這樣用Word，工作1小時等於5小時，早下班就靠它了！

本文作者@阿何｜作家，職場充電寶創始人，內容來源公眾號zhichangcdb；感謝作者授權「小灶計劃」發布

全文共5493字，閱讀需要13分鐘

我們為什麼討厭Word？

因為工作幾乎每天都要用到它，用的多了自然就膩了。

更因為Word好麻煩，我們可能花1，2個小時就把內容寫完了，調整格式往往要花多一倍的時間。

文檔要是能用記事本寫就好了~

下面教給你的方法，不是想讓你成為Word高手，而是探討我們如何能在最短的時間內用Word把內容搞定，還能得到我們想要的漂亮排版。

通過這套方法體系，我們可以專註於生產內容而不是調整格式，並且最大化程度提高我們的操作效率。

網路上99%的文章其實都沒法幫到你，但這篇Word教程一定是個例外。

總

我們通過下面的4個核心工作方法來提高你的Word操作效率：

1、寫東西前先列大綱

2、定製你的操作菜單和快捷鍵

3、使用好樣式功能

4、多使用「自動化」和「批量化」工具

下面簡單說一下每一部分的核心思想。在本文的後面部分，還會針對每個部分給出詳細的操作教程。

寫東西前先列大綱

大部分情況下，我們之所以在寫Word文檔的時候進度緩慢，都是因為沒有打好「腹稿」，結果往往都是一邊想一邊寫，一邊寫一邊修改。常常寫到後面，發現前面部分有問題，又急急忙忙回去調整。

來回的內容調整、格式修改讓你疲憊不堪。而且因為沒有大綱和腹稿，你也很難知道自己的工作進展到底到了哪個階段——這往往讓工作看不到盡頭，從而使得人心情沮喪，進一步拖慢你的效率。

在下面部分，我們會看到只要在正式開寫之前花一些時間整理你的思路，列出文章的大綱，你的工作速度馬上會有明顯的提升。

定製你的操作菜單好快捷鍵

高手使用Word的一大特徵是：他們似乎永遠都不用滑鼠來操作，雙手在鍵盤上噼里啪啦一頓操作，結果內容也好了，樣式也調整好了。滑鼠雖然方便直觀，但操作起來確實速度比較慢，在第2部分，我們可以學習如何定製最符合自己使用習慣的操作菜單和快捷鍵，從而使得操作效率倍升。

使用好樣式功能

對大部分人來說，Word自帶的樣式模板功能都是可以大大提高工作效率的「神器」。這其實是Word裡面非常基礎的一項功能，但我發現有超過90%的人其實都沒怎麼使用它。

多使用「自動化」和「批量化」工具

Word內置了很多自動化和批量化操作的工具，這些工具學起來其實並不困難，但一旦你學會了，會發現簡直不能更爽了。

分：1

寫東西前先列好大綱

我們用Word寫東西，基本上都是打開軟體就開寫，很少說會提前整理好文章的大綱和腹稿，這其實是一個不好的習慣。

什麼叫提前整理好大綱呢？比如我在真正動筆寫這篇文章之前，其實已經用思維導圖列好了整篇文章的結構：

就算你不看完整篇文章，只要一看到這張圖，也可以對我的大概描述內容和框架有個基本的認識。那麼這樣做對作者來說有什麼好處呢？

A、人的大腦其實是單線條的，如果要同時做兩件事情，效率就會馬上大幅度降低。一邊想一邊寫，其實就是同時在做兩件事情，速度肯定上不去。我們提前列大綱、打腹稿，其實就是在寫之前把基本內容先想好，提前把「思考」這件事情差不多做完。這樣想的時候只負責想，寫的時候只負責寫，完成速度反而更快。

B、列好大綱能夠讓你明確的知道自己的工作量有多少，具體進展到哪裡了。這種確定的目標感讓你更容易專註地寫下去，而不是時不時停下來，翻看一下到底寫了多少內容，並且苦惱於「似乎永遠也寫不完」。

C、提前確定好大綱，能夠避免我們在寫Word文檔的時候因為缺乏整體思維，導致多次來回重複的修改和調整，從而節省時間。

那麼我們應該怎樣去做好列大綱的工作呢？就像我之前說的，強烈推薦思維導圖工具：MAC平台下用Mindnode，Windows平台下用Xmind。

即便你沒有思維導圖工作，也可以用記事本或者其他工具，先思考一下你要寫的內容結構是怎麼樣的，能夠分為哪些部分，每個大的版塊又包含哪些小的版塊。把這些事情大體上想清楚，並且用文字或者思維導圖的形式記錄下來。

一開始你可能會有些不太習慣這種「把一件事情分割成兩件事情做」的處理方式，但實際上分割後你的工作效率反而提升了，很快你就會愛上列大綱的！

分：2

定製你的操作菜單和快捷鍵

很多人都不知道，其實Word的操作菜單和快捷鍵在某種程度上都是可以自我定製的。根據自己平常的操作習慣和工作需求，把最常見的功能放到最容易操作的位置，或者定義成快捷鍵，我們使用Word的效率可以馬上得到明顯的提升。

