式

傳統紙質不動產登記檔案編號以不動產登記單元號作為編排方式，即圍繞此不動產發生的各個登記而產生的檔案都集中裝訂於同一檔案盒內。這種檔案歸集模式符合登記檔案量少、查詢量少、電子檔案尚未健全的情況，其弊端隨著檔案量的增多越發明顯：因為無法預料某不動產的登記頻率，使得預留空間過大或過小；檔案庫房經常面臨擴大改造問題；經常性地拆並檔案，加速檔案的損壞；異區域辦理的登記檔案必須集中存放等。

為避免上述弊端，當前各地在紙質檔案編排時大多轉向了流水號方式。這種方式適應了新的形勢—— 日復一日的查詢更多的是以電子檔案為主，當電子檔案無法查詢到所需要內容或需要進一步核實時才會查詢紙質檔案，而且有利於節約檔案存儲空間，因為不再需要預留空間，只需按登記後整理資料的順序一一排列即可。此外，由於不需頻繁拆並已上架的檔案，不但減少很多工作量，也有利於紙質檔案的保護。

這種方式更加便於滿足不動產統一登記便民利民的需要。以江蘇省力推的「四全」服務模式為例，在同一個不動產登記行政區域內按地理區域安排多級多個服務網點，將登記從原來相對集中的一級管理模式轉變為延伸到多個網點直到鄉鎮網點的二級管理模式，檔案管理只需相對集中於一級網點，即根據誰受理申請誰存放與保管檔案的原則，檔案最終存放於各區域的一級登記網點即可。儘管紙質檔案存放在不同的區域，但是通過不動產單元號和庫位號可以將電子檔案與紙質檔案彼此相聯，同樣能方便地查知該不動產的一系列物權變動情況。

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已滅失權利檔案的管理

不動產登記形成的權利有些是永久的，如房屋所有權；有些是長期的，如土地使用權長則七十年，短則十年或幾年；有些是暫時的，如異議登記、預告登記；有些權利滅失後不會再有，如抵押權註銷後即消失，即使重新設定抵押權，其與已註銷的抵押權也無任何法律關係。

而我國的檔案保管期限分為永久和定期，其中定期又分為長期和短期。永久是無期限地保存下去，而長期的保存十六年到五十年，短期的保存十五年以下。不動產登記檔案因登記權利和內容不同，也會有不同的保管期限。

不動產權利可分為基礎權利和其他權利兩類，基礎權利是土地使用權和房屋所有權，其他權利如抵押權、用益物權都附著於基礎權利，可稱為從權利。從權利會因約定時間屆滿或法定事項的出現而消失，短則幾個月，長則十年、數十年。還有部分登記類型也是基於基礎權利而產生，如預告登記基於當事人即將取得的基礎權利而預先性登記，異議登記是對已登記的權利提出異議。針對不動產登記類型應適當地分類管理，按類別存放於不同庫位上，並對不同的登記類型設定可以銷毀的時限。而對已滿存放年限的檔案進行銷毀，可以為新增檔案騰出空間。

作者單位：江蘇省無錫市不動產登記中心

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2017年第6期

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本期編輯：方黎明審定：張鴻志

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