知行未來薈：行政工作的移動智能化

-在互聯網+行政這個過程中，技術研發幾乎是不可繞過的一環。

在剛剛結束的知行未來薈第一次分享會上，來自京東的移動研發負責人宋兆斌先生，從京東ME開始為我們分解了京東在移動辦公化過程中，通過技術研發解決的行政難題。

「

我在京東屬於CTO體系，是一個地地道道的研發。雖然半個行政都算不上，但是行政、人資、財務都是我的業務方，通過京東ME的產品研發以及實際使用，迭代更新，在產品和技術層面上，是可以通過各種方式解決困擾行政們的問題，並且能夠極大的提高人員效率的。

」

1

「我不希望做一個移動辦公產品，去綁架我們的用戶」

京東ME是開啟京東企業移動辦公時代的內部里程碑式產品。該產品的使命是「讓工作生活變得簡單和快樂」，京東ME從2014年9月份第一個版本開始至今，共發布了38個版本，53+功能。

以前每當人們談及，移動辦公，最多做的是將傳統OA功能複製到移動OA，並沒有真正的考慮員工作為用戶本身的產品體驗。

在之前的情況中，由於提出做移動辦公的人大多是管理層，需求常常圍繞在希望在上面查看員工考勤，全面掌握員工信息等管理需求。

但宋兆斌先生認為：「這是我們的一線員工用的最多的東西，我不希望一個移動辦公產品，去綁架我們的用戶，或者僅服務於管理層。我們必須要滿足使用者最多的這部分人的產品體驗，所以京東ME做到現在，作為服務員工的一個內部應用，員工始終是放在第一位的，這是一個員工關懷產品的初衷也是核心。」

2

人工智慧已經開始影響行政工作

無論是跟進考勤、門禁、內部系統登錄、訪客預約等等流程中，「刷臉」已經不僅僅是一項新技術的應用，AI在實際操作中，能夠優化行政er們棘手的問題。

比如：

基於京東的業務狀況，一線配送站點倉庫員工是最多的，在考勤方面，大多不能夠做到與office一樣便利，而通過「刷臉"打卡，真人識別，就能夠很方便的跟進考勤，以及解決代打卡等傳統考勤弊端；

而在方便各分公司人員互訪情境下，門禁系統的一體化互通管理，通過「刷臉」通過門禁，員工能夠很方便的通過分公司以及各站點的門禁，進行活動業務往來；

在訪客機制上，京東總部的訪客每周均量在6000+，有時候甚至超過8000。當常駐訪客如供應商佔據一定比例的時候，基礎的訪客機制（訪客條、預約碼、前台登機等等等）並不會有很好的用戶體驗。此時如果新增真人識別，常駐訪客「刷臉」進出，進行分類設置就能極大的提高各方效率以及體驗。

3

將工作都搬到移動端，是提高效率的第一步

當移動辦公不僅僅只是潮流，而是趨勢時，你還沒有做，那麼就已經落後了一大截。

關於行政工作的移動辦公化，在提高效率這個環節，京東已經做出了這樣的改變：

審批

作為一家大型企業，京東的審批流程多達上百多種，當日均1000多單待審批的工作量擺在單個管理層面前，不僅員工體驗差，也嚴重影響了管理層效率。

通過線上流程中心簡化，新增多個審批渠道，減少審批層級、設定級別許可權，提高審批質量，做審批周報為後續優化流程提供數據支撐，這樣便能從根本上優化管理整個審批流程架構。

會議室預定

你們的會議室難定嗎？行政怎樣防止會議室資源浪費？

從技術角度上，可以解決快速預定會議室這件事兒。

例如:

通過區分PC端和APP端選會議室流程，PC選擇流程更長，而APP選會議室流程更短，讓預定更快捷；

通過提前半小時簽到確認，以防止會議室資源浪費；

進行在線音視頻會議的嘗試，通過多種會議模式的提供，完善會議室不夠用的問題。

與此同時，京東內部，跨部門會議推出了「三三三原則」——開會用的PPT不超過三頁，會議時長不超過三十分鐘，決策會議最多不超過三次。以便提高會議效率。

員工出行

京東總部員工1W人+，員工用車2000+，但停車位只有1000+。在加上互聯網企業常見的加班日常，面對這樣尖銳的通勤用車、打車需求，京東是這樣做的。

a.擁有100多輛通勤班車分布在北京的各個區域，並通過京東ME內部的搜索匹配，可以查看離員工最近的班車，以及車輛司機信息便於特殊情況聯絡。

而在這裡，能夠做到的理想狀態是通過技術手段，提升員工出行的品質。比如通過班車上的GPS定位，做到實時更新車輛到站時間等等。

b.企業用車，事後審批。如果不符合加班用車以及因公用車要求，審批被駁回會生成一個還款單。在還款之前，該功能被凍結。

c.內部的員工拼車，在網約車新規出台後，各大用車平台車輛變少，叫車難，京東對此的解決方案是合理利用公司內部員工車資源，在京東ME裡面做一個數據匹配的信息共享發布平台，不僅能活躍內部車輛資源，一定程度上也能解決員工業務上以及生活上的交流。

固定資產盤點

在行政常年工作經驗下，由行政人員掃樓式盤點辦公硬體顯然已經不是最優解。但在京東ME里，卻能簡單易行的解決這個耗費大量人力且容易出現誤差的困擾。

通過京東ME，發起辦公硬體類固定資產進行員工線上自盤點，只需要員工根據自己所擁有的辦公硬體，進行核對以及確認、申報，就可以大大減少行政人員的工作量以及誤差。

物業報修

當所有的行政管理流程，搬至線上，員工的歸屬感也會在一定程度增強，就像看見自己家的水管壞了，你會打維修電話一樣。

在京東總部，你看見各種需要維修的故障，只需要打開京東ME，拍照上傳，在線報修，分鐘內反饋。

這與找行政，溝通，上報，審批，維修的傳統流程相比，在線進行物業報修，讓整體效率提升了數百倍，而反饋的及時性，員工的主人公意識將得到極大的滿足，這讓大樓內所有京東員工都會願意把京東大樓當自己家去維護。

員工餐廳的線上管理

京東ME里的「去哪吃」，解決了員工餐廳的線上入口，並且很好的將餐廳與員工聯動。

比如：

總部員工卡同步進錢包，在線可刷二維碼就餐消費，解決忘帶卡的問題。

查看今日菜單，擁有在線訂餐入口，並且有專屬領取櫃

了解餐廳的實時排隊，用餐人數，是否擁擠狀況。

調查餐廳滿意度，收集員工投訴等等

直播讓京東的活動都是共享的

當年會不是每一位員工都能現場參加時，你會怎麼解決這件事情？

京東員工多達13萬，總部地區也多達1W人，當年會人數受限，其他去不了的人怎麼辦？

京東採用的解決方案是在京東ME內部研發直播功能，累計在線人次可達8W人。

無論是員工培訓，公司大咖分享，企業日常活動，年會，幾乎所有的企業線下活動，都可以通過線上直播的形式，分享給每一位關注活動的員工，而通過直播過程彈出紅包環節，在一定程度上也增強了員工的互動。

4

開放平台是移動辦公化的理想狀態

京東ME做的是MAE 。平台內的功能，根據人員需求匹配，團隊根據需求定製。

使用時，根據業務需求設置許可權，互不影響、互不干涉，協作一致，流程互通，而大家的需求都能得到解決。

這就是一個健康的內部生態。

最後，在互聯網+行政的這個大方向下，企業內部服務面對的升級選項多且雜，有選擇第三方外包、有自己研發、有多方合作等等。但技術研發這個環節是本次分享會中，我們認為最值得特別與大家仔細分享的一個部分，這不僅需要產品設計者的用心探索，也需要行政經驗的出謀劃策。

這讓我們清楚的看見互聯網環境下，行政工作發生的巨大變化，也讓我們感受到京東在內部服務上做出的努力。

最最後，再次感謝京東移動研發負責人宋兆斌先生給大家做出的乾貨滿滿的分享。

-END-

這樣百年難得一遇的乾貨是不是要轉發Mark一下，提高一下朋友圈的X格呢！！

by the way，你司在行政工作的移動辦公化上，做了什麼改變呢？期待在留言區看見你的分享！

喜歡這篇文章嗎？立刻分享出去讓更多人知道吧！