A、定製操作菜單

我使用的Word是2013版本，默認情況下它的操作菜單是下面這個樣子的：

我們會看到，Word上面的操作功能區主要可以分成兩大部分：一部分是快速訪問工具欄，另一部分是主操作功能區（Ribbon）。

我們先來說快速訪問工具欄。

快速訪問工具欄位於Word軟體的最上方，而且是默認展開的，沒有摺疊菜單，所以訪問起來是最方便的，我們可以把自己使用Word時候最頻繁使用的功能加到這裡（特別是一些頻繁使用，但訪問位置特別深的功能）。

舉個例子，假如我們平時用Word經常要用到「繪製文本框」這個功能，它在默認設置下是在這個位置：

也就是說，我們如果要調用這個功能的話，要經過：點擊「插入」-點擊「文本框」下拉箭頭-點擊「繪製文本框」3個步驟，假如一個Word文檔涉及幾十個上百個繪製文本框，每次都要這樣操作顯然是非常繁瑣的。

下面，我們來嘗試把「繪製文本框」這個功能加到快速訪問工具欄：

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這樣的話，我們的Word快速訪問工具欄上就多了一個我們最常用到的「繪製文本框」功能，把之前需要3個步驟才能調用的功能簡化為1個步驟即可使用。

與此類推，其他最常使用的功能，我們都可以用這個方法把它們固定到自己的快速訪問工具欄上面。

下面再來看看Ribbon功能區，我們隨便在功能區一個地方點擊滑鼠右鍵，發現有個選項叫「自定義功能區」，我們點擊它。

彈出來的窗口是下面這個樣子的：

這個窗口包含兩個部分，左邊包含了Word裡面幾乎所有的功能和命令，而右邊則是所有的Ribbon功能區塊選項卡和功能分組。

我們看到，Word已經默認內置了很多選項卡和功能分組，而且這些功能分組都是不可編輯的，這便是我們的Word默認的功能菜單了。

一般情況下，我不會去動這些默認的功能區設置，而是根據自己的需要，把最常用的功能放到自己新增的分區裡面。

舉個例子，我最經常需要用到Word裡面的繪製文本框、繪製表格以及分欄這3個功能，那麼我們就可以在自定義功能區新建一個選項卡，名字可以叫做「常用」，然後把這3個功能加到這個選項卡裡面，操作的動圖如下：

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通過這種方式，我們可以在Ribbon功能區增加一個屬於自己的功能模塊，然後把自己最常用的功能加到這個模塊，這樣以後Word使用起來是不是就順手多了？因為你幾乎可以完全按照自己的需1求打造屬於自己的功能區塊。

如果做的更進一步，我們還可以把Word默認的功能區塊全部去掉，然後完全按照我們自己的使用習慣來打造上方的功能菜單區，大家也可以自己打開軟體嘗試一下。

B、自定義快捷鍵

和自定義菜單一樣，我們同樣可以在Word裡面自定義快捷鍵，把平時最常用到的功能定義為自己最習慣的快捷鍵。

我們先來看看Word裡面是如何自定義快捷鍵的，舉個例子我們經常要用到「插入圖片」這個功能，想把這個功能定義快捷鍵為「CTRL+1」整個操作流程如下：

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同樣是進入到自定義功能區的菜單，然後點擊鍵盤快捷方式右邊的「自定義按鈕」，選擇自己想要定義的命令，然後滑鼠在「請按快捷鍵」那裡點一下，然後在鍵盤上按下你想要定義的快捷鍵，最後點擊指定按鈕即可。

通過這種方式，我們可以定義一組符合自己使用習慣的快捷鍵了。需要注意的是，Word本身已經內置了數量龐大的快捷鍵，採用這種方式，我們很有可能覆蓋掉默認的快捷鍵，從而讓你在別的教程中看來的某些快捷操作方式「失靈」。

想要恢復默認的快捷鍵也非常簡單：還是進入到快捷鍵定義的菜單，然後選擇「重置快捷鍵」即可。

分：3

使用好樣式功能

Word的樣式功能使用起來非常簡單，但卻可以讓我們在寫文章的時候將注意力完全聚焦在內容上，最大化節省「格式調整」的時間。

為了讓大家對「樣式」功能有最感性的認識，我們來看下面的動畫：

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使用「樣式」功能和先輸入文字再調整格式的操作方式，最大的理念區別在於：「樣式」的理念是將Word的內容和格式相分離，讓我們可以做到專註於輸入內容，格式由樣式來自動控制，而不是每次都要選中文字後再一項一項的調整格式。

使用樣式功能有下面幾個好處：

A、樣式功能可以大大減少我們調整文本格式需要花費的時間

舉個例子，我們要將文本進行如下格式調整「將字體加粗，將字體顏色設置為紅色，然後將字體設置成斜體」。如果採用傳統的方法，我們要選中文本，然後加粗字體，再然後設置字體顏色以及設置為斜體，總共要4步操作。

而如果採用樣式功能的話，假若我們事先定義好了這個樣式，選中文本之後只需要點擊一下該樣式標籤即可，只需要2個步驟。

事實上，如果我們養成良好操作習慣，在輸入文字之前就選擇正確的樣式標籤的話，事實上輸出來的內容就已經是我們要的樣式，根本不需要再進行「選擇文字然後調整格式」這個操作。

B、適合批量修改格式

假設我們已經寫完了一份Word文檔，裡面有10個一級標題，50個二級標題。現在領導突發奇想，希望你將二級標題的字體統一加大一個字型大小。

如果你沒有使用樣式功能的話，這個突發要求很可能會讓你崩潰，因為這意味著你需要進行50次這樣的操作：選擇標題，調整字型大小。就算再快，沒有個10分鐘估計都搞不定。

但假如你一開始就使用了樣式來為內容設置格式，現在就非常簡單了。你只需要修改一下定義二級標題的那個樣式的具體格式，那麼所有二級標題的格式都會跟著改變。

具體的效果如下圖所示：

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從圖中我們可以看出：只要修改樣式確定的格式，那麼樣式關聯的所有內容格式都會跟隨改變。

C、方便自動生成目錄等操作

在樣式功能裡面，我們還可以設置內容在全文大綱中的級別。根據這些級別，Word文檔能夠自動識別文檔的大綱結構，從而自動生成目錄。

為增強感性認識，我們還是來看一下下面的實際操作示範：

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要使用樣式功能，就需要事先定義好符合我們需要的樣式。定義樣式其實非常簡單，只需要在樣式區新增一個樣式，然後將樣式裡面的格式設置成我們需要的形式即可。

舉個例子，我們現在要創建一個正文樣式，它確定的格式是這樣的：字體為宋體，大小為五號字，行間距為1.5倍，顏色是紅色。那麼具體的操作過程如下；

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當然，實際創建樣式要考慮的東西還有更多：比如樣式所屬的大綱級別，樣式後續的段落樣式等等，因篇幅限制這裡不再詳細展開，大家可自行尋找相關的教程學習。

所以我們正常撰寫一個Word文檔的過程應該是這樣的：根據實際需要，將文檔的格式分解為幾個固定的樣式，然後再在Word裡面保存這些樣式。真正開始輸入內容的時候，先選擇樣式，再輸入內容。這樣你寫出來的文檔，直接就是格式也確定的文檔了，根本不需要額外的時間去調整格式。

如果我們需要大規模撰寫相同格式的Word文檔，我們還可以將文檔製作成模板，直接使用模板將會更加快捷，這部分的教程我們以後也會推出，大家敬請關注。

分：4

使用「批量化」和「自動化」工具

所謂的「批量化」或者「自動化」，是指Word裡面有一些功能，能夠幫助我們一次性對多個內容進行相同形式的處理，或者讓Word自動幫我們進行一些簡單的處理。

比如上面介紹的樣式功能，就是很好的一個批量化設置格式的工具。

說到批量化和自動化，最好的工具非「宏」莫屬。但宏功能使用起來比較複雜，需要我們有比較多的知識儲備，在這裡先不打算展開詳細說，大家可以關注職場充電寶的後續教程。

在這裡主要介紹Word裡面最常用的一個批量化處理功能以及自動化工具，它們分別是「查找替換」功能和「題注」功能。

A、查找替換功能

查找替換是我們經常使用的一個Word功能，但它其實比我們想像的還要強大。這個功能，我們最常見的用法是對文檔內容進行查找替換，比如把文檔裡面的「張三」批量替換為「李四」。

如果結合通配符，查找替換可以實現更強大的功能，比如說可以批量把文檔裡面的軟回車符去除掉，空行空格去除掉等等。

比如我們可以對搜索選項進行非常詳細的設置：

更牛的還在下面，也就是「格式」這個按鈕裡面。利用格式替換功能，我們還能對文檔實現很強大的批量格式調整。

舉個例子，假如某份Word文檔，我們需要批量把原來設置為「宋體、五號字、黑色」的文本格式調整為「微軟雅黑、四號字、紅色」。因為原文檔作者沒有使用樣式功能，我們就沒法用樣式來進行批量修改了，這時候Word的格式替換功能同樣可以很方便的進行批量修改，下面是詳細的操作過程：

我們看到，通過對查找和替換的字體分別進行設置，我們就可以批量對文檔中的特定內容的格式進行設置了。除此之外，Word的查找替換功能還能對段亂、樣式乃至語言、圖文框等進行批量處理，大家可自行摸索。

B、題注功能

題注功能，是Word裡面自動給圖片、表格等特定格式內容加上標籤說明的一個功能。有時候，我們需要在Word文檔插入大量的圖片和表格，有些人不知道Word具有這樣的功能，往往採取手動的方式一個一個給圖片和表格加標題，操作起來非常麻煩。

下面是一個如何利用Word的題注功能給表

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格自動加標籤的操作示範：

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可以看到，只要為Word表格新建題注，並且設置好基本的標籤格式，那麼我們在Word裡面插入表格後，這些表格都會自動加上標題了。

利用同樣的方法，我們還可以讓Word裡面插入的圖片自動加上標題。

除了查找替換功能和題注功能外，Word裡面其實還有一些其他批量化和自動化的工具，比如前面提到過的宏，又比如域功能等，在這裡不一一展開。

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